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Creazione e gestione di attività

Informazioni sulle attività

Adobe Campaign consente di creare attività e gestirne il ciclo di vita completo direttamente all'interno dell'applicazione. L'implementazione di programmi e campagne può essere suddivisa in attività assegnate agli operatori Adobe Campaign o ai fornitori di servizi esterni. Questa modalità di funzionamento consente di creare un ambiente di collaborazione aperto che includa tutti i partecipanti al programma e i partecipanti esterni.
Le attività possono essere create, visualizzate e monitorate dall’elenco delle attività o dal dashboard della campagna. Possono inoltre essere visualizzati e tracciati nei programmi del piano di marketing, dei programmi e delle campagne.
Le attività sono associate alla campagna e possono avere dipendenze, ad esempio attività associate. Ogni attività ha uno stato, una priorità, un carico stimato e i relativi costi.
Tutte le attività sono raggruppate in un elenco accessibile tramite l'universo Campagne . Per ulteriori informazioni, vedere Accesso alle attività .
Possono essere visualizzati nella programmazione del programma a cui appartengono.

Accesso alle attività

Visualizzazione delle attività

Le attività sono visualizzate nell'elenco delle attività accessibile tramite l' Campaigns universo.
È possibile visualizzare tutte le attività dell'operatore connesso.
Per ulteriori informazioni, fare riferimento allo stato Esecuzione di un'attività e allo stato Avanzamento di un'attività .

Operazioni di filtro

Quando visualizzate questa visualizzazione, viene filtrata automaticamente per essere visualizzata solo operator tasks . È inoltre possibile filtrare le attività utilizzando i campi nella sezione superiore della finestra.

Modifica delle attività

Fare clic su un'attività per modificarla.

Creazione di una nuova attività

Per creare un'attività, fare clic sul Tasks collegamento nell'universo Campagne e selezionare Create .
Immettere almeno il nome dell'attività e selezionare la campagna a cui è collegata. È inoltre necessario specificare le date di inizio e di fine. Queste tre informazioni sono obbligatorie.
Fare clic Save per creare l'attività.
Potete anche creare un’attività tramite la dashboard di una campagna: in questo caso, viene automaticamente collegato alla campagna da cui è stato creato.
Una volta creata, l'attività viene aggiunta alla pianificazione della campagna e all'elenco delle attività. Per modificare un'attività, selezionatela dalla pianificazione o fate clic sul suo nome nella panoramica dell'attività, quindi fate clic sul Open collegamento.
Per configurarlo, dovete indicare:
  • Il manager e i partecipanti: fare riferimento a Manager e partecipanti .
  • Pianificazione della creazione: fare riferimento al programma di esecuzione.
  • I costi impegnati: fare riferimento a Spese e ricavi .
È inoltre possibile aggiungere revisori (fare riferimento a Revisori ) e documenti di riferimento (fare riferimento a Documenti a cui si fa riferimento ).
Il ciclo di vita dell'attività è presentato nel ciclo di vita .

Manager e partecipanti

Solo l'operatore responsabile di un'attività è autorizzato a chiuderla.
Per impostazione predefinita, quando un operatore Adobe Campaign crea un'attività, questa viene assegnata automaticamente. Per selezionare un operatore diverso, utilizzare il Assigned to campo.
La gestione degli operatori è presentata in questa sezione .
È possibile specificare gli operatori coinvolti nell'esecuzione dell'attività. Questi operatori non sono autorizzati a chiudere l'attività. Possono approvare solo l'attività loro assegnata.
Le opzioni selezionate vengono visualizzate tramite l’ Resources icona nella barra degli strumenti delle attività. Fare clic Add e selezionare gli operatori interessati.
Fare clic Ok e quindi inserire il tasso di utilizzo: rappresenta il carico assegnato all'operatore per la durata dell'esecuzione dell'attività. Questo tasso è solo indicativo ed è espresso in percentuale.
Ad esempio, per un'attività la cui pianificazione di esecuzione è impostata su 10 giorni, un operatore il cui tasso di utilizzo è pari al 50% verrà mobilitato su questa attività per la metà del suo orario di lavoro per i 10 giorni.
Per ogni operatore, è possibile inserire un carico di lavoro pianificato e un carico di lavoro effettivo. Queste durate sono anche solo a scopo informativo.
È possibile configurare un promemoria che verrà inviato automaticamente a tutti gli operatori coinvolti nell'attività prima della data di fine.
Puoi visualizzare il profilo dell'operatore Adobe Campaign tramite l' Edit link icona.
Il dashboard dell'operatore consente di controllarne il carico di lavoro (altre attività in corso).

