Utilisation des listes de tâches working-with-to-do-lists

Lorsque vous affichez vos listes de tâches, vous pouvez visualiser les tâches d’un processus d’entreprise qui vous sont affectées, ou qui sont affectées à des groupes auxquels vous appartenez, ou qui sont les tâches partagées d’autres utilisateurs. Vous pouvez ouvrir, modifier et effectuer les tâches selon vos besoins, par exemple en approuvant ou en rejetant une demande ou en ajoutant davantage d’informations. Une fois la tâche terminée, elle est envoyée à la personne suivante du processus d’entreprise.

A propos des listes de tâches about-todo-lists

L’espace de travail AEM Forms comporte les trois types de listes de tâches suivants :

Vous pouvez effectuer certaines actions sans ouvrir la tâche en cliquant sur les icônes qui apparaissent lorsque vous placez le pointeur sur une tâche.

Tâches standard typical-tasks

Lors de l’ouverture et de l’utilisation d’une tâche, les outils disponibles dépendent de la tâche. Des tâches différentes nécessitent d’effectuer des actions différentes, par conséquent certains outils peuvent être disponibles ou non. Les tâches courantes que vous pouvez recevoir sont décrites ci-dessous.

Fournir des informations: Vous recevez une tâche qui nécessite de remplir et d’envoyer un formulaire.

Informations sur la révision: Vous recevez une tâche qui nécessite de vérifier les informations et de valider le contenu.

Révision multi-utilisateurs  : vous recevez une tâche en même temps que d’autres utilisateurs. Vous devez, ainsi que les autres utilisateurs, fournir des informations, réviser le contenu ou les deux. Les outils suivants peuvent être disponibles avec ce type de tâche :

Voici d’autres outils qui peuvent être disponibles avec l’une des tâches ci-dessus :

Ouverture de tâches opening-tasks

Vous pouvez ouvrir et verrouiller des tâches à partir de votre liste de tâches ou demander et ouvrir des tâches à partir de la liste de tâches d’un groupe ou partagée. Lorsque vous ouvrez une tâche, elle s’affiche sur le panneau principal. Les autres tâches sont affichées dans la liste des tâches en regard de celle-ci.

S’il existe une URL Résumé de la tâche, la vue Résumé de la tâche s’ouvre par défaut, au lieu du formulaire associé à une tâche. Même lorsqu’un utilisateur active l’option "Ouvrir le formulaire en mode agrandi" dans Assign Task, le formulaire ne s’ouvre pas en mode agrandi.

Ouvrir et verrouiller une tâche de votre liste open-and-lock-a-task-from-your-list

Lorsque vous ouvrez une tâche à partir de votre liste de tâches, si votre liste est partagée, vous pouvez verrouiller la tâche pour empêcher un autre utilisateur ayant accès à votre liste de travailler sur la tâche.

Ouvrir et demander une tâche à partir d’une liste partagée ou de groupe open-and-claim-a-task-from-a-shared-or-group-list

Lorsque vous ouvrez et demandez une tâche à partir de la liste d’un groupe ou partagée, la tâche est déplacée de la liste du groupe ou de la liste partagée vers votre liste de tâches individuelle. Les autres utilisateurs ayant accès à la liste ne peuvent pas travailler sur la tâche.

Utiliser les tâches working-with-tasks

Après l’ouverture d’une tâche, les onglets qui s’affichent dans le volet principal et les outils disponibles dépendent de la tâche. Les onglets que vous pouvez voir sont décrits ci-dessous :

Résumé de la tâche  : lorsqu’une tâche s’ouvre, le panneau Résumé de la tâche vous permet d’afficher des informations sur la tâche, le cas échéant, à l’aide d’une URL spécifiée dans le processus à l’étape Assign Task (Affecter une tâche). Le volet Résumé de la tâche permet d’afficher des informations pertinentes supplémentaires, afin d’augmenter l’intérêt d’AEM Forms Workspace pour l’utilisateur final. Cet onglet n’est pas disponible si l’URL Résumé de la tâche n’existe pas.

Détails: Fournit des informations sur la tâche en cours et le processus auquel elle appartient.

Formulaire  : affiche le formulaire associé à la tâche. Le formulaire peut correspondre à de nombreux types de fichier, y compris PDF, HTML, Guide et fichier SWF. Le formulaire peut ressembler à un formulaire Web ou imprimable standard, ou peut vous guider à travers une série de panneaux de style assistant pour recueillir des informations.

Histoire: Répertorie les tâches qui font partie de l’instance de processus et le formulaire, les affectations de tâche et les pièces jointes associés à chaque tâche.

Pièces jointes: Affiche les pièces jointes existantes associées à la tâche et ajoute des pièces jointes, si nécessaire.

Remarques: Affiche les notes existantes associées à la tâche et ajoute des notes, le cas échéant.

Lorsque vous travaillez sur une tâche, les outils que vous pouvez voir et les actions que vous pouvez effectuer sont décrits ci-dessous.

