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Maîtriser les coûts

A propos de la maîtrise des coûts

Adobe Campaign permet de contrôler les coûts marketing planifiés, engagés et facturés, et de les ventiler par catégories à l'aide du module Marketing Resource Management.
Les coûts engagés au niveau des différents traitements d'une opération sont imputés à un budget dont le montant est défini au préalable par la direction marketing. Les montants peuvent être ventilés en plusieurs catégories afin de permettre une meilleure lisibilité des informations et un reporting plus fin des investissements marketing.
La gestion et le tracking des budgets sont centralisés dans un nœud dédié de l'arborescence d'Adobe Campaign. Vous pouvez ainsi suivre, depuis la même vue et pour tous les budgets, les montants alloués, réservés, engagés et dépensés.
Les étapes de mise en oeuvre de la gestion des budgets avec MRM sont les suivantes :
  1. Définition du budget
    Voir à ce sujet la section Créer un budget .
  2. Définition du mode de calcul des coûts
    Les structures de coûts sont définies au niveau des prestataires. Voir la section Création d'un prestataire et de ses postes de coûts .
  3. Définition des coûts des opérations (diffusions/tâches)
    Les coûts engendrés par les diffusions et les tâches sont renseignés unitairement ou globalement au niveau du modèle de l'opération. Voir la section Calcul des coûts et des stocks .
  4. Consolidation
    En fonction du statut de réalisation des tâches, diffusions et opérations, les coûts seront calculés et répercutés au niveau du budget correspondant.
    Lorsque la création de l'opération est suffisamment avancée, le statut de réalisation du budget de l'opération peut être modifié en Renseigné . Le coût calculé du programme est alors automatiquement renseigné avec les coûts calculés sur les opérations. Voir la section Engagement, calcul et imputation des coûts .

Créer un budget

Les budgets sont créés au niveau de la vue globale, à partir du noeud Gestion de campagne > Budgets . Le bouton Nouveau de la barre d'outils permet de créer un budget.
  • Ajouter un nouveau budget
    Cliquez sur l'icône Nouveau , nommez et enregistrez le budget.
  • Saisir le montant initial
    Indiquez le montant alloué dans le champ correspondant. Les autres montants sont renseignés automatiquement. Voir la section Calcul des montants .
  • Définir la période de validité
    Indiquez les dates de début et de fin. Ces informations sont indicatives.
  • Dépenses
    Créez les catégories de dépenses auxquelles pourront être rattachés les coûts affectés à ce budget au niveau des opérations, diffusions, tâches, etc. Voir la section Catégories de dépenses .
Vous pouvez sélectionner un budget de rattachement.
Voir à ce sujet la section Rattacher un budget à un autre .

Calcul des montants

Chaque budget est défini par un montant initial qui sera décrémenté des coûts des différentes opérations, diffusions ou tâches qui lui sont rattachées, une fois qu'elles auront été planifiées ou réalisées. Le statut des montants (prévu, réservé, engagé, dépensé, facturé) dépend du type de coût et du niveau d'engagement définis au niveau de l'opération, de la diffusion ou de la tâche.
Les montants renseignés au niveau des catégories doivent correspondre à l'enveloppe budgétaire définie dans le champ Alloué .
Au niveau des opérations, selon le niveau d'engagement, un coût peut être prévu, engagé ou réservé pour une action à venir.
A la création d'une opération, dans l'onglet Budget , le statut de réalisation doit être positionné à Renseigné pour que les coûts soient pris en compte à l'exécution. Si le statut est En édition , les coûts ne seront pas consolidés.
L'option Niveau d'engagement représente une projection des coûts dans le futur avant qu'ils ne soient imputés au budget. Suivant le stade d'avancement d'une opération, d'une tâche ou d'une diffusion, vous pouvez décider d'assigner un niveau d'engagement plus ou moins élevé (1. Prévu, 2. Réservé, 3. Engagé) à l'aide de la liste déroulante.
Par exemple, une opération est associée au budget Web et a un coût prévisionnel estimé de 45 000 euros.
Au niveau de l'opération, lorsque le statut de réalisation du budget est positionné à Renseigné , le coût réel de l'opération (ou, à défaut, le coût calculé) sera reporté dans les montants du budget.
Selon le niveau d'engagement du budget de l'opération, le montant sera reporté dans le champ Prévu , Réservé ou Engagé .
Le niveau d'engagement peut être modifié:
  • au niveau de l' opération , dans la fenêtre Budget disponible dans l'onglet Edition . Y sont principalement configurés les budgets, coûts et dépenses.
  • au niveau des tâches , dans la fenêtre Dépenses et revenus .
Lorsque le budget est Réservé , la mise à jour est faite automatiquement au niveau du budget imputé.
Le fonctionnement est le même au niveau des tâches.
Lorsqu'une dépense fait l'objet d'une facture et que la facture est soldée, son montant est alors reporté dans le champ Facturé .

