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Créer et gérer les tâches

A propos des tâches

Adobe Campaign permet de créer des tâches et de gérer leur cycle de vie complet directement au sein de l'application. La mise en oeuvre des programmes et des opérations peut être découpée en tâches qui sont assignées à des opérateurs Adobe Campaign ou à des prestataires externes. Ce mode de fonctionnement permet de créer un environnement de collaboration ouvert incluant tous les participants au programme et les intervenants externes.
Les tâches peuvent être créées, visualisées et suivies au niveau de liste des tâches et du tableau de bord d'une opération. Elles peuvent également être visualisées et suivies au niveau des plannings du plan marketing, des programmes et des opérations.
Les tâches sont attachées à des opérations, et peuvent avoir des dépendances, c'est-à-dire des tâches associées. Chaque tâche a un statut, une priorité, une charge estimée et des coûts associés.
Toutes les tâches sont regroupées dans une liste accessible par le biais de l'univers Campagnes . Voir à ce propos la section Accéder aux tâches .
Elles peuvent être affichées dans le planning du programme auquel elles appartiennent.

Accéder aux tâches

Afficher les tâches

Les tâches sont affichées dans la liste des tâches accessible à partir de l'univers Campagnes .
Vous pouvez y visualiser toutes les tâches de l'opérateur connecté.
Pour plus d'informations, voir les sections Etat d'exécution d'une tâche et Etat d'avancement d'une tâche .

Filtrer les tâches

Lorsque vous affichez cette vue, elle est automatiquement filtrée afin de n'afficher que les tâches de l'opérateur . Vous pouvez toutefois filtrer les tâches à partir des champs proposés dans la section supérieure de la fenêtre.

Editer les tâches

Cliquez sur une tâche pour l'éditer.

Créer une nouvelle tâche

Pour créer une tâche, cliquez sur le lien Tâches de l'univers Campagnes et choisissez Créer .
Saisissez au minimum le nom de la tâche et sélectionnez l'opération à laquelle elle est rattachée. Vous devez également indiquer les dates de début et de fin. Ces trois informations sont obligatoires.
Cliquez sur Enregistrer pour créer la tâche.
Vous pouvez également créer une tâche à partir du tableau de bord d'une opération : dans ce cas, elle est automatiquement associée à l'opération à partir de laquelle elle a été créée.
Une fois créée, la tâche est ajoutée dans le calendrier des campagnes et dans la liste des tâches. Pour éditer une tâche, sélectionnez-la dans le planning, ou cliquez sur son nom dans la vue d'ensemble des tâches, et cliquez sur le lien Ouvrir .
Pour la paramétrer, vous devez indiquer :
Il est également possible d'ajouter des validants (voir la section Validants ) et des documents référencés (voir la section Documents référencés ).
Le cycle de vie d'une tâche est présenté dans la section Cycle de vie .

Responsable et intervenants

Le responsable de la tâche est le seul opérateur habilité à clore la tâche.
Par défaut, lorsqu'un opérateur Adobe Campaign crée une tâche, elle lui est automatiquement assignée. Vous pouvez toutefois sélectionner un autre opérateur dans le champ Affecté à .
La gestion des opérateurs est présentée dans cette section .
En plus du responsable, vous pouvez indiquer les opérateurs impliqués dans la réalisation de la tâche. Ces opérateurs ne sont pas habilités à clore la tâche. Ils peuvent uniquement valider la partie de la tâche qui leur est assignée.
Ils sont sélectionnés à partir de l'icône Ressources située dans la barre d'outils de la tâche. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez les opérateurs concernés.
Cliquez sur Ok puis renseignez le taux d'utilisation : il représente la charge affectée à l'opérateur pour la durée de réalisation de la tâche. Ce taux est indicatif et exprimé en pourcentage.
Par exemple, pour une tâche dont le planning de réalisation est fixé à 10 jours, un opérateur pour lequel le taux d'utilisation est de 50% sera mobilisé pour la moitié de son temps de travail sur la réalisation de cette tâche, pendant les 10 jours prévus.
Il est également possible de renseigner, pour chaque opérateur, une charge planifiée ainsi qu'une charge réalisée. Ces durées sont également indicatives.
Vous avez la possibilité de définir un rappel qui sera automatiquement envoyé aux opérateurs impliqués dans la réalisation de la tâche, avant la date de fin de la tâche.
Vous pouvez visualiser le profil de l'opérateur Adobe Campaign à partir de l'icône Editer le lien .
Le tableau de bord de l'opérateur permet de consulter sa charge de travail, c'est-à-dire les autres tâches.

