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Utilisation de l’appli de bureau AEM v1.x

À l’aide de l’appli, les ressources d’AEM sont facilement accessibles sur votre ordinateur local et peuvent être utilisées dans n’importe quelle application de bureau. Les ressources peuvent être facilement affichées dans le Finder de Mac ou l’Explorateur Windows, ouvertes dans des applications de bureau et modifiées localement ; les modifications sont réenregistrées dans AEM avec une nouvelle version créée dans le référentiel.
Cette intégration permet à différents rôles au sein de l’entreprise de gérer les ressources de manière centralisée dans AEM Assets, et d’y accéder dans Creative Cloud et d’autres applications, tout en facilitant la conformité avec les diverses normes, y compris le branding.
Les tâches clés que vous effectuez à l’aide de l’appli de bureau AEM v1 sont les suivantes :
Pour les pratiques recommandées, voir les Bonnes pratiques d’utilisation de l’application . Si vous rencontrez des problèmes lors de l’utilisation de l’application, consultez la page traitant du dépannage de l’appli de bureau AEM .
L’appli de bureau AEM a été lancée avec la version 6.1 d’AEM, sous le nom d’AEM Assets Companion App.

Points de contact de l’appli de bureau AEM dans le workflow de création

L’appli de bureau AEM, avec AEM Assets, s’intègre dans votre workflow créatif et propose les points de contact suivants.
Points de contact de l’appli de bureau AEM dans le workflow créatif

Installation de l’appli de bureau AEM et connexion de l’application au serveur AEM

Pour pouvoir commencer à créer ou modifier les ressources de création, connectez l’application de bureau au serveur AEM Assets pour télécharger et charger des ressources dans le référentiel. Effectuez les tâches suivantes :
  1. Définissez vos préférences et vos informations de connexion.
  2. Connectez-vous au serveur AEM et montez le référentiel de ressources comme lecteur local.
  3. Activez les actions de bureau sur le serveur AEM.
L’appli de bureau AEM établit une connexion HTTPS au serveur AEM afin de transférer vos ressources de manière sécurisée.
Pour une partie ou l’ensemble de la procédure d’installation et de configuration, il se peut que vous deviez demander l’aide de votre administrateur AEM ou de votre administrateur système.

Installation de l’application

Pour utiliser l’appli de bureau AEM, vérifiez que votre version du serveur AEM est prise en charge par celle-ci. Téléchargez le fichier d’installation approprié (binaire) pour votre système d’exploitation (Mac ou Windows) et installez ensuite l’application.
Une configuration détaillée peut s’avérer nécessaire en fonction des préférences de votre système et de votre réseau. Pour plus d’informations, voir Installation et configuration de l’appli de bureau AEM .
  1. Rendez-vous sur la page de téléchargement de l’appli de bureau AEM et téléchargez le fichier binaire approprié à votre système d’exploitation.
  2. Exécutez le fichier d’installation téléchargé et suivez les instructions affichées à l’écran pour installer l’application.
    Une seule instance de l’appli de bureau AEM peut être installée et active à la fois.

Présentation des options et des préférences dans l’application

L’application accepte des paramètres pour se connecter aux serveurs AEM et s’en déconnecter, afficher l’état des transferts, gérer le cache local et ainsi de suite. Les paramètres par défaut sont opérationnels pour un utilisateur ordinaire de l’application. Vous pouvez les régler avec précision pour tirer pleinement parti de l’application et de l’intégration dans le serveur AEM. Les différents paramètres sont décrits ci-dessous de manière détaillée.
Explore Assets (Explorer les ressources) Ouvrez le lecteur local sur lequel est monté le référentiel AEM Assets. En d’autres termes, explorez les ressources qui sont désormais disponibles sur votre ordinateur local.
View asset status (Afficher le statut des ressources) Lorsque des ressources modifiées sont chargées ou que de nouvelles ressources sont ajoutées au référentiel AEM Assets, l’application procède à leur chargement en arrière-plan. Cela garantit la fluidité des opérations, sans qu’il faille patienter jusqu’à la fin du transfert, en particulier pour les ressources de grande taille. Vous pouvez enregistrer vos modifications en local et ne plus vous en soucier. En fonction de la bande passante disponible, l’application peut prendre un certain temps pour envoyer ces ressources au serveur. Vous pouvez vérifier l’état du transfert, avec d’autres informations de base.
Options Cliquez/appuyez sur Options dans la barre d’état de l’appli de bureau AEM pour accéder aux paramètres permettant de lancer l’application au démarrage de votre système, de vous connecter au serveur AEM au lancement de l’appli et de modifier la lettre du lecteur local sur lequel AEM Assets est disponible après le montage.
Advanced > Manage cache (Avancé > Gérer le cache) Vous pouvez contrôler la quantité d’espace disque disponible pour la mise en cache locale. Les artefacts du serveur AEM Assets sont mis en cache localement pour garantir une expérience plus fluide. Vous pouvez modifier les paramètres par défaut pour répondre à vos besoins. Vous pouvez effacer le cache pour récupérer à nouveau toutes les ressources. Lorsque vous effacez le cache, les modifications non enregistrées sont conservées. Toutes les ressources non archivées dans le serveur AEM sont conservées.

