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Uso de Adobe Sign en un formulario adaptable

Adobe Sign habilita los flujos de trabajo de firma electrónica para formularios adaptables. Las firmas electrónicas mejoran los flujos de trabajo para procesar documentos para áreas legales, de ventas, de nómina, de gestión de recursos humanos y más.
En un escenario típico de formularios adaptables y Adobe Sign, un usuario rellena un formulario adaptable para aplicar a un servicio. Por ejemplo, una solicitud de hipoteca y tarjeta de crédito requiere firmas legales de todos los prestatarios y cosolicitantes. Para activar flujos de trabajo de firma electrónica en situaciones similares, puede integrar Adobe Sign con AEM Forms. Algunos ejemplos más son:
  • Cierre las operaciones desde cualquier dispositivo con procesos de propuesta, presupuesto y contrato completamente automatizados.
  • Finalice los procesos de Recursos Humanos más rápido y dé a sus empleados las experiencias digitales.
  • Recorte los tiempos del ciclo de contratos y encargue a sus proveedores más rápido.
  • Cree flujos de trabajo digitales que automaticen procesos comunes.
La integración de Adobe Sign con AEM Forms admite:
  • Flujos de trabajo de firma de usuarios únicos y múltiples
  • Flujos de trabajo de firma secuenciales y simultáneas
  • Experiencias de firma dentro y fuera de formulario
  • Firma de formularios como un usuario anónimo o que ha iniciado sesión
  • Procesos de firma dinámica (integración con el flujo de trabajo de AEM Forms)
  • Autenticación a través de una base de conocimiento, un teléfono y perfiles sociales

Requisitos previos

Antes de utilizar Adobe Sign en un formulario adaptable:
  • Asegúrese de que el servicio en la nube de AEM Forms esté configurado para utilizar Adobe Sign. Para obtener más información, consulte Integración de Adobe Sign con AEM Forms .
  • Mantenga lista la lista de firmantes. Se requiere al menos una dirección de correo electrónico para cada firmante.

Configuración de Adobe Sign para un formulario adaptable

Siga estos pasos para configurar Adobe Sign para un formulario adaptable:

Editar propiedades de formulario adaptable para Adobe Sign

Configure propiedades de formulario adaptables para Adobe Sign para un formulario adaptable existente o nuevo.
Crear un formulario adaptable para Adobe Sign describe los pasos para crear un formulario adaptable básico. Consulte Creación de un formulario adaptable para otras opciones disponibles al crear un formulario adaptable.

Creación de un formulario adaptable para Adobe Sign

Realice los siguientes pasos para crear un formulario adaptable con firma:
  1. Vaya a Adobe Experience Manager > Formularios > Formularios y documentos .
  2. Toque Crear y seleccione Formulario ​adaptable. Aparece una lista de plantillas. Seleccione la plantilla y toque Siguiente .
  3. En la ficha Básico :
    1. Especifique el nombre y el título del formulario adaptable.
    2. Seleccione el contenedor de configuración creado al configurar Adobe Sign con AEM Forms.
  4. En la ficha Modelo de formulario , seleccione una de las siguientes opciones:
    • Seleccione la opción Asociar plantilla de formulario como la plantilla Documento de registro y seleccione una plantilla Documento de registro. Si utiliza un formulario adaptable basado en una plantilla de formulario, los documentos enviados para firmar solo mostrarán los campos basados en la plantilla de formulario asociada. No muestra todos los campos del formulario adaptable.
    • Seleccione la opción Generar documento de registro . Si utiliza una opción Documento de registro activado en un formulario adaptable, el documento enviado para firmar muestra todos los campos del formulario adaptable.
  5. Toque Crear. Se crea un formulario adaptable con firma, que puede utilizarse para agregar campos de Adobe Sign.