Opérateurs validants

En plus des intervenants, vous pouvez également définir des opérateurs qui valideront la tâche une fois qu'elle aura été close par son responsable. Pour cela, cliquez sur l'option Activer la validation de la tâche , dans la partie inférieure gauche de la fenêtre des Ressources . Il peut s'agir d'un opérateur individuel, d'un groupe d'opérateurs ou d'une liste d'opérateurs.
Pour désigner une liste d'opérateurs, cliquez sur le lien Editer... situé à droite du champ désignant le premier validant et ajoutez autant d'opérateurs additionnels que nécessaire, comme dans l'exemple ci-dessous :
Vous pouvez définir un planning de validation pour la tâche, dans la section inférieure de la fenêtre d'édition des validants. Par défaut, les validants ont trois jours à partir de la date de soumission pour valider la tâche. Il est possible de définir un rappel qui sera automatiquement envoyé aux opérateurs concernés avant l'expiration du délai de validation.
Le responsable de la tâche peut se charger de la validation et ce, même si des opérateurs validants ont été définis. Si aucun opérateur validant n'est défini, les notifications seront alors adressées au responsable de la tâche. Tous les autres opérateurs Adobe Campaign ayant des droits Administrateur sont également habilités à valider la tâche. En revanche, ils ne reçoivent pas de notifications.

Documents référencés

Il est possible d'ajouter des documents et des ressources marketing à une tâche (pour plus d'informations, voir la section Gérer les ressources marketing ). Pour ce faire, ouvrez la tâche et cliquez sur l'icône Documents dans la barre d'outils de la tâche.
Cliquez sur Ajouter et sélectionnez le document que vous souhaitez attacher à votre tâche. Faites de même pour les ressources marketing.
Les documents référencés apparaîtront dans les notifications envoyées aux différents opérateurs impliqués dans la tâche, ainsi que dans le tableau de bord de la tâche.

Planning d'exécution

La période de validité de la tâche est indiquée dans les champs Début et Fin . La charge planifiée exprime la charge de travail à réaliser durant cette période. Elle est exprimée en jours ou en heures.
Le cycle de vie d'une tâche est présenté dans la section Cycle de vie .
De plus, le champ Charge réalisée , exprimé également en jours ou en heures, permet de mettre à jour manuellement l'état d'avancement de la charge de travail par rapport à la charge planifiée.
L' Etat d'avancement de la tâche, exprimé en pourcentage, est mis à jour automatiquement en fonction du travail réalisé par les différents opérateurs impliqués dans la tâche. Il peut cependant être saisi manuellement.
Cette information est visualisable dans le tableau de bord de la tâche.
Elle est également affichée dans celui de l'opération.
Si la date de fin du planning de réalisation de la tâche est atteinte et que la tâche n'est pas terminée, la tâche sera En retard . Un message d'avertissement sera également affiché pour alerter les opérateurs.
Pour plus d'informations, voir la section Etat d'avancement d'une tâche .

Dépenses et revenus

Pour chaque tâche, vous pouvez définir les dépenses liées et les revenus prévisionnels. Ils seront calculés puis consolidés au niveau de l'opération à laquelle est rattachée la tâche.
Pour indiquer ces informations, cliquez sur l'icône Dépenses et revenus située dans la barre d'outils de la tâche.
Par défaut, le budget imputé est celui de l'opération à laquelle est rattachée la tâche. Il est affiché dans le détail de la tâche.
Pour plus d'informations sur les dépenses et les budgets, voir la section Engagement, calcul et imputation des coûts .
Vous pouvez également définir à partir de cette fenêtre les objectifs à réaliser. Les objectifs correspondent aux revenus prévisionnels de la tâche.