Connexion à un serveur AEM

L’application prend en charge la configuration du proxy sous Mac et Windows. La configuration est lue au démarrage de l’application. Si vous modifiez les paramètres du proxy, redémarrez l’application pour que les modifications soient prises en compte.
Si vous modifiez les paramètres du proxy, redémarrez l’application pour que les modifications soient prises en compte. Sans cela, l’application continue à utiliser le serveur proxy précédemment configuré.
  1. Lancez l’appli de bureau AEM. Pour mapper votre instance AEM à l’application, spécifiez votre serveur AEM au format suivant https://[aem-server-url]:[port] .
  2. Dans l’écran de connexion, indiquez le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre instance. Pour spécifier une autre instance AEM, sélectionnez l’option Alternate Login URL .

Activation des actions de bureau dans l’interface web d’AEM

À partir de l’interface utilisateur Assets, vous pouvez explorer l’emplacement des ressources ou extraire une ressource et l’ouvrir afin de la modifier dans votre appli de bureau. Ces options, appelées actions de bureau, ne sont pas activées par défaut. Procédez comme suit pour les activer.
  1. Dans l’interface Assets, cliquez/appuyez sur l’icône Utilisateur dans le coin supérieur droit de la barre d’outils.
  2. Cliquez sur My Preferences pour afficher la boîte de dialogue Preferences .
  3. Dans la boîte de dialogue Préférences utilisateur, sélectionnez Show Desktop Actions For Assets . Cliquez sur Accept .
    Figure : Activation de la case à cocher Afficher les actions de bureau pour Assets afin d’activer les actions de bureau.

Accès aux ressources et ouverture de ces éléments sur votre ordinateur de bureau

Lorsque vous cliquez sur Open (Ouvrir) pour ouvrir une ressource sur l’ordinateur local, l’application la télécharge dans son cache interne. L’application lance l’appli de bureau native associée au type de fichier de la ressource téléchargée.
Sous Mac, sélectionnez Open (Ouvrir) dans le menu contextuel pour ouvrir une ressource via l’appli de bureau AEM. Sous Windows, sélectionnez Ouvrir sur le web dans le menu contextuel pour ouvrir la ressource. Dans la fenêtre Asset Status (Statut de la ressource), cliquez/appuyez sur pour ouvrir la ressource.
Pour les fichiers Adobe InDesign (INDD), sélectionnez Open dans le menu contextuel. Lorsque vous cliquez sur cette option, l’application télécharge les ressources liées sur votre système de fichiers local, puis ouvre le fichier INDD dans Adobe InDesign. Cette méthode garantit que les ressources requises sont disponibles en local lors de la modification du fichier INDD.
Figure : Options de menu contextuel permettant d’accéder à des ressources et de les ouvrir à l’aide de l’appli de bureau AEM.
Sous Windows, le paramètre par défaut de Windows 7 empêche l’appli de bureau AEM de gérer les ressources de plus de 50 Mo.
Adobe recommande d’accéder aux options de présentation du Finder sous Mac et de désactiver les options Afficher les informations , Utiliser un aperçu comme icône et Afficher la colonne d’aperçu pour le dossier AEM Assets monté. Cela améliore les performances.