Catégories de dépense

Les montants peuvent être répartis en plusieurs catégories de dépense afin de permettre une meilleure lisibilité des informations et un reporting plus fin des investissements marketing. Les catégories de dépenses sont définies lors de la création des budgets, à partir du noeud Budgets de l'arborescence.
Pour ajouter une catégorie, cliquez sur le bouton Ajouter dans la section inférieure de la fenêtre.
Vous pouvez sélectionner une catégorie parmi celles existantes ou définir une nouvelle catégorie en la saisissant directement dans le champ. Lorsque vous validez votre saisie, un message de confirmation vous permet d'ajouter cette catégorie dans la liste des catégories existantes et éventuellement de l'associer à une Nature. Ces informations seront exploitées dans les rapports sur les budgets.

Rattacher un budget à un autre

Vous pouvez rattacher un budget à un budget principal. Pour cela, sélectionnez le budget principal dans le champ Budget de rattachement des budgets secondaires.
Un onglet supplémentaire sera ajouté au budget principal afin d'afficher la liste des budgets rattachés.
Ces informations sont remontées au niveau des rapports sur les budgets.

Ajout des lignes de dépenses

Les lignes de dépenses sont ajoutées automatiquement au budget. Elles sont créées lors de l'analyse des diffusions et lorsqu'une tâche est terminée.
Pour chaque opération, diffusion, ou tâche, les coûts engendrés sont regroupés dans les lignes de dépenses du budget auquel ils sont imputés. Ces lignes de dépenses sont créées en fonction des postes de coûts du prestataire impliqué, et calculées via les structures de coût associées.
Ainsi, chaque ligne de dépense contient les informations suivantes :
  • L'opération et la diffusion ou la tâche auxquelles elle est rattachée
  • Le montant calculé à partir des structures de coût ou du coût prévisionnel estimé
  • Le coût réel de la diffusion ou de la tâche concernée
  • La ligne de facture correspondante (MRM seulement)
  • La liste des coûts calculés par postes de coûts (si une structure de coûts existe)
Dans l'exemple ci-dessus, la ligne de dépenses éditée correspond aux coûts calculés sur la diffusion Catalogue de l'opération Fidélisation . Lorsqu'on édite la diffusion, l'onglet Courrier permet de visualiser le mode de calcul de la ligne de dépense.
Le calcul des coûts pour cette diffusion se base sur les postes de coûts sélectionnés pour le prestataire concerné :
En fonction des postes de coûts sélectionnés, les structures de coûts correspondantes sont appliquées afin de calculer les lignes de coûts. Dans cet exemple, pour le prestataire concerné, les structures de coûts sont les suivantes :
Les postes et les structures de coûts sont présentés dans la section Création d'un prestataire et de ses postes de coûts .

Engagement, calcul et imputation des coûts

Les coûts peuvent être engagés au niveau des diffusions et des tâches. En fonction de l'avancement du traitement auquel il est attaché, le statut d'un coût est mis à jour.