Prestataires

Un prestataire externe peut être impliqué dans la gestion de la tâche.
Pour cela, éditez les propriétés de la tâche et sélectionnez le prestataire concerné. Les postes de coûts associés au prestataire sont automatiquement listés dans la section centrale de la fenêtre.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Création d'un prestataire et de ses postes de coûts .
Sélectionnez les postes de coûts afférents à la réalisation de la tâche. Pour cela, choisissez le type de coût et ajoutez éventuellement un montant à surcharger.
La méthode de gestion des budgets et des coûts est présentée dans la section Maîtriser les coûts .
Lorsqu'un prestataire est sélectionné, il est affiché dans le tableau de bord de la tâche :

Tâches en retard

Une tâche est en retard si elle a atteint sa date de fin alors qu'elle n'a pas le statut Terminée . Par défaut, aucun opérateur n'est alerté si une tâche est en retard. Vous pouvez paramétrer l'envoi d'un email d'alerte : vous pouvez notifier n'importe quel opérateur, même s'il n'est pas responsable, validant ou ressource de la tâche.
Dans la boîte Ressources , choisissez l'opérateur désiré dans le champ Assignation . Pour notifier plusieurs personnes, sélectionnez un groupe d'opérateurs.

Notifications initiales

Lorsque vous créez ou modifiez une tâche dont la date de début se situe dans le futur, Adobe Campaign vous propose d'envoyer un email au responsable de la tâche pour lui signaler le début de celle-ci.
Cependant, si la tâche que vous êtes en train de créer est éloignée dans le temps, il peut être préférable de programmer l'envoi de l'email de notification un peu avant le début de la tâche. Par exemple, si la tâche ne commence que dans 1 mois, vous pouvez faire en sorte que le responsable de la tâche soit notifié une semaine avant le début de celle-ci.
Pour programmer une notification, dans la boîte Ressources , utilisez le champ Notification initiale .
  • Pour les tâches dans les opérations, choisissez une date et une heure précises.
  • Pour les tâches dans les modèles d'opération, le moment de la notification est exprimé en temps avant le début de la tâche (par exemple, si vous entrez 2j dans le champ Notification initiale , l'email sera envoyé 2 jours avant le début de la tâche).
Si vous avez programmé une notification, lorsque vous enregistrez la tâche, Adobe Campaign vous proposera quand même d'envoyer une notification immédiatement. Si vous choisissez de l'envoyer, celle-ci ne remplacera pas la notification programmée.

Tâche liée à un programme

Vous pouvez créer des tâches directement au niveau d'un programme pour gérer les actions qui relèvent de l'organisation globale de celui-ci et non d'une opération particulière (par exemple, une réunion pour discuter du thème des prochaines opérations au sein du programme). La tâche apparaîtra dans le planning du programme.
Pour créer une tâche directement rattachée à un programme :
  1. Ouvrez le planning du programme : depuis la page d'accueil, aller à Campagnes > Navigation > Autres choix > Programmes . Le planning global des programmes s'ouvre dans la partie droite de la fenêtre.
  2. Dans le planning, cliquez sur le programme désiré : une fenêtre décrivant le programme apparaît.
  3. Dans cette fenêtre, cliquez sur Ouvrir . Le planning du programme s'ouvre.
  4. Cliquez sur le bouton Ajouter au-dessus du planning à droite, puis cliquez sur Ajouter une tâche .

Disponibilité des opérateurs

Dans le tableau de bord d'une tâche, une icône près du nom de l'opérateur signale que celui-ci est déjà mobilisé sur une autre tâche ou un évènement à un moment pendant la période couverte par la tâche. (Tâche dont l'opérateur est responsable ou à laquelle il participe : il apparaît dans le champ Affecté à , ou dans la boîte Ressources de la tâche).

Tâche dans un workflow

Utiliser un élément Tâche dans un workflow d'opération permet de définir deux scénarios en fonction de si la tâche est validée ou non.
Dans les workflows d'opération, l'activité Tâche se trouve dans l'onglet Ordonnancement .