Revisori

Oltre ai partecipanti, potete definire gli operatori che controlleranno l'attività una volta chiusa dalla persona responsabile. A questo scopo, fate clic sull’ Enable task approval opzione nella parte inferiore sinistra della Resources finestra. Può trattarsi di un singolo operatore, di un gruppo di operatori o di un elenco di operatori.
Per specificare un elenco di operatori, fate clic sul Edit... collegamento a destra del primo revisore e aggiungete tutti gli operatori necessari, come illustrato di seguito:
È possibile definire un programma di approvazione per l'attività nella sezione inferiore della finestra di configurazione del revisore. Per impostazione predefinita, i revisori hanno tre giorni a partire dalla data di invio per approvare l’attività. È possibile configurare un promemoria che verrà inviato automaticamente agli operatori interessati prima del termine di approvazione.
La persona incaricata del compito può assegnare a se stessa il compito di approvarlo, anche se altri operatori sono già stati assegnati a tale compito. Se non è stato definito alcun revisore, le notifiche vengono inviate alla persona responsabile dell'attività. Anche tutti gli altri operatori Adobe Campaign con Administrator diritti possono approvare l'attività. Tuttavia, non riceveranno notifiche.

Documenti a cui si fa riferimento

È possibile aggiungere documenti e risorse di marketing a un'attività (per ulteriori informazioni, consulta Gestione delle risorse di marketing). A tale scopo, aprire l'attività e fare clic sull' Documents icona nella barra degli strumenti dell'attività.
Fare clic Add e selezionare il documento da aggiungere all'attività. Applica lo stesso processo alle risorse di marketing.
I documenti di riferimento verranno visualizzati nelle notifiche inviate agli operatori coinvolti nell'attività, nonché nel dashboard attività.

Pianificazione esecuzione

Il periodo di validità di un'attività è indicato nei campi Start e End . Il carico pianificato esprime il carico di lavoro da eseguire durante il periodo. È espresso in giorni o ore.
Il ciclo di vita di un'attività è presentato in ciclo di vita.
Il Workload performed campo espresso anche in giorni e ore, consente di aggiornare manualmente l'avanzamento dell'attività rispetto al carico di lavoro pianificato.
La percentuale Progress status dell'attività viene aggiornata automaticamente in base ai compiti svolti dagli operatori coinvolti. Può essere immesso manualmente.
Queste informazioni possono essere visualizzate nella dashboard attività.
È visibile anche nella scheda della campagna.
Se la data di fine del programma di esecuzione dell'attività è stata raggiunta ma l'attività non è stata completata, l'attività sarà Late . Un messaggio di avviso verrà inoltre visualizzato agli operatori di avvisi.
Per ulteriori informazioni, fare riferimento allo stato di avanzamento di un'attività .

Spese e ricavi

È possibile definire le spese correlate e le entrate previste per ogni attività. Questi saranno calcolati e quindi consolidati per la campagna alla quale è allegato l'attività.
Per specificare queste informazioni, fare clic sull’ Expenses and revenue icona nella barra degli strumenti delle attività.
Per impostazione predefinita, il budget addebitato è il budget della campagna a cui è associato l'attività. Viene visualizzata nei dettagli dell’attività.
Per ulteriori informazioni sulle spese e i budget, vedere Impegno, calcolo e addebito dei costi .
In questa finestra è inoltre possibile definire gli obiettivi da raggiungere. Gli obiettivi sono espressi in termini di entrate previste per l'attività.

Fornitori di servizi

Un provider di servizi esterno può essere coinvolto nella gestione di un'attività.
A questo scopo, modificare le proprietà dell'attività e selezionare il provider di servizi interessato. Le categorie di costi associate al fornitore del servizio vengono automaticamente elencate nella sezione centrale della finestra.
Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un provider di servizi e le relative categorie di costi.
Selezionare le categorie di costi relative all'esecuzione dell'attività. A tal fine, selezionare il tipo di costo e, se necessario, aggiungere un importo a supplemento.
Il metodo di gestione dei bilanci e dei costi è presentato in Controllo dei costi .
Quando un provider di servizi è selezionato, viene visualizzato nel dashboard attività:

Operazioni ritardate

Un'attività è in ritardo se ha raggiunto la data di fine senza che lo stato cambi in Finished . Per impostazione predefinita, nessun operatore viene avvertito quando un'attività è in ritardo. Potete configurare la distribuzione di un messaggio e-mail di notifica: tutti gli operatori possono essere informati anche se non partecipano all'attività.
Passare alla Resources casella e aggiungere l'operatore al Assignation campo. Per inviare notifiche a più utenti, selezionate un gruppo di operatori.