Edición de un formulario adaptable para Adobe Sign

Siga estos pasos para utilizar Adobe Sign en un formulario adaptable existente:
  1. Vaya a Adobe Experience Manager > Formularios > Formularios y documentos .
  2. Seleccione el formulario adaptable y toque Propiedades .
  3. En la ficha Básico , seleccione el contenedor de configuración creado al configurar Adobe Sign con AEM Forms.
  4. En la ficha Modo ​de formulario, seleccione una de las siguientes opciones:
    • Seleccione la opción Asociar plantilla de formulario como la plantilla Documento de registro y seleccione una plantilla Documento de registro. Si utiliza un formulario adaptable basado en una plantilla de formulario, los documentos enviados para firmar solo mostrarán los campos basados en la plantilla de formulario asociada. No muestra todos los campos del formulario adaptable.
    • Seleccione la opción Generar documento de registro . Si utiliza una opción Documento de registro activado en un formulario adaptable, el documento enviado para firmar muestra todos los campos del formulario adaptable.
  5. Toque Guardar y cerrar . El formulario adaptable está habilitado para Adobe Sign.

Adición de campos de Adobe Sign a un formulario adaptable

Adobe Sign tiene varios campos que se pueden colocar en un formulario adaptable. Estos campos aceptan varios tipos de datos, como firmas, iniciales, empresa o título, y ayudan a recopilar información adicional durante la firma, junto con las firmas. Puede utilizar el componente Bloque de firma de Adobe para colocar los campos de Adobe Sign en varias ubicaciones en un formulario adaptable.
Siga estos pasos para agregar campos a un formulario adaptable y personalizar varias opciones relacionadas con estos campos:
  1. Arrastre y suelte el componente Bloque de firma de Adobe desde el navegador de componentes al formulario adaptable. El componente Bloque de Adobe Sign tiene todos los campos de Adobe Sign admitidos. De forma predeterminada, agrega un campo de firma al formulario adaptable.
    De forma predeterminada, el bloque Adobe Sign no está visible en el formulario adaptable publicado. Solo está visible en los documentos de firma. Puede cambiar la visibilidad de Adobe Sign Block desde las propiedades del componente Adobe Sign Block.
    • El uso del bloque Adobe Sign no es obligatorio para utilizar Adobe Sign en un formulario adaptable. Si no utiliza el bloque Adobe Sign y agrega campos para los firmantes, el campo de firma predeterminado se muestra en la parte inferior de los documentos de firma.
    • Utilice el bloque Adobe Sign solo para aquellos formularios adaptables que generen automáticamente el documento de registro. Si utiliza un XDP personalizado para generar un documento de registro o un formulario adaptable basado en una plantilla de formulario, no es necesario el bloque Adobe Sign.
  2. Seleccione el componente Bloque de firma de Adobe y toque el icono Editar . Muestra opciones para agregar campos y dar formato al aspecto de un campo.
    ​A. Seleccione y agregue campos de Adobe Sign. ​B. Expandir el bloque Adobe Sign a la vista de pantalla completa
  3. Toque el icono Adobe Sign Field . Muestra opciones para seleccionar y agregar campos de Adobe Sign.
    Expanda el campo desplegable Tipo para seleccionar un campo de Adobe Sign y toque el icono Listo para agregar el campo seleccionado al bloque Adobe Sign. El campo desplegable Tipo incluye los tipos de campo Firma, Información del firmante y Datos. La integración de Adobe Sign con AEM Forms solo se muestra en el cuadro desplegable Tipo. Para obtener información detallada sobre los campos de Adobe Sign, consulte la documentación de Adobe Sign.
    Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo. También puede seleccionar la opción necesaria para marcar un campo como obligatorio. Además de la opción Nombre y ​obligatorio, algunos campos de Adobe Sign tienen más opciones. Por ejemplo, máscara y líneas múltiples. Además, especifique un nombre único para cada campo de Adobe Sign, independientemente de si los campos residen en los mismos bloques de Adobe Sign o en otros.
    Si selecciona Firma ​digital en la lista desplegable, puede aplicar firmas digitales al formulario adaptable:
    • En línea, mediante firmas en la nube para firmar con un ID digital-certificate-providers.html digital alojado por un proveedor de servicios de confianza.
    • Localmente, descargando el documento con Adobe Acrobat o Reader mediante una tarjeta inteligente, un token USB o un ID digital basado en archivos.

Habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable

De forma predeterminada, Adobe Sign no está habilitado para un formulario adaptable. Realice los siguientes pasos para habilitarlo:
  1. En el navegador de contenido, toque Contenedor de formulario y el icono Configurar . Abre las propiedades del explorador y muestra las propiedades del contenedor de formularios adaptables.
  2. En el navegador de propiedades, expanda el acordeón Firma ​electrónica y seleccione la opción Activar Adobe Sign . Habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.

Seleccione el servicio Adobe Sign Cloud y el pedido de firma

Puede configurar varios servicios de Adobe Sign para una instancia de AEM Forms. Es aconsejable contar con un conjunto de servicios separados para cada función (Recursos Humanos, Finanzas, etc.). Facilita el seguimiento y la elaboración de informes de los documentos firmados. Por ejemplo, un banco tiene múltiples departamentos. Puede tener una configuración separada para cada departamento para un mejor seguimiento de los documentos.
Un documento también puede tener varios firmantes. Por ejemplo, una solicitud de tarjeta de crédito puede tener varios solicitantes. Un banco requiere la firma de todos los solicitantes antes de iniciar la solicitud de procesamiento. En el caso de los escenarios con varios firmantes, puede seleccionar firmar el documento en orden secuencial o simultáneo.
Realice los siguientes pasos para seleccionar un servicio en la nube y el orden de firma:
  1. En el navegador de contenido, toque Contenedor de formulario y el icono Configurar . Abre las propiedades del explorador y muestra las propiedades del contenedor de formularios adaptables.
  2. En el navegador de propiedades, expanda el acordeón Firma ​electrónica y seleccione la opción Activar Adobe Sign . Habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.
  3. Seleccione un servicio en la nube de la lista ya configurada de Adobe Sign Cloud Services.
    Si la lista de servicios de Adobe Sign Cloud está vacía, siga el artículo Configurar Adobe Sign con AEM Forms para configurar el servicio.
  4. Seleccione el orden de firma en el cuadro de diálogo Los firmantes pueden firmar . Los cantantes de Adobe Sign pueden firmar un formulario adaptable secuencialmente , uno tras otro firmante o simultáneamente , en cualquier orden.
    En orden secuencial, un firmante recibe el formulario para firmar por vez. Una vez que un firmante completa la firma del documento, el formulario se envía al siguiente firmante, etc.
    En orden simultáneo, varios firmantes pueden firmar un formulario a la vez.
  5. Agregue firmantes a un formulario adaptable y toque el icono Finalizado aem_6_3_forms_save para guardar los cambios.

