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Gestión de aplicaciones y tareas de formularios en la bandeja de entrada de AEM

Una de las muchas formas de iniciar o activar un flujo de trabajo centrado en formularios es a través de las aplicaciones de la Bandeja de entrada de AEM. Debe crear una aplicación de flujo de trabajo para que un flujo de trabajo de formularios esté disponible como aplicación en la Bandeja de entrada. Para obtener más información sobre la aplicación de flujo de trabajo y otras formas de iniciar flujos de trabajo de Forms, consulte Iniciar un flujo de trabajo centrado en formularios en OSGi .
Además, la Bandeja de entrada de AEM consolida las notificaciones y las tareas de varios componentes de AEM, incluidos los flujos de trabajo de Forms. Cuando se activa un flujo de trabajo de formularios que contiene un paso de tarea Asignar, la aplicación asociada aparece como una tarea en la Bandeja de entrada del usuario asignado. Si el usuario asignado es un grupo, la tarea aparece en la Bandeja de entrada de todos los miembros del grupo hasta que un individuo reclame o delega la tarea.
La interfaz de usuario de la Bandeja de entrada proporciona vistas de lista y calendario para ver las tareas. También puede configurar las opciones de vista. Puede filtrar tareas en función de varios parámetros. Para obtener más información sobre la vista y los filtros, consulte Su bandeja de entrada .
En resumen, la Bandeja de entrada permite crear una nueva aplicación y administrar las tareas asignadas.
Debe ser miembro del grupo de usuarios del flujo de trabajo para poder utilizar la Bandeja de entrada de AEM.

Crear aplicación

  1. Vaya a la Bandeja de entrada de AEM en https://[server]:[port]/aem/inbox .
  2. En la interfaz de usuario de la bandeja de entrada, toque Crear > Aplicación . Aparece la página Seleccionar aplicación.
  3. Seleccione una aplicación y haga clic en Crear . Se abre el formulario adaptable asociado a la aplicación. Rellene los formularios y toque Enviar . Inicia el flujo de trabajo asociado y crea una tarea en la Bandeja de entrada del usuario asignado.

Administrar tareas

Cuando se activa un flujo de trabajo de Forms y usted es un usuario asignado o parte del grupo asignado, aparece una tarea en la Bandeja de entrada. Puede ver los detalles de la tarea y realizar las acciones disponibles en ella desde la Bandeja de entrada.

Reivindicar o delegar tareas

Las tareas asignadas a un grupo aparecen en la Bandeja de entrada de todos los miembros del grupo. Cualquier miembro del grupo puede reclamar esa tarea o delegarla en otro miembro del grupo. Para ello:
  1. Toque para seleccionar la miniatura de la tarea. Las opciones para abrir o delegar la tarea aparecen en la parte superior.
  2. Realice una de las acciones siguientes:
    • Para delegar la tarea, toque Delegar . Se Abre El Cuadro De Diálogo Delegar Elemento. Seleccione un usuario, agregue un comentario de forma opcional y toque Aceptar .
    • Para reclamar la tarea, toque Abrir . Se abre el cuadro de diálogo Asignar a sí mismo. Toque Continuar para reclamar la tarea. La tarea reclamada aparece con usted como usuario asignado en la Bandeja de entrada.

Ver detalles y realizar acciones en tareas

Al abrir una tarea, puede ver los detalles de la tarea y realizar las acciones disponibles. Las acciones disponibles para una tarea se definen en el paso Asignar tarea del flujo de trabajo de Forms asociado.
  1. Toque para seleccionar la miniatura de la tarea. Las opciones para abrir o delegar la tarea seleccionada aparecen en la parte superior.
  2. Toque Abrir para ver los detalles de la tarea y realizar acciones. Se abre la vista de tareas detallada. En esta vista, puede ver los detalles de la tarea y realizar acciones en ella.
    Si una tarea está asignada a un grupo, debe reclamarla para poder abrirla en una vista detallada.
La vista de tareas detallada comprende las siguientes secciones:
  • Detalles de la tarea
  • Formulario
  • Detalles del flujo de trabajo
  • Barra de herramientas Acciones

Task details

La sección Detalles de la tarea muestra información sobre la tarea. La información mostrada depende de la configuración del paso de la tarea Asignar en el flujo de trabajo. En el ejemplo anterior se muestra la descripción, el estado, la fecha de inicio y el flujo de trabajo utilizados para la tarea. También permite adjuntar un archivo a la tarea.

Formulario

La ficha Formulario del área de contenido principal muestra los datos adjuntos del formulario y del campo enviados, si los hay.

Workflow details

La ficha Detalles del flujo de trabajo de la parte superior muestra el progreso de la tarea a través de varias etapas del flujo de trabajo. Muestra las etapas completadas, actuales y pendientes de la tarea. Las etapas de un flujo de trabajo se definen en el paso de la tarea Asignar del flujo de trabajo asociado.
Además, la ficha muestra el historial de tareas de cada etapa completada en el flujo de trabajo. Puede tocar Ver detalles de una etapa completa para conocer los detalles de esa etapa. Muestra comentarios, datos adjuntos de formularios y tareas, estado, fechas de inicio y finalización, etc. sobre la tarea.

Actions toolbar

La barra de herramientas Acciones muestra todas las opciones disponibles para la tarea. Mientras Guardar, Restablecer y Delegar son acciones predeterminadas, otras acciones disponibles se configuran en el paso Referencia de pasos de flujo de trabajo Asignar tarea. En el ejemplo anterior, Aprobar y Rechazar están configurados en el flujo de trabajo.
A medida que realiza una acción en la tarea, ésta continúa en el flujo de trabajo.

Ver tareas completadas

La bandeja de entrada de AEM solo muestra las tareas activas. Las tareas completadas no aparecen en la lista. Sin embargo, puede utilizar los filtros de la Bandeja de entrada para filtrar las tareas en función de varios parámetros, como el tipo de tarea, el estado, las fechas de inicio y finalización, etc. Para ver las tareas completadas:
  1. En la Bandeja de entrada de AEM, toque para abrir el selector de filtros.
  2. Toque el acordeón Estado de la tarea y seleccione Completar . Aparecerán todas las tareas completadas.
  3. Toque para seleccionar una tarea y haga clic en Abrir .
La tarea se abre para mostrar el documento o el formulario adaptable asociado a la tarea. En el caso de los formularios adaptables, muestra el formulario adaptable de sólo lectura o su documento PDF de registro tal como se ha configurado en la ficha Formulario/Documento del paso del flujo de trabajo Asignar tarea.
La sección Detalles de la tarea muestra información como la acción realizada, el estado de la tarea, la fecha de inicio y la fecha de finalización.
La ficha Detalles del flujo de trabajo muestra cada paso del flujo de trabajo. Toque Ver detalles para obtener información detallada.