Notifiche iniziali

Quando crei o modifichi un'attività con una data di inizio futura, Adobe Campaign offre di inviare un'e-mail alla persona responsabile dell'attività per informarla dell'inizio.
Tuttavia, se l'attività che si sta creando è molto lontana, potrebbe essere preferibile pianificare la notifica da inviare prima dell'inizio dell'attività. Ad esempio, se l'attività inizia entro un mese, è possibile avvisare la persona responsabile di essa una settimana prima dell'inizio.
Per pianificare una notifica, andate alla Resources casella e utilizzate il Initial notification campo.
  • Per le attività all'interno delle campagne, selezionare una data e un'ora specifiche.
  • Per le attività all'interno dei modelli di campagna, l'ora di notifica è espressa come l'ora rimanente prima dell'inizio dell'attività (ad esempio, se si immette 2 d nel Initial notification campo, l'e-mail verrà inviata 2 giorni prima della data di inizio dell'attività).
Se hai pianificato una notifica, quando salvi l'attività, Adobe Campaign continua a offrire di inviare una notifica immediatamente. Puoi decidere di inviarlo e questo non sostituirà la notifica pianificata.

Attività collegata a un programma

Potete creare attività direttamente in un programma per gestire azioni relative alla loro organizzazione globale e non a una campagna specifica (ad esempio, una riunione per discutere il tema delle prossime campagne all'interno del programma). L'attività verrà visualizzata nella pianificazione del programma.
Per creare un'attività collegata direttamente a un programma:
  1. Aprire la pianificazione del programma: nella home page, passare a Campaigns > Browse > Other choices > Programs . Il programma complessivo si apre nella sezione destra della finestra.
  2. Nella pianificazione, fate clic sul programma desiderato: viene visualizzata una finestra con il programma.
  3. In questa finestra, fate clic su Open . Viene aperta la pianificazione del programma.
  4. Fate clic sul Add pulsante sopra la pianificazione a destra, quindi fate clic su Add a task .

Disponibilità dell'operatore

Nel dashboard attività, un'icona accanto al nome dell'operatore indica che sta già lavorando su un'altra attività o un altro evento durante il periodo coperto dall'attività. (Attività di cui l’operatore è responsabile o partecipa: viene visualizzato nel Assigned to campo o nella casella delle attività Resources ).

Attività in un flusso di lavoro

L'utilizzo di un Task elemento nel flusso di lavoro di una campagna consente di definire due scenari a seconda che l'attività sia approvata o meno.
Nei flussi di lavoro della campagna, l' Task attività si trova nella Flow control scheda.

Tipi di attività

Quando create attività tramite una campagna, potete creare attività specifiche. Il tipo di attività è definito nel modello selezionato.
È possibile pianificare le attività seguenti:
  • Control task , fare riferimento alle attività di controllo,
  • Marketing resource creation task , fare riferimento all'attività di raggruppamento,
  • Grouping task , fare riferimento all'attività di raggruppamento,
  • Notification task , fare riferimento all'attività Attività di notifica Notifica.
Control task e Grouping le attività possono essere create solo tramite il dashboard della campagna. Vengono visualizzati nella mappa attività dell'operatore al quale sono assegnati. Vedere Accesso alle attività .

Attività di controllo

A Control task è collegata all'approvazione della consegna: approvazione di targeting, contenuto, file di estrazione, budget o prova.
Una volta creata, l'attività viene aggiunta al dashboard della campagna.
Potete quindi modificarlo e specificarne i parametri.

Attività di creazione delle risorse di marketing

Un'attività di creazione delle risorse di marketing può essere utilizzata per gestire la creazione e la pubblicazione di una risorsa di marketing. Se gestite una risorsa tramite un’attività e non tramite la risorsa stessa, potete:
  • Controllare il processo di creazione delle risorse tramite una campagna.
  • Visualizzare il processo di creazione delle risorse in una pianificazione.
  • Gestire il processo di creazione delle risorse (promemoria, notifiche).
  • Calcolare e controllare i costi collegati alla creazione delle risorse.
  • Approvare e pubblicare la risorsa tramite l'attività (se è abilitata l'opzione pertinente).