Agregar firmantes a un formulario adaptable

Solo puede tener un firmante o varios para un formulario adaptable. Al agregar un firmante, también puede configurar los detalles de autenticación para el firmante. También puede seleccionar si la persona que rellena el formulario y la cantante son la misma. Realice los siguientes pasos para agregar y proporcionar varios detalles sobre un firmante:
  1. En el navegador de contenido, toque Contenedor de formulario y el icono Configurar . Abre propiedades del explorador con propiedades del contenedor de formulario adaptable.
  2. En el navegador de propiedades, expanda el acordeón Firma ​electrónica y seleccione la opción Activar Adobe Sign . Habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.
  3. Toque Agregar firmante en Configuración de firmante. Agrega un firmante al formulario adaptable. Puede agregar varios firmantes de Adobe Sign a un formulario adaptable.
  4. Haga clic en el icono Editar para especificar la siguiente información sobre el firmante:
    • ​Título: Especifique un título para identificar exclusivamente a un firmante.
    • ​¿Son iguales el firmante y la persona que rellena el formulario?: Seleccione si la persona que rellena el formulario y la que firma primero son la misma. Si la opción está definida como No, no utilice el componente de paso de firma en el formulario adaptable. Si el formulario contiene un componente Paso de firma, el campo se establece automáticamente en Sí.
    • ​Dirección de correo electrónico del firmante: Especifique la dirección de correo electrónico del firmante. El firmante recibe los documentos o formularios firmados en la dirección de correo electrónico especificada. Puede elegir utilizar una dirección de correo electrónico proporcionada en un campo de formulario, en el perfil de usuario de AEM del usuario que ha iniciado sesión o introducir manualmente una dirección de correo electrónico. Es un paso obligatorio. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico del primer firmante o del único firmante (en el caso de un solo firmante) no es idéntica a la cuenta de Adobe Sign utilizada para configurar los servicios en la nube de AEM.
    • ​Método de autenticación del firmante: Especifique el método para autenticar a un usuario antes de abrir un formulario para firmar. Puede elegir entre teléfono, base de conocimientos y autenticación social basada en la identidad.
    • De forma predeterminada, la autenticación social basada en la identidad proporciona una opción para autenticarse con Facebook, Google y LinkedIn. Puede ponerse en contacto con la asistencia de Adobe Sign para habilitar otros proveedores de autenticación social.
    • ​Campos de Adobe Sign para rellenar o firmar: Seleccione los campos de Adobe Sign para el firmante. Un formulario adaptable puede tener varios campos de Adobe Sign. Puede elegir habilitar campos específicos para un firmante. El campo muestra todos los bloques de Adobe Sign disponibles. Cuando se selecciona un bloque, se seleccionan todos los campos del bloque. Puede utilizar el icono X para anular la selección de un campo.
    La imagen anterior tiene dos ejemplos de bloques de firma de Adobe: Información personal y detalles de Office
    Toque el icono Listo . Se agrega y configura el firmante.

Seleccionar acción de envío para un formulario adaptable

Después de agregar campos de Adobe Sign a un formulario adaptable, activar Adobe Sign desde el contenedor de formularios, seleccionar Servicio de Adobe Sign Cloud y agregar firmantes de Adobe Sign, seleccionar una acción de envío adecuada para el formulario adaptable. Para obtener información detallada sobre las acciones de envío de formularios adaptables, consulte Configuración de la acción Enviar.
Además, un formulario adaptable habilitado para Adobe Sign solo se envía después de que todos los firmantes hayan firmado el formulario. Puede encontrar un formulario parcialmente firmado en la sección Firma pendiente del portal de formularios. El servicio de configuración de Adobe Sign sigue sondeando el servidor de Adobe Sign a intervalos regulares para comprobar el estado de las firmas. Si todos los firmantes completan la firma del formulario, se inicia el servicio de acción de envío y se envía el formulario. Si está utilizando una acción de envío personalizada y el formulario utiliza Adobe Sign, actualice la acción de envío personalizada para utilizar el servicio de acción de envío.
Los datos del formulario adaptable se almacenan temporalmente en Forms Portal. Se recomienda utilizar almacenamiento personalizado para Forms Portal . Garantiza que los datos de PII (información de identificación personal) no se almacenen en los servidores AEM.
La experiencia de firma de formularios está lista. Puede obtener una vista previa del formulario para comprobar la experiencia de firma. En el formulario publicado, los campos Bloque de firma de Adobe se muestran cuando un firmante recibe el formulario para firmar por correo electrónico. Esta experiencia también se conoce como experiencia de firma fuera de formulario. También puede configurar una experiencia de firma en el formulario para el primer firmante; para ver los pasos detallados, consulte Creación de una experiencia de firma en el formulario.