Transférer, partager ou consulter une tâche forward-share-or-consult-on-a-task

Vous pouvez transférer une tâche accompagnée de notes ou de pièces jointes à un autre utilisateur, partager la tâche avec un autre utilisateur, ou consulter un autre utilisateur à propos de la tâche. Si vous modifiez les données de formulaire associées à une tâche, enregistrez le formulaire en tant que brouillon avant de transférer la tâche, de la partager ou de la consulter. Dans le cas contraire, la tâche sera envoyée sans le formulaire mis à jour. Après avoir transféré la tâche ou l’avoir partagée, l’utilisateur qui reçoit la tâche peut la demander et l’exécuter ou vous la renvoyer. Si vous consultez une tâche, l’utilisateur ne peut que vous renvoyer la tâche.

Renvoie une tâche return-a-task

Mettre une tâche hors ligne take-a-task-offline

Vous pouvez être autorisé à travailler sur une tâche hors ligne puis à envoyer ultérieurement son formulaire à partir d’Adobe® Reader® ou Adobe® Acrobat® Professional ou Adobe® Acrobat® Standard. L’envoi du formulaire déclenche le démarrage de votre client de messagerie avec l’adresse électronique de serveur appropriée. Vous pouvez ensuite envoyer le formulaire complété au serveur par courrier électronique.

Utilisation de pièces jointes work-with-attachments

Vous pouvez être autorisé à ajouter, mettre à jour, supprimer ou enregistrer les pièces jointes localement.

Ajout d’une pièce jointe

Afficher une pièce jointe

Enregistrement local d’une pièce jointe

Mettre à jour une pièce jointe

Suppression d’une pièce jointe

Enregistrez votre travail sans terminer la tâche. save-your-work-without-completing-the-task

Réalisation des tâches completing-tasks

La manière dont vous exécutez une tâche dépend de la tâche et de votre rôle dans le processus. Il peut vous être demandé d’approuver ou de refuser une demande, de fournir du contenu, d’examiner et de vérifier des informations ou d’indiquer que vous avez agi.

Vous pouvez effectuer une tâche de différentes manières :

Lorsque vous terminez une tâche, selon la tâche, une boîte de dialogue de confirmation peut apparaître pour confirmer votre action. Par exemple, une boîte de dialogue peut s’afficher vous invitant à confirmer la validité des informations que vous avez fournies.

Fin d’une tâche complete-a-task

Approbation des tâches en bloc bulk-approve-tasks

Vous pouvez envoyer plusieurs tâches depuis votre liste de tâches. Seules les tâches du même processus, avec les mêmes noms de tâche et les mêmes options d’itinéraire peuvent être envoyées ensemble.

Participation aux tâches par courrier électronique participating-in-tasks-through-email

Vous pouvez recevoir et effectuer les tâches par courrier électronique. La participation à des tâches par courrier électronique évite d’avoir à vérifier régulièrement votre liste de tâches pour de nouvelles tâches ou à vérifier l’état d’une tâche dans la page Suivi .

Tout d’abord, configurez vos préférences d’espace de travail d’AEM Forms de façon à recevoir des notifications par e-mail. L’espace de travail d’AEM Forms peut envoyer des notifications par e-mail pour les tâches de votre liste de tâches ou de la liste de tout groupe auquel vous appartenez. L’administrateur détermine le moment où les messages de notification électronique sont envoyés et qui les reçoit.

Les courriers électroniques peuvent contenir un lien qui ouvre la tâche dans AEM Forms Workspace, une pièce jointe du formulaire utilisé pour la tâche, ou des actions pour exécuter la tâche par courrier électronique. Si un formulaire est inclus dans le courrier électronique, vous pouvez ouvrir le formulaire et exécuter la tâche si les boutons nécessaires sont intégrés dans le formulaire. Si les actions nécessaires à l’exécution de la tâche sont incluses dans le message électronique, vous pouvez terminer la tâche en cliquant sur les actions dans le courrier électronique ou en répondant à l’email avec l’action saisie comme première ligne dans le corps de l’email.

Lorsque vous exécutez une tâche par courrier électronique, la tâche est supprimée de votre liste de tâches dans AEM Forms Workspace.

Réception de messages de notification par e-mail receive-email-notification-messages

Participation aux tâches par le biais des périphériques mobiles participating-in-tasks-through-mobile-devices

Vous pouvez utiliser l’application AEM Forms Workspace pour participer aux tâches de votre périphérique mobile. Avant d’installer l’application, vérifiez auprès de votre administrateur système que votre entreprise prend en charge l’utilisation de l’application d’espace de travail AEM Forms.

A propos des échéances et des rappels about-deadlines-and-reminders

Une échéance détermine la date et l’heure à laquelle vous devez avoir terminé une tâche. Lorsqu’une échéance est passée, le serveur achemine la tâche vers l’étape suivante du processus (la liste de tâches d’un autre utilisateur, par exemple), puis l’icône d’échéance s’affiche sur la tâche. L’icône d’échéance s’affiche, quelles que soient les règles associées au processus.