Autres options de l’interface AEM

Après avoir mappé le référentiel AEM Assets sur votre lecteur local, vous pouvez activer des icônes supplémentaires, ainsi que la fonction de téléchargement de dossiers, afin qu’elles s’affichent pour les ressources et les dossiers mappés.
  1. Ouvrez l’interface d’AEM Assets et placez le pointeur sur un dossier ou une ressource afin d’afficher les actions de bureau sous la forme d’actions rapides dans le mode Carte.
    Figure : Dans l’interface utilisateur Assets, ouvrez le menu des actions rapides pour afficher les actions de bureau.
    Ces actions de bureau sont également disponibles lorsque vous cliquez/appuyez sur l’icône Actions sur le Bureau dans la barre d’outils après la sélection de la ressource ou dans la barre d’outils de la page de la ressource.
  2. Pour ouvrir la ressource dans l’application de bureau associée à l’extension de fichier spécifique, cliquez/appuyez sur l’action rapide Open on desktop (Ouvrir sur le bureau) .
    Vous pouvez également sélectionner Open (Ouvrir) dans le menu Desktop Actions (Actions sur le Bureau) de la barre d’outils.
Pour localiser la ressource sur votre système de fichiers local, cliquez sur l’action rapide Afficher . Vous pouvez également sélectionner Afficher dans le menu Actions sur le Bureau de la barre d’outils.

Explication des états de ressources

L’application est connectée au serveur, et toutes les ressources sont synchronisées.
L’application est lancée, mais n’est pas connectée au serveur. Certaines ressources peuvent être en attente de synchronisation.
La synchronisation des ressources est en cours. Les fichiers sont en cours de transfert ou de téléchargement. Vous pouvez afficher les statuts précis et suspendre les transferts dans la fenêtre Asset Status (Statut de la ressource).
L’application effectue une tentative de reconnexion. Les problèmes réseau peuvent entraîner sa déconnexion.

Utilisation de vos ressources

Extraction de ressources à partir de l’interface web AEM

AEM Assets permet d’extraire des ressources pour les modifier et de les ré-archiver après y avoir apporté les modifications. Après avoir extrait une ressource, vous seul pouvez la modifier, l’annoter, la publier, la déplacer ou la supprimer. Le fait d’extraire une ressource entraîne son verrouillage et empêche les autres utilisateurs d’effectuer l’une de ces opérations. Vous avez besoin d’un accès en écriture à ces ressources pour être en mesure de les extraire ou de les archiver.
Pour extraire des ressources à partir de l’interface web AEM, deux méthodes sont possibles. Pour obtenir des informations détaillées sur la première méthode, voir Archivage et extraction de fichiers à partir de l’interface utilisateur Assets . Pour la deuxième méthode, suivez la procédure ci-dessous pour extraire et ouvrir la ressource quand l’appli de bureau AEM est installée.
  1. Ouvrez l’interface d’AEM Assets et placez le pointeur sur un dossier ou une ressource afin d’afficher les actions de bureau sous la forme d’actions rapides dans le mode Carte.
    Ces actions de bureau sont également disponibles lorsque vous cliquez/appuyez sur l’icône Desktop Actions (Actions sur le Bureau) dans la barre d’outils après la sélection de la ressource ou dans la barre d’outils de la page de la ressource.
  2. Pour ouvrir la ressource, cliquez/appuyez sur l’action rapide Open on desktop (Ouvrir sur le Bureau) .
    Vous pouvez également sélectionner Open (Ouvrir) dans le menu Desktop Actions (Actions sur le Bureau) de la barre d’outils.
    Lorsque vous modifiez un fichier qui est simplement ouvert, mais pas extrait, les autres utilisateurs ne savent pas que vous êtes en train de mettre à jour une ressource.
  3. Pour ouvrir une ressource en vue de la modifier dans une application Adobe Creative Cloud, cliquez/appuyez sur l’action rapide Edit desktop (Modifier le Bureau) . Cette option extrait également la ressource en vue de la modifier. Après avoir procédé aux modifications, archivez la ressource pour mettre à jour les modifications dans AEM Assets.
    Vous pouvez également sélectionner Edit (Modifier) dans le menu Desktop Actions (Actions sur le Bureau) de la barre d’outils.
  4. Sélectionnez l’option de menu Open (Ouvrir). Les ressources sélectionnées sont ouvertes en mode d’aperçu.
  5. Pour modifier les ressources, sélectionnez l’option Edit (Modifier). Les ressources sont ouvertes en mode d’édition.

Extraction de ressources à partir du Finder sous Mac OS

L’application permet d’extraire des fichiers de ressource pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier les fichiers sur lesquels vous travaillez.
  1. Dans le menu contextuel de Mac, sélectionnez Open AEM Assets Folder (Ouvrir le dossier AEM Assets) pour ouvrir le Finder.
    Options de menu contextuel permettant d’accéder à des ressources et de les ouvrir à l’aide de l’appli de bureau AEM
  2. Accédez à la ressource à extraire.
  3. Cliquez avec le bouton droit sur la ressource, puis choisissez More Assets Info (Plus d’infos sur la ressource) dans le menu contextuel.
  4. Dans la boîte de dialogue Asset Info (Informations sur les ressources), cliquez/appuyez sur l’icône Checkout (Extraire) pour extraire la ressource. L’icône Checkout (Extraire) se change en icône Check-in (Archiver) une fois que vous cliquez/appuyez dessus.
  5. Pour archiver la ressource afin qu’elle soit disponible pour les autres utilisateurs, cliquez/appuyez sur l’icône Check-in (Archiver) dans la boîte de dialogue Asset Info (Informations sur les ressources).