Processus de calcul des coûts

Les coûts sont répartis en 3 catégories :
  1. Coût prévisionnel estimé
    Le coût prévisionnel estimé correspond à une estimation des coûts pour les traitements de l'opération. Tant qu'il est en édition, les montants saisis ne sont pas consolidés. Il doit être au statut Renseigné pour que les montants saisis soient pris en compte dans les calculs.
    Ce montant est saisi manuellement et peut être ventilé en plusieurs catégories de dépenses. Pour ventiler un coût, cliquez sur le lien Ventilation... , puis sur le bouton Ajouter pour définir un nouveau montant.
    Vous pouvez associer chaque coût à une catégorie, afin de visualiser par la suite la répartition des coûts par catégories de dépenses dans le budget de rattachement et dans les rapports sur les budgets.
  2. Coût calculé
    Le coût calculé dépend de l'élément concerné (opération, diffusion, tâche, etc.) et de son état (en édition, en cours, terminé). Dans tous les cas, si le coût réel est renseigné, le coût calculé reprendra ce montant.
    Si le coût réel n'est pas renseigné, les règles sont les suivantes :
    • Pour une opération en édition, le coût calculé reprend le coût prévisionnel estimé de l'opération ou, si ce coût n'est pas renseigné, le coût calculé sera la somme de tous les coûts prévisionnels des diffusions et tâches de l'opération. Si l'opération est terminée, le coût calculé de l'opération sera la somme de tous les coûts calculés.
    • Pour une diffusion qui n'a pas encore été analysée, le coût calculé reprend le coût prévisionnel estimé. Si l'analyse a déjà eu lieu, le coût calculé sera la somme de tous les coûts calculés à partir des structures de coût du prestataire et du nombre de destinataires ciblés.
    • Pour une tâche en cours, le coût calculé reprend le coût prévisionnel estimé. Si la tâche est terminée, le coût calculé sera la somme de tous les coûts calculés à partir des structures de coût du prestataire et du nombre de jours réalisés.
    • Pour le plan marketing, comme pour le programme, le coût calculé est la somme des coûts calculés sur les opérations. Si ces coûts ne sont pas renseignés, le coût calculé reprendra les coûts prévisionnels estimés.
    Le lien Ventilation permet de visualiser les détails du calcul, ainsi que la date du dernier calcul des coûts.
  3. Coût réel
    Le coût réel est saisi manuellement, et éventuellement ventilé entre différentes catégories de dépenses.

Calcul et imputation

Les coûts sont calculés via les structures de coûts et imputés aux budgets sélectionnés au niveau des opérations, des diffusions ou des tâches concernées.
Un contrôle peut être effectué sur les sommes engagées dans les opérations via la validation du budget. Des tâches supplémentaires de type Point de contrôle peuvent être créées dans une opération afin de mettre en place d'autres validations. Voir la section Types de tâches .

Exemple

Nous allons créer une opération avec :
  • Une diffusion courrier utilisant les structures de coûts d'un prestataire
  • Une tâche avec un coût fixe
  • Une tâche avec un coût journalier

Etape 1 - Créer le budget

Créez un nouveau budget à partir du noeud Gestion de campagnes > Budgets .
Définissez une enveloppe budgétaire de 20 000 euros dans le champ Alloué de la section Montants . Ajoutez deux catégories de dépense dans la section inférieure de la fenêtre :

Etape 2 - Configurer le prestataire et définir les structures de coûts

Créez un prestataire et un modèle de prestation avec sa structure de coûts associée à partir du noeud Administration > Campagnes .
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Création d'un prestataire et de ses postes de coûts .
  • Pour les diffusions courrier, créez des postes de coût Enveloppes (types 114x229 et 162x229), Affranchissement et routage et Impression (types A3 et A4). Puis créez les structures de coûts suivantes :
    Ajoutez un coût fixe (dans les postes de coûts), dont le calcul est fixe et le montant est vide (dans la structure de coût correspondante), et qui sera renseigné unitairement pour chaque diffusion.
  • Pour les tâches, créez les deux postes de coût suivants :
    1. Réservation Salle (types Petite Salle et Grande Salle), avec une structure de coût fixe d'un montant de 300 et 500 euros :
    2. Création (type Modèle de contenu ), avec une structure de coûts journalière d'un montant de 300 euros :

Etape 3 - Imputer le budget dans l'opération

Créez une opération et sélectionnez le budget créé lors de l'étape 1.
Par défaut, le budget qui a été sélectionné au niveau du programme est appliqué à toutes les opérations du programme.
Indiquez le coût prévisionnel estimé, avec ventilation :
Cliquez sur Ok puis sur Enregistrer pour valider ces données. Le coût calculé de l'opération est alors mis à jour avec le coût prévisionnel estimé.