Un rappel vous informe qu’une tâche requiert votre attention. Les rappels surviennent à un moment prédéterminé, puis à intervalles réguliers, jusqu’à ce que la tâche associée soit terminée. Lorsque vous recevez un rappel, l’icône de rappel s’affiche sur la tâche.

C’est le processus d’entreprise qui détermine le comportement et la durée des échéances et des rappels. Tous les processus ne possèdent pas d’échéances et de rappels. L’administrateur définit si des courriers électroniques de notification sont envoyés pour les échéances et les rappels. Vous pouvez définir vos préférences pour recevoir ou non des notifications par e-mail.

Utilisation des tâches des files d’attente de groupe et partagées working-with-tasks-from-group-and-shared-queues

Toutes les tâches qui vous sont affectées apparaissent dans votre liste de tâches (file d’attente).

Toutes les listes de tâches de groupe ou partagées auxquelles vous avez accès s’affichent également dans le volet gauche de la page des tâches. Vous pouvez effectuer des tâches à partir de n’importe quelle liste de tâches à laquelle vous avez accès.

Une liste de tâches de groupe peut comporter plusieurs membres. Un administrateur définit les listes de tâches de groupe en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Les listes de tâches de groupe permettent de répartir le travail entre plusieurs personnes partageant des responsabilités similaires.

Par exemple, chaque membre de votre équipe traite des formulaires de demande de prêt. Toutes ces tâches sont envoyées à une liste de tâches de groupe accessible à chaque membre de votre groupe. Chaque membre de votre groupe peut accéder aux tâches de cette liste de tâches.

Une liste de tâches partagée s’affiche lorsqu’un autre utilisateur partage sa liste avec vous, ou partage de façon explicite une tâche avec vous. Vous pouvez alors afficher les tâches de la liste de tâches de cet utilisateur et les exécuter à sa place. Par exemple, si vous prenez des vacances, vous pouvez choisir de partager votre liste de tâches avec un collègue qui termine vos tâches pendant votre absence.

Pour travailler sur une tâche de la liste de tâches d’un groupe ou partagée, demandez d’abord la tâche. Vous devenez ensuite le propriétaire de la tâche jusqu’à ce que vous la terminiez ou que vous la transmettiez à un autre utilisateur.

Files d'attente de partage sharing-queues

Vous pouvez partager votre liste de tâches avec un autre utilisateur, qui peut alors afficher les nouvelles tâches de votre liste de tâches et agir sur celles-ci pour vous. Si votre liste de tâches comporte des tâches avant son partage, l’autre utilisateur ne peut pas les afficher. L’utilisateur peut afficher et demander uniquement les tâches qui arrivent dans votre liste de tâches après avoir autorisé l’accès à votre liste de tâches.

Pour qu’un utilisateur puisse voir une tâche dans une file d’attente partagée, le concepteur de processus doit activer l’option Ajouter une liste de contrôle d’accès pour la file d’attente partagée dans l’onglet Liste de contrôle d’accès de tâche (ACL) du service utilisateur.

Partage de votre file d’attente

Accès à d’autres files d’attente accessing-other-queues

Vous pouvez demander l’accès à la liste de tâches d’un autre utilisateur pour afficher et demander toute nouvelle tâche dans la liste de tâches de l’utilisateur.

Dans ce cas, l’utilisateur reçoit une tâche dans sa liste de tâches pour approuver ou refuser votre demande. Une fois la tâche terminée, vous recevez une notification dans votre liste de tâches.

Si vous avez accès à la liste des tâches d’un autre utilisateur, vous ne pouvez pas afficher les tâches qui figuraient dans cette liste avant votre autorisation d’accès. Vous pouvez afficher uniquement les tâches qui apparaissent dans la liste de tâches de l’utilisateur une fois que vous avez accès à la liste de tâches.

Accès à une autre file d’attente

Configuration des préférences d’absence du bureau setting-out-of-office-preferences

Si vous prévoyez d’être absent du bureau, vous pouvez spécifier ce qu’il advient des tâches qui vous sont affectées pour cette période.

Vous pouvez spécifier une date et une heure de début, ainsi qu’une date et une heure de fin, pour l’application de vos paramètres d’absence du bureau. Si vous vous trouvez dans un fuseau horaire différent de celui du serveur, le fuseau horaire utilisé est celui du serveur.

Vous pouvez définir une personne par défaut à laquelle toutes vos tâches sont envoyées. Vous pouvez également spécifier des exceptions pour que des tâches issues de processus spécifiques soient envoyées à un utilisateur différent ou pour qu’elles restent dans votre liste de tâches jusqu’à votre retour. Si la personne désignée est également absente du bureau, la tâche passe à l’utilisateur qu’elle a désigné. Si la tâche ne peut pas être affectée à un utilisateur qui n’est pas absent du bureau, la tâche reste dans votre liste de tâches.

Définition des préférences d’absence du bureau set-out-of-office-preferences