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Prestataires, stocks et budgets

Adobe Campaign vous permet de définir des prestataires qui seront impliqués dans les traitements réalisés dans les opérations. Les informations relatives aux prestataires et les structures de coûts qui leur sont associées sont définies par l'administrateur Adobe Campaign, à partir de la vue globale. Le prestataire est référencé au niveau de la diffusion : ses structures de coûts permettent le calcul des coûts liés à cette diffusion ainsi que la gestion des stocks impactés.

Créer les prestataires et leurs structures de coûts

Chaque prestataire est enregistré dans une fiche avec ses coordonnées, ses modèles de prestation et les traitements associés.
Les prestataires sont paramétrés dans le noeud Administration > Gestion de campagne > Prestataires de l'arborescence.
Les traitements réalisés dans les diffusions sont assurés par des prestataires, notamment pour le courrier et les canaux mobiles. Ces prestataires peuvent par exemple intervenir dans les opérations d'impression ou de distribution des messages. Ces traitements engendrent des paramétrages et des coûts spécifiques à chaque prestataire. Le paramétrage des prestataires est assuré au travers de quatre étapes :
  1. Création du prestataire dans Adobe Campaign.
  2. Définition des postes et structures de coûts des modèles de prestation qui lui sont associés
  3. Configuration des traitements
  4. Référencement du prestataire au niveau des opérations

Création d'un prestataire et de ses postes de coûts

Ajouter un prestataire

Vous pouvez créer autant de prestataires que nécessaire pour vos diffusions. Pour ajouter un prestataire, les étapes sont les suivantes :
  1. Cliquez avec le bouton droit dans la liste des prestataires et choisissez Nouveau , ou cliquez sur le bouton Nouveau situé au-dessus de la liste des prestataires.
  2. Dans la section inférieure de la fenêtre, indiquez son nom et ses coordonnées.
  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter le prestataire dans la liste.

Définir les postes de coût

A chaque prestataire, vous devez associer des modèles de prestations. Dans ces modèles, vous devez d'abord identifier les différents postes de coût, et au besoin les stocks impactés. Puis, vous devez créer les règles de calcul des coûts pour chaque type de poste, via les structures de coûts.
Voir à ce sujet la section Définir la structure de coûts .
Un poste de coût est une entité qui regroupe un ensemble de coûts éligible pour un type de diffusion (email, courrier, etc.) ou pour une tâche. Les postes de coûts sont regroupés dans des modèles de prestations qui sont associés aux prestataires. Chaque prestataire peut référencer un ou plusieurs modèles de prestations.
Pour créer un modèle de prestation et définir son contenu, les étapes sont les suivantes :
  1. Dans l'onglet Prestations du prestataire, cliquez sur le bouton Ajouter et nommez le modèle de prestation.
  2. Créez les postes de coûts pour chaque type de traitement (diffusion courrier/email/etc. ou tâche). Pour cela, cliquez sur l'onglet Postes de coût puis sur le bouton Ajouter et renseignez les paramètres de chaque poste de coût.
    • Saisissez un libellé pour ce poste de coût et sélectionnez le type de traitement concerné : Diffusion Courrier , Email , Mobile , Téléphone ou Tâche .
    • Cliquez sur le bouton Ajouter pour définir les types de coûts associés à ce poste.
    • Au besoin, associez une ligne de stock à chaque type de coût afin de reporter automatiquement les quantités utilisées sur les stocks existant.
      Les lignes de stock sont définies dans le noeud Gestion des stocks . Voir à ce sujet la section Gestion des stocks et des commandes .
  3. Vous pouvez pré-sélectionner une valeur pour ce poste de coût : elle sera proposée par défaut au niveau des postes de coûts du prestataire (plutôt qu'une valeur vide). Pour cela, cochez l'option dans la colonne Sélectionné pour le type de poste concerné :
    Au niveau de la diffusion, la valeur sera sélectionnée par défaut :

Définir la structure de coûts

Une structure de coûts indique, pour chaque type de coût, les règles de calcul à appliquer.
Cliquez sur l'onglet Structure de coûts pour paramétrer le calcul des coûts pour chaque poste et type de coût. Cliquez sur Ajouter et renseignez la structure de coût.
  • Pour créer la structure de coût, sélectionnez dans les listes déroulantes le type de message et le poste de coût concerné, ainsi que le type de coût sur lequel s'appliquera la règle de calcul. Le contenu de ces listes déroulantes reprend les informations renseignées depuis l'onglet Postes de coût .
    Vous devez attribuer un libellé à la structure de coûts. Par défaut, il est composé comme suit : Poste de coût - Type de coût .
    Vous pouvez toutefois le renommer : saisissez alors directement la valeur souhaitée dans le champ Libellé .
  • La formule de calcul du coût est définie dans la section inférieure de la fenêtre.
    Cette formule peut être fixe (quel que soit le nombre de message), ou calculée en fonction du nombre de messages.
    Lorsqu'elle dépend du nombre de messages, la structure de calcul du coût peut être Linéaire , Linéaire par seuil ou Constant par seuil .