Configuración de firmas de nube para un formulario adaptable

Las firmas digitales basadas en la nube o las firmas remotas son una nueva generación de firmas digitales que funcionan en el escritorio, los dispositivos móviles y la web: y cumplir los niveles más altos de cumplimiento y seguridad para la autenticación de firmantes. Puede firmar un formulario adaptable con firmas digitales basadas en la nube.
Después de editar las propiedades de formulario adaptable para el signo de Adobe, realice los siguientes pasos para agregar un campo de firma en la nube a un formulario adaptable:
  1. Arrastre y suelte el componente Bloque de firma de Adobe desde el navegador de componentes al formulario adaptable. El componente Bloque de Adobe Sign tiene todos los campos de Adobe Sign admitidos. De forma predeterminada, agrega un campo de firma al formulario adaptable.
  2. Seleccione el componente Bloque de firma de Adobe y toque el icono Editar . Muestra opciones para agregar campos y dar formato al aspecto de un campo.
    ​A. Seleccione y agregue campos de Adobe Sign. ​B. Expandir el bloque Adobe Sign a la vista de pantalla completa
  3. Toque el icono Adobe Sign Field . Muestra opciones para seleccionar y agregar campos de Adobe Sign.
    Expanda el campo desplegable Tipo para seleccionar Firma ​digital y toque el icono Listo para agregar el campo seleccionado al bloque Adobe Sign.
    Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo.
    Aplicar firmas digitales al formulario adaptable mediante:
    • Firmas de nube: Firmar con un ID digital-certificate-providers.html digital alojado por un proveedor de servicios de confianza.
    • Adobe Acrobat o Reader: Descargue y abra el documento con Adobe Acrobat o Reader para firmarlo con una tarjeta inteligente, un token USB o un ID digital basado en archivos.
    Después de agregar el campo de firma en la nube al formulario adaptable, realice los siguientes pasos para completar el proceso de configuración:

Crear experiencia de firma en el formulario

Un usuario también puede firmar un formulario adaptable mientras lo rellena. Esta experiencia también se conoce como experiencia de firma en el formulario. La experiencia de firma en el formulario solo está disponible para el primer cantante en un entorno de varios firmantes. Realice los siguientes pasos para crear una experiencia de firma en formularios para un formulario adaptable:
  1. Agregue el componente Paso de resumen.

Agregar y configurar el componente Paso de firma

Utilice el componente Paso de firma para proporcionar un área donde firmar electrónicamente el formulario rellenado. Cuando se representa la sección que contiene el componente Paso de firma, muestra una versión en PDF que se puede firmar del formulario rellenado. El componente Paso de firma ocupa toda la anchura disponible para el formulario. Se recomienda no tener ningún otro componente en la sección que contenga el componente Paso de firma.
Realice los siguientes pasos para configurar el componente Paso de firma:
  1. Arrastre y suelte el componente Paso de firma desde el navegador de componentes al formulario.
  2. Seleccione el componente de paso Firma recién agregado y toque el icono Configurar . Abre el navegador de propiedades y muestra las propiedades del paso Firma. Configure las siguientes propiedades:
    • Nombre del elemento: Especifique el nombre del componente.
    • ​Título: Especifique el título exclusivo del componente.
    • ​Mensaje de plantilla: Especifique el mensaje que se mostrará mientras se carga el PDF de firma. Los servicios de Adobe Sign tardan algún tiempo en preparar y cargar archivos PDF de firma.
    • ​Servicio de firma: Seleccione la opción Adobe Sign .
    • Usar componente de firma electrónica heredado: Si está utilizando el formulario adaptable correspondiente en AEM Forms Workspace , la aplicación AEM Forms o el formulario adaptable subyacente tiene un componente de firma electrónica heredado, seleccione la opción Usar componente de firma electrónica heredado.
    • Configuración : Seleccione una configuración (Servicio de nube de Adobe Sign). El cuadro desplegable solo está disponible si está activada la opción Usar componente de firma electrónica heredado.
    Toque el icono Listo para guardar los cambios.
    • Cuando arrastra y suelta el componente Paso de firma en el formulario, ¿el firmante y la persona que rellena el formulario son iguales? se establece automáticamente en . Es necesario mantener el formulario en funcionamiento.
    • Los formularios adaptables habilitados para Adobe Sign no son compatibles con el uso del botón Enviar de la sección o del panel mediante el componente Paso de firma. Puede agregar un paso de resumen después del paso Firma para el envío manual o se activa un envío automático después del intervalo establecido mediante el servicio de configuración de Adobe Sign.