Types de tâches

Lorsque vous créez des tâches depuis une opération, vous pouvez créer des tâches spécifiques. Le type de tâche est défini dans le modèle sélectionné.
Les tâches suivantes peuvent être planifiées :
Les tâches de type Tâche de contrôle et Tâche de groupement ne peuvent être créées que depuis le tableau de bord de l'opération. Elles sont affichées dans la vue d'ensemble des tâches de l'opérateur auquel elles sont assignées. Voir la section Accéder aux tâches .

Tâche de contrôle

Une tâche de type Tâche de contrôle est attachée à la validation d'une diffusion : validation du ciblage, du contenu, du fichier d'extraction, du budget ou du BAT.
Une fois créée, la tâche est ajoutée dans le tableau de bord de l'opération.
Vous pouvez alors l'éditer et en préciser les paramètres.

Tâche de création de ressource marketing

Une tâche de création de ressource marketing peut être utilisée pour gérer la création et la publication d'une ressource marketing. Si vous gérez une ressource via une tâche et non uniquement via la ressource elle-même, vous pouvez :
  • Piloter le processus de création de la ressource à partir d'une opération.
  • Visualiser le processus de création de la ressource dans un planning.
  • Maîtriser le planning de création de la ressource (rappels, notifications).
  • Comptabiliser et contrôler les coûts liés à l'élaboration de la ressource.
  • Valider et publier la ressource via la tâche (si l'option correspondante est activée).

Interaction entre la tâche et sa ressource associée

La tâche de création d'une ressource marketing interagit avec la ressource qui lui est associée. Ainsi :
  • Le planning d'élaboration de la ressource et les coûts liés à celle-ci sont gérés via la tâche.
  • Les opérateurs peuvent travailler normalement sur la ressource (télécharger le fichier vers ou depuis le serveur, verrouiller et déverrouiller la ressource) : cela n'a pas d'incidence sur la tâche.
  • La validation et la publication de la ressource peuvent être faites via la tâche : si l'option Publier la ressource marketing est active, la ressource est automatiquement validée et publiée lorsque la tâche est terminée. Si l'option n'est pas active, il n'y a pas d'interaction entre la tâche et la ressource : une action effectuée dans l'une n'aura aucun effet sur l'autre.
    Vous pouvez utiliser une série de tâches liées pour définir un chemin de validation complet. Cochez l'option Publier la ressource marketing uniquement au niveau de la dernière tâche : toutes les tâches devront être terminées pour que la ressource puisse être publiée. De plus, lorsque vous créerez une tâche de ressource marketing-fille d'une autre tâche de ressource marketing, la ressource sera automatiquement sélectionnée dans la tâche-fille.
    • Via la ressource : si vous soumettez la ressource à validation ou la validez, ces actions n'auront aucun effet sur la tâche.
    • Via la tâche : si l'option Publier la ressource marketing est cochée dans la tâche, la ressource est automatiquement validée et publiée lorsque la tâche est terminée (voir ci-dessous). Si l'option n'est pas cochée, il n'y a pas d'interaction entre la tâche et la ressource :une action effectuée dans l'une n'aura aucune incidence sur l'autre.

Paramétrage d'une tâche de création de ressource marketing

Le validant de la tâche peut être différent du validant de contenu défini dans la ressource. Cependant, si l'option Publier la ressource marketing est cochée (voir ci-dessous), le validant de la tâche est autorisé à valider le contenu de la ressource, puisque terminer la tâche valide automatiquement la ressource (ou, si aucun validant n'est défini, le responsable de la tâche).
Dans le champ Ressource marketing , définissez la ressource que vous voulez gérer via cette tâche. Vous pouvez :
  • Sélectionner une ressource existante : la liste déroulante propose toutes les ressources dont le statut est En édition .
  • Créer une ressource : cliquez sur l'icône Choisir le lien , puis sur l'icône Créer .
L'option Publier la ressource marketing permet d'automatiser la publication d'une ressource : lorsque la tâche est Terminée , l'état de la ressource passe automatiquement à Publiée , même si elle n'avait pas été soumise à validation ni validée,y compris si le validant qui termine la tâche n'est pas le validant de contenu défini dans la ressource.
Le bouton Publier la ressource est rendu disponible et le validant de publication de la ressource reçoit un email de notification lui signalant que celle-ci est prête à être publiée. Dans l'onglet Edition > Tracking de la ressource, la validation et la publication par le validant de tâche apparaissent. Si un workflow de post-traitement de la ressource avait été défini, celui-ci est exécuté.