Structure linéaire

Si le montant est toujours le même, pour un message (ou un lot de messages), et ce, quel que soit le nombre de messages total, sélectionnez un type de structure Linéaire et saisissez le coût de chaque message.
Si ce montant s'applique à un lot de messages, indiquez le nombre de messages concernés dans le champ pour .

Structure linéaire par seuil

Si le montant s'applique par seuil pour chaque message, vous devez alors définir une structure de calcul Linéaire par seuil . Dans ce type de structure de coût, chaque message coûtera, par exemple, 0,13 si le nombre total de message se situe entre 1 et 100, puis coûtera 0,12 entre 100 et 1000 messages envoyés, et 0,11 au-delà de 1000 messages.
Le paramétrage sera le suivant :
Pour ajouter un seuil, cliquez sur le bouton Ajouter situé à droite de la liste.

Structure constante par seuil

Vous pouvez enfin paramétrer un calcul au forfait : les coûts seront alors calculés en fonction du nombre total de messages. Pour cela, choisissez une structure de calcul Constante par seuil . Par exemple, le coût sera fixé forfaitairement à 12,00 entre 1 et 100 messages, puis passera à 100,00 pour toute diffusion comprise entre 101 et 1000 messages, et à 500,00 pour toute diffusion supérieure à 1000 messages, quel qu'en soit le nombre total.

Paramétrer les traitements associés à la prestation

Vous pouvez associer des informations sur les traitements liés à une prestation depuis l'onglet Traitements .
Pour cela, cliquez sur l'onglet Traitements pour paramétrer l'envoi des informations au routeur.
  • La section Extraction des fichiers indique le modèle d'export utilisé par la diffusion lorsque cette prestation est sélectionnée. Vous pouvez indiquer le nom du fichier de sortie dans le champ Fichier d'extraction . Le bouton situé à droite du champ permet d'insérer des variables.
  • La section E-mail de notification permet d'indiquer le modèle de notification au prestataire après l'envoi des fichiers. Vous devez sélectionner le modèle utilisé pour créer le message d'alerte et le groupe de destinataires visé.
    Par défaut, les modèles de diffusion pour les messages de notification sont enregistrés sous le noeud Administration > Gestion de campagne > Modèles des diffusions techniques , accessible depuis la vue globale.
  • La section Post-traitement permet de sélectionner le workflow à lancer une fois la diffusion validée. Si un modèle de workflow est renseigné, une instance de workflow sera automatiquement créée puis démarrée dès que la validation sera effective. Ce workflow peut par exemple permettre d'envoyer le fichier d'extraction vers un prestataire externe chargé de l'exploiter.

Associer une prestation à une opération

Les prestations sont associées aux opérations via les diffusions ou les tâches. Les prestataires sont associés aux modèles de diffusion afin de proposer leurs prestations dans les diffusions créées depuis ce modèle.
Lorsqu'une prestation est sélectionnée, les postes de coûts correspondants au type de diffusion (courrier, email, etc.) sont automatiquement indiqués dans le tableau central, ainsi que les options de traitement qui ont été définies.
Si aucun poste de coût ne s'affiche à la sélection d'une prestation, c'est qu'aucun poste de coût pour ce type de traitement n'a été défini. Par exemple, pour une diffusion par email, si aucun poste de coût de type Email n'a été défini, aucun poste ne sera affiché et la sélection de la prestation n'aura aucun impact.
  • Pour une diffusion courrier, vous pouvez sélectionner la prestation à partir de la fenêtre de configuration.
  • Pour une diffusion sur canaux mobiles ou par téléphone, le mode de sélection est le même.
  • Pour une diffusion par email, la prestation est sélectionnée à partir de l'onglet Avancé des propriétés de la diffusion, comme dans l'exemple ci-dessous :
La colonne Montant à surcharger permet d'ajouter un coût pour ce poste dans le contexte de la diffusion ou de la tâche concernée.
Vous pouvez rendre obligatoire la sélection d'un type de coût lors de la définition des postes de coût au niveau d'une diffusion : pour cela, cochez l'option Sélection obligatoire d'une valeur dans la liste de types de coût .

