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Partage de dossiers Adobe Experience Manager vers Adobe Creative Cloud

La fonction de partage de dossiers Experience Manager vers Creative Cloud est obsolète. Adobe recommande vivement d’utiliser des fonctionnalités plus récentes, telles qu’ Adobe Asset Link ou l’application de bureau Experience Manager. Learn more in Experience Manager and Creative Cloud integration best practices .
Adobe Experience Manager peut être configuré pour permettre aux utilisateurs des ressources de partager des dossiers avec les utilisateurs des applications Adobe Creative Cloud. Ils sont donc disponibles sous forme de dossiers partagés dans le service Adobe Creative Cloud Assets. La fonction peut être utilisée pour échanger des fichiers entre les équipes créatives et les utilisateurs  Assets, surtout si les créatifs n’ont pas accès à l’instance  Assets (ils ne se trouvent pas sur le réseau de l’entreprise).
Ce type d’intégration peut être utilisé dans les deux cas d’utilisation, en particulier lorsque vous travaillez avec des utilisateurs qui n’ont pas d’accès direct à  Assets :
  • Les utilisateurs partagent un ensemble de ressources spécifiques avec les utilisateurs des fichiers Adobe Creative Cloud (par exemple, une fiche créative et un ensemble de ressources approuvées pour le travail de conception d’une nouvelle activité marketing).
  • Les utilisateurs de ressources reçoivent les nouveaux fichiers créés par les utilisateurs de l’application Adobe Creative Cloud.
Before reading this document, you can review the overall Experience Manager and Creative Cloud integration best practices for a higher-level overview of the topic.

Présentation

Le partage de dossiers Experience Manager vers Creative Cloud repose sur le partage côté serveur de dossiers et de fichiers entre les ressources et les comptes Creative Cloud. Les professionnels de la conception, qui utilisent l’application pour postes de travail Creative Cloud sur leurs ordinateurs de bureau, peuvent également rendre les dossiers partagés disponibles directement sur leurs disques à l’aide de la technologie Adobe CreativeSync.
Le diagramme suivant offre une vue d’ensemble du processus d’intégration.
L’intégration comprend les éléments suivants :
  • Serveur Experience Manager Assets déployé dans le réseau d’entreprise (services gérés ou sur site) : Le partage de dossiers est initié ici.
  • Service principal Adobe Marketing Cloud Assets : agit en tant qu’intermédiaire entre Experience Manager et les services d’enregistrement Creative Cloud. L’administrateur de l’entreprise qui utilise l’intégration se doit d’établir des relations de confiance entre l’organisation Marketing Cloud et l’instance  Assets. They also define a list of approved Creative Cloud collaborators , that Assets users can share folders too for additional security.
  • Services Web Creative Cloud Assets (interface utilisateur Web des fichiers enregistrement et Creative Cloud) : C’est là que des utilisateurs spécifiques de l’application Creative Cloud, avec lesquels un dossier Ressources a été partagé, peuvent accepter l’invitation et voir le dossier dans leur enregistrement de compte Creative Cloud.
  • Application de bureau Creative Cloud : (Facultatif) Permet un accès direct aux dossiers/fichiers partagés depuis le bureau de l’utilisateur créatif via la synchronisation avec l’enregistrement Ressources Creative Cloud.