Etape 4 - Créer la diffusion courrier

Créez un workflow au niveau de l'opération et positionnez les activités de requête afin de sélectionner la cible (attention, l'adresse postale des destinataires doit être renseignée).
Créez une diffusion Courrier et sélectionnez le prestataire créé à l'étape 2 : les postes de coûts s'affichent automatiquement.
Surchargez le coût des enveloppes et ajoutez un coût fixe. Sélectionnez également les catégories concernées par ces coûts.
Si l'un des postes de coûts n'est pas utilisé, il n'engendrera aucune dépense.
Démarrez le workflow que vous venez de créer pour lancer l'analyse et calculer les coûts.
Si la validation du budget est activée pour cette opération, validez le budget depuis le tableau de bord. Vous pouvez vérifier la validation des postes de coût.
La ligne de dépense relative à la diffusion est ajoutée dans l'onglet Edition > Budget de l'opération. Editez-la pour visualiser le détail du calcul.
Au niveau de la diffusion, le coût calculé est mis à jour avec ces informations :
Lorsque vous éditez le coût calculé, vous pouvez vérifier la ventilation des coûts ainsi que l'état et la date du calcul des coûts.

Etape 5 - Créer les tâches

Dans cette campagne, nous allons ajouter les deux tâches pour lesquelles les structures de coûts ont été créées précédemment (voir Etape 2 - Configurer le prestataire et définir les structures de coûts ). Pour ce faire, dans le tableau de bord de la campagne, cliquez sur le bouton Ajouter une tâche . Nommez la tâche et cliquez sur Enregistrer .
La tâche est alors ajoutée dans la liste des tâches. Vous devez l'éditer pour la configurer.
Dans l'onglet Propriétés , sélectionnez la prestation et le poste de coût correspondant :
Cliquez ensuite sur l'icône Dépenses et revenus de la tâche et indiquez le coût prévisionnel estimé.
Une fois la tâche enregistrée, le coût calculé est renseigné avec la valeur saisie pour le coût prévisionnel estimé.
Lorsque la tâche est terminée (statut Terminé ), le coût calculé est automatiquement mis à jour avec le coût de la Grande Salle tel que renseigné dans sa structure de coût. Ce coût est également ventilé sur la catégorie.
Selon le même mode opératoire, créez ensuite une seconde tâche, planifiée sur 5 jours et associée à la structure de coûts créée précédemment.
Une fois la tâche terminée, le coût calculé est renseigné avec la valeur issue de la structure de coût associée, soit 1500 euros dans notre exemple (5 jours x 300 euros) :

Etape 6 - Mettre à jour le statut du budget de l'opération

Lorsque l'opération est paramétrée, son statut peut être mis à jour : sélectionnez la valeur Renseigné . Le coût calculé de l'opération va alors indiquer la somme des coûts calculés de la diffusion et des tâches de l'opération :

Validation du budget

Lorsque la validation est activée, un lien spécifique permet de valider le budget à partir du tableau de bord de l'opération. Ce lien est affiché une fois le workflow de ciblage lancé et lorsqu'une diffusion courrier est à valider.
Vous pouvez alors cliquer sur le lien pour valider ou refuser la validation, ou utiliser le lien contenu dans le mail de notification, si la notification a été activée pour cette opération.
Une fois le budget validé, et la diffusion terminée, les coûts sont remontés automatiquement via un workflow technique spécifique.

Commandes et factures

Dans un contexte MRM, vous pouvez enregistrer des commandes auprès d'un prestataire et émettre des factures. L'ensemble du cycle de vie de ces commandes et factures peut être géré au travers de l'interface d'Adobe Campaign.

Création de commande

Pour enregistrer une nouvelle commande auprès d'un prestataire, cliquez sur le noeud MRM > Commandes de l'arborescence, puis cliquez sur le bouton Nouveau .
Indiquez le numéro de la commande, le prestataire concerné et le montant total de la commande.

Emission et tracking de facture

Pour chaque prestataire, vous pouvez enregistrer des factures et définir leur statut et le budget imputé.
Les factures sont créées et stockées dans le noeud MRM > Factures de l'arborescence d'Adobe Campaign.
Une facture est composée de lignes de factures dont le total permet de calculer automatiquement le montant. Ces lignes sont créées manuellement depuis l'onglet Lignes de facture . Elles peuvent être associées à une commande afin de remonter l'information au niveau des commandes.
Les factures de chaque prestataire sont affichées dans l'onglet Factures de son profil :
L'onglet Détails permet d'afficher le contenu de la facture.
Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle facture.