Tâche de groupement

La tâche de type Tâche de groupement permet de regrouper plusieurs tâches et de synchroniser la gestion de leur état d'avancement et de leur validation.
Les tâches de groupement n'ont ni dépenses ni ressources associées.
Vous pouvez voir toutes les tâches groupées à une tâche de groupement dans le tableau de bord de celle-ci. Cela vous permet de filtrer la liste des tâches afin de ne voir que les tâches qui vous intéressent.
Les tâches de groupement comprennent un lien permettant de créer rapidement une tâche groupée.
Pour créer une tâche groupée à partir d'une tâche de groupement, dans le tableau de bord de l'opération, cliquez sur le nom de la tâche de groupement pour afficher sa description, puis cliquez sur Ajouter une tâche .
Cependant, si vous avez déjà créé une tâche que vous voulez rattacher à une tâche de groupement, vous pouvez toujours le faire via le champ Regroupé à de la boîte Propriétés de la tâche à grouper.

Tâche de notification

Les tâches de notification permettent de programmer l'envoi d'emails (à un opérateur, un groupe d'opérateurs, un prestataire, etc.). Vous pouvez ainsi programmer des rappels, par exemple pour alerter une personne qu'une opération finit bientôt, ou bien envoyer des documents avant le début de l'opération pour permettre à des opérateurs de la préparer. Ainsi, vous gardez la trace de ces communications dans votre opération ou votre programme et vous avez une meilleure visibilité sur les actions réalisées.

Cycle de vie

Les tâches de notification ne font pas l'objet d'une validation. Leur cycle de vie est donc plus simple que celui d'une tâche standard :
Une tâche de notification peut avoir les états suivants :
  • Planifiée tant que l'email n'a pas été envoyé
  • En cours une fois que l'email a été envoyé mais la date de fin n'est pas atteinte
  • Terminée une fois que la date de fin est atteinte.

Configuration

Lors de sa création, les éléments suivants doivent être renseignés dans la tâche :
  • Affecté à : l'opérateur ou le groupe d'opérateurs à qui l'email va être envoyé. Si vous réaffectez la tâche une fois l'email envoyé, l'email ne sera pas renvoyé au nouvel opérateur affecté à la tâche (pour cela, il faut réinitialiser la tâche et changer sa date de début).
  • Date de début de la tâche : date à laquelle l'email de notification sera envoyé. Cette date doit impérativement être située dans le futur par rapport au moment où vous enregistrez la tâche.
  • Date de fin de la tâche : date à laquelle la tâche prend le statut Terminé . Par défaut, la date de fin est identique à celle de début. Cependant, donner une durée à la tâche permet, si besoin, de symboliser dans le planning le temps dont dispose l'opérateur pour agir.
  • Description : le texte entré ici apparaîtra dans le corps de l'email de notification.
Vous pouvez attacher une pièce jointe à la tâche, et à l'email de notification. Pour cela, cliquez sur l'icône Documents dans la barre d'outils en haut de la boîte.

