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Configuration du paramètre d’absence du bureau

Si vous prévoyez d’être absent du bureau, vous pouvez indiquer ce qui se passe pour les éléments qui vous sont affectés pour cette période.
Vous pouvez spécifier une date et une heure de début, ainsi qu’une date et une heure de fin, pour l’application de vos paramètres d’absence du bureau. Si vous vous trouvez dans un fuseau horaire différent du serveur, le fuseau horaire utilisé est celui du client.
Vous pouvez définir une personne par défaut à laquelle tous vos éléments sont envoyés. Vous pouvez également spécifier des exceptions pour que les éléments de processus spécifiques soient envoyés à un autre utilisateur ou restent dans votre boîte de réception jusqu’à votre retour. Si la personne désignée est également absente du bureau, l’objet est envoyé à l’utilisateur qu’elle a désigné. Si l’élément ne peut pas être affecté à un utilisateur qui n’est pas absent du bureau, il reste dans votre boîte de réception.
Vous pouvez séparer la délégation d’éléments en fonction des modèles de processus. Par exemple, vous pouvez affecter un élément lié au flux de travail A à l’utilisateur A et affecter un élément lié au flux de travail B à l’utilisateur B.
  • Lorsque vous activez le paramètre Absence du bureau, tous les éléments disponibles dans votre boîte de réception, avant d’activer ce paramètre, restent dans votre boîte de réception. Seuls les éléments reçus après l’activation du paramètre sont délégués.
  • Lorsque vous désactivez le paramètre d’absence du bureau, les éléments délégués ne vous sont pas automatiquement attribués. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de demande pour vous affecter des éléments.
  • Lorsque l’utilisateur A délègue des éléments à l’utilisateur B et que l’utilisateur B délègue des éléments à l’utilisateur C, les éléments sont affectés uniquement à l’utilisateur C et non à l’utilisateur B.
  • En cas de boucle dans l’affectation, le reste avec l’utilisateur d’origine. Par exemple, lorsque l’utilisateur A délègue des éléments à l’utilisateur B L’utilisateur B délègue à l’utilisateur C, l’utilisateur C délègue à l’utilisateur D et l’utilisateur D à l’utilisateur B, une boucle est créée. Dans ce cas, l’élément reste avec l’utilisateur d’origine. L’utilisateur A est l’utilisateur d’origine dans l’exemple ci-dessus.

Activation du paramètre d’absence du bureau pour votre compte

Effectuez les étapes suivantes pour activer le paramètre d’absence du bureau pour votre compte et déléguer vos éléments de boîte de réception à un autre utilisateur :
  1. Connectez-vous à l’instance AEM  Appuyez sur l’icône et appuyez sur tout . Un de vos éléments de boîte de réception s’affiche.
  2. Appuyez sur l’icône ou Sélecteur en regard du bouton Créer et appuyez surParamètres. La boîte de dialogue des paramètres s’affiche.
  3. Ouvrez l’onglet Absence du bureau dans la boîte de dialogue des paramètres.
  4. Appuyez sur le bouton Activer/Désactiver pour activer le paramètre Absence du bureau.
  5. Spécifiez l’heure de et l’heure de fin pour le paramètre. Les éléments sont délégués uniquement pendant la période spécifiée. Laissez le champ Heure de fin vide pour déléguer des éléments pour une période indéterminée.
  6. Cochez la case Transférer mes éléments pendant cette période . Si vous ne sélectionnez pas l’option et ne spécifiez pas de personne désignée, vos éléments ne sont transmis à aucun utilisateur. Bien que vous soyez absent et que le paramètre soit activé, les éléments restent dans votre boîte de réception.
  7. Appuyez sur Ajouter signataire . Indiquez un utilisateur dans le champ Destinataire auquel déléguer les éléments. Spécifiez le modèle de flux de travail à déléguer à l’utilisateur spécifié. Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles de processus.
    En outre, pour affecter tous les éléments, quel que soit le modèle de flux de travail, à un utilisateur particulier, sélectionnez Tous les dans le déroulant Modèle de flux de travail.
    Pour affecter des éléments à un utilisateur spécifique pour tous les modèles de flux de travail, à l’exception de quelques modèles, sélectionnez Tous les de dans le déroulant Modèle de flux de travail, appuyez sur + Exceptions ​de et spécifiez les modèles de flux de travail à ignorer.
    Répétez l’étape pour ajouter d’autres personnes désignées.
    L'ordre des personnes désignées est important. Lorsqu’un élément est affecté à un utilisateur qui a activé le paramètre d’absence du bureau, l’élément est évalué par rapport au des personnes désignées spécifié dans l’ordre d’ajout des personnes désignées. Lorsqu’un élément correspond aux critères, il est affecté à la personne désignée et la personne désignée suivante n’est pas cochée.
  8. Appuyez sur Enregistrer . Ce paramètre prend effet à la date et à l’heure de spécifiées. Si vous vous connectez pendant que vous êtes absent du bureau, vous êtes toujours considéré comme absent du bureau jusqu’à ce que vous ayez modifié vos paramètres.
Désormais, les éléments qui vous sont affectés pendant la période d’absence du bureau sont automatiquement affectés à la personne désignée.
(Pour les éléments de flux de travail centrés sur les formulaires uniquement) Activez l’option Autoriser les personnes désignées à déléguer à l’aide des paramètres "Absence du bureau" de l’étape Attribuer du flux de travail. Seuls les éléments pour lesquels l’option susmentionnée est activée sont délégués à d’autres utilisateurs.

Restrictions

  • L’affectation d’éléments à un groupe n’est pas prise en charge.
  • L’activation de l’absence du bureau pour les de projet n’est actuellement pas prise en charge.