Extraction de ressources sous Windows

L’application permet d’extraire des fichiers de ressource pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier les fichiers sur lesquels vous travaillez.
  1. Dans le menu contextuel, sélectionnez Explorer les ressources pour ouvrir l’Explorateur.
  2. Dans l’Explorateur, accédez à l’emplacement de la ressource à extraire.
  3. Cliquez avec le bouton droit sur la ressource, puis choisissez Ouvrir sur le web dans le menu contextuel.
  4. Dans la boîte de dialogue Asset Info (Informations sur les ressources), cliquez/appuyez sur l’icône Extraire. L’icône Checkout (Extraire) se change en icône Check-in (Archiver).
  5. Consultez la ressource dans l’Explorateur. L’icône de verrouillage sur la ressource indique que vous avez extrait cette dernière.
    L’icône de verrouillage peut s’afficher après un certain délai. L’appli de bureau AEM met en cache les ressources en vue d’un accès rapide. La mise à jour de l’état Verrouillé peut donc prendre un certain temps.
  6. Pour archiver la ressource afin qu’elle soit disponible pour les autres utilisateurs, cliquez/appuyez sur l’icône Check-in (Archiver) dans la boîte de dialogue Asset Info (Informations sur les ressources).

Archivage d’une ressource à l’aide du Finder ou de l’Explorateur et en utilisant l’interface web

Une fois la modification des ressources effectuée, enregistrez ces dernières dans votre application de bureau. Dans le menu contextuel, sélectionnez More Assets Info (Autres infos sur les ressources) et cliquez ensuite sur Check-in (Archiver).
Les ressources sont chargées vers le serveur AEM. Vous pouvez vérifier le statut du chargement en sélectionnant View Asset Status (Afficher le statut des ressources) à partir de l’icône de la barre d’état. Vous pouvez également archiver une ressource à partir de l’interface web AEM. Cliquez sur les ressources extraites ou sélectionnez-les. Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône d’archivage .
Une ressource est automatiquement chargée vers AEM après l’enregistrement local de toutes les modifications. L’archivage rend la ressource disponible pour modification par d’autres utilisateurs AEM.

Chargement en masse de ressources et de dossiers vers le serveur AEM

L’appli de bureau AEM permet de télécharger un dossier entier de ressources à partir de votre répertoire de fichiers local vers AEM Assets. Ainsi, toutes les ressources dans le dossier sont téléchargées en masse au lieu d’avoir à les télécharger une par une.
  1. Depuis l’IU Assets, cliquez/appuyez sur Créer dans la barre d’outils, puis sélectionnez Dossier de chargement dans le menu.
  2. Accédez au dossier à télécharger et sélectionnez-le.
  3. Cliquez/appuyez sur OK. La boîte de dialogue Assets Status (Statut des ressources) affiche le statut du chargement.
    Consultation du statut du chargement dans la fenêtre Asset Status (Statut de la ressource)
    Vous pouvez suspendre ou annuler manuellement le chargement en cliquant/appuyant sur l’icône appropriée.
  4. Une fois le dossier transféré, fermez la boîte de dialogue et accédez à l’interface utilisateur Assets. Le dossier transféré s’affiche dans l’interface web.
Adobe recommande de ne pas copier-coller ni faire glisser un grand nombre de fichiers, ou de dossiers imbriqués, du système de fichiers local vers la zone de partage réseau. L’application ne peut pas contrôler le processus de chargement en raison de limitations techniques et de faibles performances.
Vous pouvez également sélectionner les fichiers/dossiers à charger vers AEM dans le Finder ou l’Explorateur, les copier dans le Presse-papiers du système, accéder au dossier cible dans la zone de partage réseau et, dans le menu contextuel de l’appli de bureau AEM, sélectionner Paste Assets (Coller les ressources). Ainsi, l’appli de bureau AEM démarre le chargement des ressources collées, comme avec l’option Dossier de chargement disponible dans l’interface web AEM.