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Programar libros de trabajo

Puede programar libros de trabajo, especificar opciones de entrega avanzadas, definir destinatarios y ver el historial de programación. Las opciones de envío avanzadas permiten configurar los libros de trabajo que se desean enviar a una hora concreta o a intervalos. También se puede especificar el formato de archivo en el que se desea enviar el libro.
Por ejemplo, los libros de trabajo se pueden programar para enviarse inmediatamente o en una programación recurrente, así como especificar el formato de archivo en Advanced Delivery Options. No es posible cargar archivos de libros de trabajo que superen los 5 MB.
Además, después de crear una programación de libro de trabajo en Report Builder, puede visualizarse y editarse en Analytics > Informes . (Consulte Programación y distribución de informes en la ayuda de Reports & Analytics).
Para poder programar un libro de trabajo, debe disponer de Excel 2007 o tener el paquete de compatibilidad instalado. Puede tener un máximo de 10 libros programados por cada licencia de Report Builder. Sin embargo, puede aumentar este número si resta de otras licencias. Para hacerlo, vaya a Administración > Configuración de la empresa > Informes de Report Builder . Un libro que se ha programado (o cargado a la Biblioteca de libros) y no se ha tocado (actualizado, reemplazado) en más de 28 meses se eliminará.
La “Hora de envío”/“Hora del día” introducida por el usuario especifica la hora en que el libro debe comenzar a procesarse, no la hora en que se enviará. El momento real en el que se enviará el libro se basa principalmente en el tiempo que tarda en procesarse (los libros de trabajo grandes y complejos tardan más en procesarse que los libros más simples). Por ejemplo, si un libro tarda 15 minutos en procesarse, la hora de entrega real será al menos 15 minutos después de la hora de entrega u hora del día especificadas originalmente. Además, hay otros factores que pueden aumentar aún más el retraso antes de que se envíe el libro de trabajo:
  • La ejecución de muchas programaciones diferentes del mismo tipo al mismo tiempo puede sobrecargar el sistema. El sistema de programación solo permite que se ejecuten simultáneamente algunos libros de trabajo (5-10) de cualquier tipo, por lo que cuando se programen más de 5-10 a la vez, algunos tendrán que esperar en la línea para que otros libros terminen antes de que puedan empezar a procesarse. Este problema se puede mitigar programando los libros de trabajo de una empresa en horas escalonadas durante el día o la hora, en lugar de hacerlo simultáneamente.
  • Además del tipo de libro específico, los libros también esperarán en línea si la empresa tiene más de 15-20 libros de trabajo programados a la vez (en todos los tipos de libro) . Esto se puede mitigar escalonando los tiempos de programación en lugar de tener varios ejecutándose al mismo tiempo.
  • Los problemas en los servicios descendentes en los que se basa el planificador también pueden afectar al envío de libros de trabajo. Por ejemplo: si utiliza las API de forma independiente para ejecutar libros de trabajo y rellenar la cola de solicitudes de API, los libros programados pueden entregarse más despacio mientras solicita ese recurso.
  • La latencia del grupo de informes (un retraso en la recopilación de datos) también puede retrasar algunos libros de trabajo programados.

Programar un libro

  1. Genere y guarde un libro de trabajo.
  2. En la barra de herramientas de Report Builder, haga clic en Programar .
    La ficha Informes programados resume todas las tareas que se han creado, así como el número de tareas restantes.
  3. En la ficha Informes programados , haga clic en Nuevo .
  4. El Asistente de programación básico muestra:
  5. En el Asistente de programación básico, configure las siguientes opciones:
Campo
Descripción
Seleccionar informe
El nombre del libro de trabajo. Para los nuevos informes programados, este campo se completa con el nombre del libro activo.
Select
Muestra la página Seleccionar informe. Se puede seleccionar un informe del servidor (donde se almacenan todos los libros programados previamente) o del equipo local. Si se selecciona un libro de la unidad local en formato .xls, el sistema convierte el archivo a .xlsx. Como parte de la conversión, el archivo se abre en Excel y se activa. Si el libro seleccionado para el informe programado tiene el mismo nombre de archivo que el libro abierto actualmente en Excel, el sistema selecciona el archivo local en lugar del archivo cargado previamente. Si selecciona un informe desde el repositorio de programación, se creará una copia del libro en el servidor, con su nombre de archivo actualizado con 1. El informe programado recién creado utilizará el libro copiado.
Personalizar
Le permite personalizar el formato de fecha.
Hasta
Muestra la libreta de direcciones de Outlook, si corresponde.
Enviar a: Correo electrónico
Destinatario de correo electrónico del libro de trabajo.
Enviar a: Lista de publicación
Muestra las listas de distribución disponibles para esta empresa.
Power BI
Consulte Publicar libro en Microsoft Power BI para obtener más información.
Asunto
Descripción definida por el usuario.
Programación
Permite especificar el momento de envío del libro de trabajo. (Inmediatamente, por hora, diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente y anualmente).

Opciones de envío avanzadas

  1. Haga clic en Opciones de envío avanzadas para configurar las opciones de archivo y publicación:
Campo
Descripción
Ficha Programación
Hora de envío
Permite programar el libro de trabajo inmediatamente o para un momento posterior. La hora del día se relaciona con la zona horaria especificada en el equipo.
Modelo de periodicidad
Envía el libro de trabajo en función de sus selecciones.
Intervalo de periodicidad
Permite especificar cuándo iniciar y detener la recepción del libro de trabajo. Si se programa un libro de trabajo el primer día de cualquier período actual (semana, mes, trimestre o año), solo se devuelven datos del primer día.
Ficha Opciones de archivo
Formato del archivo
Permite seleccionar un formato de envío de Excel 2007 (.xlsx) o 2003 (.xls), .pdf, .csv, .mht, .txt y .xml.
Destino del archivo
Especifica un correo electrónico o FTP. Las opciones de la página dependen de lo que seleccione. Para los datos de FTP, debe comprobar que el host se encuentra disponible de forma externa.
Lista de publicaciones
Si el libro de trabajo programado se envía a varias listas de publicación, el libro se ejecuta una vez para cada lista. Los grupos de informes variables se reemplazan por el grupo de informes asignado a la lista de publicación.
Idioma del contenido del archivo
Especifica el idioma que desea utilizar para la carta de presentación. Puede seleccionar chino (simplificado o tradicional), alemán, francés, japonés, coreano, portugués de Brasil o español.
Ficha Opciones de publicación
Publicación en Power BI
  • Publicar libro de trabajo en Power BI
  • Publicar todas las solicitudes de Report Builder como conjuntos de datos de Power BI
  • Publicar todas las tablas con formato como conjuntos de datos de Power BI
Etiquetar este informe de Power BI como
Detalles de etiquetado
  1. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Salir .
    Report Builder muestra el libro de trabajo programado en el Administrador de tareas programadas .