Caractéristiques et limites

  • Propagation unidirectionnelle des modifications : Les modifications apportées aux fichiers sont propagées dans une seule direction - à partir du système (Experience Manager ou Creative Cloud Assets), où la ressource a été créée à l’origine (téléchargée). L’intégration ne fournit pas de synchronisation entièrement automatisée et bidirectionnelle entre les deux systèmes.
  • Contrôle de version:
    • Experience Manager crée uniquement des versions d’un fichier lors des mises à jour si le fichier provient d’Experience Manager et s’il y est mis à jour.
    • Creative Cloud Assets fournit sa propre fonctionnalité de création de versions , qui vise les mises à jour de travail en cours (en général, les mises à jour sont conservées 10 jours).
  • Limites d'espace : Les tailles et les volumes des fichiers échangés sont limités par le quota d’actifs Creative Cloud spécifique pour les utilisateurs créatifs (dépend du niveau d’abonnement) et par une taille de fichier maximale de 5 Go. L’espace est en outre limité par le quota de ressources que l’organisation possède dans le service principal d’Adobe Marketing Cloud Assets.
  • Espace requis : Les fichiers des dossiers partagés doivent également être physiquement stockés dans Experience Manager, puis dans un compte Creative Cloud, avec une copie mise en cache dans le service principal Ressources de Marketing Cloud.
  • Réseau et bande passante : Les fichiers des dossiers partagés et toutes les mises à jour doivent être transportés sur le réseau entre les systèmes. Vous devez vous assurer que seuls les fichiers et les mises à niveau appropriées sont partagés.
  • Type de fichier : partager un dossier de ressources du type sling:OrderedFolder n’est pas pris en charge dans le cadre du partage dans Adobe Marketing Cloud. Si vous souhaitez partager un dossier, lors de sa création dans  Assets, ne sélectionnez pas l’option Ordre.

Bonnes pratiques

Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour exploiter Experience Manager vers le partage de dossiers Creative Cloud :
  • Considérations relatives au volume : Le partage de dossiers Experience Manager/Creative Cloud doit être utilisé pour partager un plus petit nombre de fichiers, par exemple, pertinents pour une campagne ou une activité spécifique. Pour partager des ensembles de ressources plus volumineux, comme tous les actifs approuvés de l’entreprise, utilisez d’autres méthodes de distribution (par exemple, le portail de la marque Ressources) ou l’application de bureau Experience Manager.
  • Evitez de partager des hiérarchies profondes : Le partage fonctionne de manière récursive et ne permet pas un déséchange sélectif. En règle générale, seuls les dossiers sans sous-dossiers ou avec une hiérarchie très superficielle, comme 1 niveau de sous-dossier, doivent être pris en compte pour le partage.
  • Dossiers distincts pour le partage à sens unique : Des dossiers distincts doivent être utilisés pour le partage de fichiers finaux des ressources des ressources vers des fichiers Creative Cloud et pour le partage de fichiers créatifs à partir de fichiers Creative Cloud vers des ressources. Associé à une bonne convention d’affectation de nom pour ces dossiers, il crée un environnement de travail plus facile à comprendre pour les utilisateurs de ressources et de Creative Cloud.
  • Evitez les travaux en cours dans le dossier partagé : Le dossier partagé ne doit pas être utilisé pour le travail en cours : utilisez un dossier distinct dans les fichiers Creative Cloud pour effectuer des tâches qui nécessitent des modifications fréquentes du fichier.
  • Début d’une nouvelle tâche en dehors du dossier partagé : Les nouvelles conceptions (fichiers créatifs) doivent être démarrées dans le dossier WIP distinct des fichiers Creative Cloud et, lorsqu’elles sont prêtes à être partagées avec les utilisateurs de ressources, elles doivent être déplacées ou enregistrées dans le dossier partagé.
  • Simplifier la structure de partage : Pour une configuration d'exploitation plus gérable, pensez à simplifier la structure de partage. Au lieu d’être partagés avec tous les utilisateurs créatifs, les dossiers Ressources doivent être partagés avec les représentants de l’équipe uniquement, comme un directeur créatif ou un chef d’équipe. Le responsable artistique doit recevoir les ressources finales, déterminer l’attribution des tâches, puis permettre aux concepteurs de travailler sur les ressources de travail en cours sur leurs comptes Creative Cloud respectifs. Ils peuvent utiliser les fonctions de collaboration de Creative Cloud pour coordonner le travail, puis sélectionner et réinsérer les ressources prêtes à être partagées dans les ressources dans leur dossier partagé prêt à l’emploi.
Le diagramme suivant illustre un exemple de configuration pour la création de conceptions basées sur les ressources finales existantes des ressources.