Cycle de vie

Etat d'exécution d'une tâche

Les statuts des tâches sont visualisables dans la vue d'ensemble des tâches. Le statut de réalisation d'une tâche est mis à jour automatiquement en fonction des actions des opérateurs.
Une tâche peut être : Planifiée , En cours , Terminée , Annulée , En attente de validation ou Refusée .
  • A sa création, une tâche est Planifiée si sa date de début se situe dans le futur. Une fois créée, elle reste planifiée tant que sa date de début n'est pas atteinte.
  • Une fois débutée, la tâche est En cours . Lorsque le responsable de la tâche la clôt, elle passe en Terminée .
  • Si un validant a été défini, la tâche est En attente de validation entre le moment où le responsable la clôt et le moment où le validant la valide. Si le validant la refuse, la tâche est Refusée .
  • Une tâche peut être annulée par son responsable depuis le tableau de bord ou à partir de la Vue d'ensemble des tâches en cliquant sur le bouton Annuler .
  • Pour planifier une tâche, saisissez une date de démarrage dans le futur. Vous pouvez alors envoyer une notification initiale aux opérateurs Adobe Campaign impliqués dans la réalisation de cette tâche. Voir à ce sujet la section Cycle de vie complet d'une tâche .
  • Le statut de la tâche est mis à jour automatiquement.
  • Même si la période de validité est terminée, une tâche qui n'a pas été close par son responsable apparaît toujours dans les tâches en cours. Un message d'avertissement est affiché pour alerter les opérateurs que la tâche est en retard.

Etat d'avancement d'une tâche

En plus de son statut d'exécution, une tâche peut être associée à un état d'avancement : En retard , A valider , A faire aujourd'hui ou A faire cette semaine . Ces informations sont automatiquement renseignées en fonction du planning de réalisation de la tâche.
Vous pouvez filtrer la liste des tâches par Statut de réalisation de la tâche ou Etat d'avancement de la tâche.
Voir à ce propos la section Accéder aux tâches .

Cycle de vie complet d'une tâche

Voici les différentes étapes du cycle de vie complet d'une tâche pour laquelle le responsable a défini des intervenants et des validants.
  1. Le responsable crée la tâche et renseigne les différents champs. Voir à ce propos la section Créer une nouvelle tâche .
    Lors de la création, et à chaque modification d'une tâche planifiée dans le futur (tant que la date de début de la tâche n'a pas été atteinte), vous avez la possibilité d'envoyer un email de notification aux intervenants ainsi qu'au responsable, les informant qu'une nouvelle tâche a été planifiée.
    Pour envoyer cette notification initiale, cliquez sur Oui . Cette notification les informe de la prochaine tâche, avec le détail de son contenu et le nombre de jours restants pour la réaliser.
    A la création d'une tâche planifiée dans le futur, celle-ci passe à l'état Planifiée .
  2. A la date de début de la tâche, le responsable et les intervenants reçoivent un email de notification les informant que la tâche a commencé. La tâche passe à l'état En cours .
  3. Lorsqu'un intervenant a terminé la partie qui lui a été assignée, il valide la tâche, au choix :
    • à partir de l'email de notification.
    • à partir de la console ou de l'interface web, au niveau du tableau de bord de la tâche.
  4. A chaque validation d'un intervenant, l'état d'avancement de la tâche est automatiquement mis à jour.
  5. Le responsable reçoit un email de notification l'informant que l'intervenant a terminé la partie qui lui a été assignée.
    Il peut suivre l'avancement dans le tableau de bord de la tâche.
  6. Lorsqu'il estime que la tâche est terminée, le responsable peut alors la clore, à partir de l'email de notification envoyé à la date de début de la tâche, depuis la console ou l'interface web.
    Le responsable peut clore la tâche à tout moment, même si les intervenants n'ont pas tous validé leur partie. L'état d'avancement passe alors automatiquement à 100%.
  7. La tâche passe alors à l'état A valider , et un email de notification est envoyé au validant.
    Ce dernier valide la tâche à partir de l'email de notification, depuis la console ou l'interface web.
    Il peut agir depuis le tableau de bord de l'opération :
    Il peut également utiliser le bouton de validation de la tâche :
    La tâche ne passe à l'état A valider que si vous avez activé l'option Activer la validation de la tâche dans la fenêtre des Ressources de la tâche. Si le validant refuse la tâche, elle passe alors à l'état Refusée , et le cycle de vie de la tâche recommence automatiquement.
  8. La tâche passe alors à l'état Terminée . Un email de notification est envoyé au responsable ainsi qu'aux intervenants.
    Lorsqu'une tâche est terminée, le responsable a la possibilité de réinitialiser son cycle de vie. Pour cela, ouvrez la tâche, puis cliquez sur le lien Réinitialiser la tâche pour l'exécuter à nouveau... situé dans la partie inférieure de son tableau de bord.