Gestion des stocks et des commandes

Les types de coûts peuvent être associés à des lignes de stocks afin de gérer les alertes, suivre les approvisionnements et lancer des commandes.
Pour mettre en place la gestion des stocks et des commandes dans Adobe Campaign, et alerter les opérateurs en cas d'approvisionnement insuffisant pour la réalisation d'une diffusion, les étapes sont les suivantes :
  1. Création des stocks et référencement des prestataires associés.
  2. Ajouter les lignes de stocks
  3. Notification des opérateurs en cas d'alerte
  4. Commandes et approvisionnement
    Voir Commandes .

Gestion des stocks

Adobe Campaign peut alerter un groupe d'opérateurs si le stock de fournitures est épuisé ou s'il a atteint un seuil minimum. Les stocks sont accessibles à partir du lien Stocks accessible à partir de l'univers Campagnes , via le lien Autres choix de la zone de navigation.

Créer un stock

Pour créer un nouveau stock, les étapes sont les suivantes :
  1. Cliquez sur le bouton Créer situé au-dessus de la liste des stocks.
  2. Saisissez le libellé du stock et sélectionnez dans la liste déroulante le prestataire auquel il est associé.

Ajouter les lignes de stocks

Un stock est composé de différentes lignes de stocks. Une ligne de stock contient une quantité initiale de ressources qui seront consommées par les diffusions. Chaque ligne de stock indique aussi la quantité consommée, la quantité en stock et la quantité en commande.
Lorsque vous créez un stock, cliquez sur l'onglet Lignes de stock pour ajouter des lignes de stocks.
Une fois le stock créé, cliquez sur un stock pour l'éditer et utilisez son tableau de bord pour créer et visualiser les lignes de stock.
Cliquez sur le bouton Créer pour définir les paramètres du stock.
  • Indiquez la quantité initialement en stock dans le champ Stock initial . Les champs Consommé et En stock sont calculés automatiquement et mis à jour, au fil des opérations.
  • Indiquez, dans le champ Niveau d'alerte , le seuil à partir duquel il faudra alerter les opérateurs de le renouveler. Lorsque le niveau d'alerte est atteint, un avertissement est affiché dans la fenêtre de validation des diffusions qui utilisent ce stock.

Associer un stock à des postes de coûts

Au niveau du prestataire, dans une prestation, une ligne de stock peut être référencée par l'un de ses postes de coûts, comme ci-dessous :

Tracking des stocks

Alerter les opérateurs

Une alerte est affichée lorsqu'un stock référencé dans une diffusion est insuffisant. Par exemple, l'alerte suivante sera affichée lors de la validation d'un fichier d'extraction :

Les commandes

Le sous-onglet Commandes permet de visualiser les commandes en cours et d'enregistrer de nouvelles commandes.
Pour enregistrer une commande, éditez la ligne de stock visée, cliquez sur le bouton Ajouter et indiquez la date de livraison et la quantité commandée.
Une fois la date de livraison atteinte, la ligne de stock en commande disparaît automatiquement et la quantité renseignée dans le champ Volume en commande passe dans l'onglet Tracking . Cette quantité est automatiquement ajoutée au volume en stock.
L'onglet Consommations contient le volume consommé par opération. Les informations de cet onglet sont automatiquement renseignées en fonction des diffusions réalisées. Cliquez sur le bouton Editer pour ouvrir l'opération concernée.

Calcul des budgets

Principe

Les coûts sont gérés pour les diffusions et les opérations. En fonction de l'état d'avancement, ces coûts seront répercutés sur les budgets.
Les coûts de diffusion d'une opération sont consolidés au niveau de l'opération et les coûts de toutes les opérations d'un programme sont répercutées au niveau du programme auquel elles sont associées. Des rapports dédiés permettent d'assurer le suivi des budgets pour l'ensemble de la plateforme ou au niveau de chaque plan et de chaque programme.

Mise en œuvre

Dans une opération, lorsque vous sélectionnez le budget, vous devez renseigner le montant initial. Les coûts calculés seront mis à jour automatiquement en fonction du degré d'engagement des montants renseignés (dépenses réalisées, prévues, réservées, engagées). Voir Calcul des montants .
La procédure de création de budgets est présentée dans Créer un budget .