Configurar la página de agradecimiento o el componente de paso de resumen

El componente Paso de resumen envía automáticamente el formulario, rellena la información dentro de la página de resumen personalizada y muestra el resumen del formulario enviado. También obtiene la información requerida en el mapa de retorno. El componente Paso de resumen ocupa toda la anchura disponible para el formulario. Se recomienda no tener ningún otro componente en la sección que contenga el componente Paso de resumen.
Ahora, la experiencia de firma de formularios en curso está lista. Puede obtener una vista previa del formulario para comprobar la experiencia de firma.

Frequently asked questions

​Ans: No, AEM Forms no admite el uso de un formulario adaptable que incruste un formulario adaptable habilitado para Adobe Sign para firmar
​Ans: El formulario adaptable creado con la plantilla avanzada está configurado para utilizar Adobe Sign. Para resolver el error, cree y seleccione una configuración de nube de Adobe Sign y configure un firmante de Adobe Sign para el formulario adaptable.
​Ans: Sí, puede utilizar etiquetas de texto en un componente de texto para agregar campos de Adobe Sign a un formulario adaptable Documento de registro (solo para la opción de documento de registro generado automáticamente). Para obtener más información sobre el procedimiento y las reglas para crear una etiqueta de texto, consulte la documentación de Adobe Sign . Además, los formularios adaptables tienen una compatibilidad limitada con las etiquetas de texto. Puede utilizar las etiquetas de texto para crear solo los campos que admite Adobe Sign Block .
​Ans: Puede utilizar ambos componentes simultáneamente en un formulario. Estas son algunas recomendaciones para usar estos componentes:
​Bloque de Adobe Sign: Puede utilizar el bloque Adobe Sign para agregar campos de Adobe Sign en cualquier lugar del formulario adaptable. También ayuda a asignar campos específicos a los firmantes. De forma predeterminada, cuando se obtiene una vista previa de un formulario adaptable o se publica Adobe Sign Block. Estos bloques solo se activan en el documento de firma. En el documento de firma, solo se activan los campos asignados a un firmante. El bloque Adobe Sign se puede utilizar con los firmantes primero y posteriores.
​Componente de paso de firma: Puede utilizar el componente de paso de firma para crear una experiencia de firma en el formulario. Solo permite que el primer firmante firme mientras se rellena el formulario. Cuando se representa la sección que contiene el componente Paso de firma, muestra una versión en PDF del formulario que se puede firmar. Generalmente es la última o penúltima sección seguida de un componente de resumen de un formulario.

Solución de problemas

Errores del acuerdo de Adobe Sign

Problema Cuando el servicio Adobe Sign está configurado para un formulario adaptable, el servicio no puede crear un acuerdo de Adobe Sign para el formulario adaptable subyacente.
Resolución
  • Compruebe la configuración del servicio en la nube de Adobe Sign utilizado en el formulario adaptable.
  • Asegúrese de que la aplicación API del servidor de Adobe Sign utilizada para configurar el servicio de Adobe Sign Cloud tiene los permisos necesarios.
  • Si utiliza varios servicios de Adobe Sign Cloud, señale la URL ​oAuth de todos los servicios al mismo Adobe Sign Share .
  • Utilice direcciones de correo electrónico independientes para configurar la cuenta de Adobe Sign y para el primer firmante y el primer firmante. La dirección de correo electrónico del primer firmante o del único firmante (en el caso del firmante único) no puede ser idéntica a la cuenta de Adobe Sign utilizada para configurar los servicios en la nube de AEM.