Interazione tra l'attività e la risorsa collegata

L’attività di creazione delle risorse di marketing interagisce con la risorsa collegata. Ciò significa:
  • Il programma di creazione delle risorse e i costi ad esso collegati vengono gestiti tramite l'attività.
  • Gli operatori possono lavorare sulla risorsa come normale (download o caricamento, blocco e sblocco): questo non influisce sull'attività.
  • L'approvazione e la pubblicazione delle risorse possono essere effettuate tramite l'attività: se l’ Publish the marketing resource opzione è attivata, la risorsa viene approvata e pubblicata automaticamente al termine dell’attività. Se l'opzione non è abilitata, l'attività e la risorsa non interagiscono: agire su uno non influenzerà l'altro.
    È possibile utilizzare una serie di attività collegate per definire un ciclo di approvazione completo. Selezionare l' Publish the marketing resource opzione solo per l'ultima attività: per pubblicare la risorsa, è necessario completare tutte le attività. Inoltre, quando crei un'attività di risorse marketing figlio, la risorsa verrà selezionata automaticamente nell'attività secondaria.
    • Tramite la risorsa : se si sottomette la risorsa per l'approvazione o l'approvazione, queste azioni non influiranno sull'attività.
    • Tramite l'attività : se l’ Publish the marketing resource opzione è selezionata, la risorsa viene approvata e pubblicata automaticamente al termine dell’attività (vedi sopra). Se l'opzione non è selezionata, l'attività e la risorsa non interagiscono: agire su uno non influenzerà l'altro.

Configurazione di un’attività di creazione di risorse di marketing

La persona che esamina l'attività non è necessariamente la stessa persona che controlla il contenuto definito nella risorsa. Tuttavia, se l' Publish the marketing resource opzione è selezionata (vedere di seguito), il revisore delle attività è autorizzato ad approvare il contenuto della risorsa, mentre il completamento dell'attività approva automaticamente la risorsa (o, se non è definito alcun revisore, il manager attività).
Nel Marketing resource campo, definire la risorsa da gestire tramite questa attività. È possibile:
  • Selezionate una risorsa esistente: l’elenco a discesa offre tutte le risorse con lo stato Being edited .
  • Creazione di una risorsa: fate clic sull' Select the link icona, quindi fate clic sull' Create icona.
L' Publish the marketing resource opzione consente di automatizzare la pubblicazione delle risorse: una volta eseguita l'attività, Finished lo stato della risorsa passa automaticamente a Published , anche se non è stata inviata per l'approvazione o approvata, anche se il revisore che ha completato l'attività non è il revisore del contenuto definito nella risorsa.
Il Publish the resource pulsante è reso disponibile e il revisore della pubblicazione delle risorse riceve un messaggio e-mail di notifica per informarlo che è pronto per essere pubblicato. Nella Edit > Tracking scheda diventano visibili la revisione e la pubblicazione da parte del revisore delle attività. Se è stato definito un flusso di lavoro di post-elaborazione delle risorse, questo viene eseguito ora.

Attività di raggruppamento

L'attività Grouping task di tipo consente di raggruppare diverse attività e sincronizzare la gestione dell'avanzamento e la relativa approvazione.
Le attività di raggruppamento non hanno spese o risorse collegate.
Tutte le attività raggruppate in un'attività di raggruppamento possono essere visualizzate sulla propria dashboard. Questo consente di filtrare l'elenco delle attività in modo da visualizzare solo quelle che interessano l'utente.
Le attività di raggruppamento dispongono di un collegamento che consente di creare facilmente un’attività raggruppata.
Per creare un’attività raggruppata basata su un’attività di raggruppamento, andate alla dashboard della campagna e fate clic sul nome dell’attività di raggruppamento per visualizzarne la descrizione, quindi fate clic Add a task .
Tuttavia, se è già stata creata un'attività che si desidera collegare a un'attività di raggruppamento, è possibile eseguire questa operazione tramite il Linked to campo della Properties casella.

Attività di notifica

Le attività di notifica consentono di pianificare le consegne tramite e-mail (a un operatore, a un gruppo di operatori, a un fornitore di servizi, ecc.). Questo consente di pianificare promemoria, ad esempio per informare un utente che una campagna è in fase di completamento o per inviare documenti prima dell’inizio di una campagna in modo che gli operatori possano prepararla. Questo significa che puoi tenere traccia delle comunicazioni all'interno della campagna o del programma e controllare da vicino le azioni eseguite.

Ciclo di vita

Le attività di notifica non richiedono l'approvazione. Ciò significa che il loro ciclo di vita è più semplice di quello di un compito standard:
Un'attività di notifica può avere i seguenti stati:
  • Scheduled fino a quando l’e-mail non è stata inviata
  • In progress una volta inviato il messaggio e-mail e fino alla data di fine
  • Finished una volta raggiunta la data di fine.

Configurazione

Durante la creazione, nell'attività devono essere inseriti i seguenti elementi:
  • Assigned to : l’operatore o il gruppo di operatori che riceverà l’e-mail. Se si riassegna l'attività una volta che l'e-mail è stata inviata, l'e-mail non verrà inviata al nuovo operatore (per fare ciò, è necessario reinizializzare l'attività e modificarne la data di inizio).
  • Data inizio attività: data in cui verrà inviato il messaggio e-mail di notifica. Tale data deve avvenire in futuro al momento della registrazione dell'attività.
  • Data fine attività: data in cui lo stato dell'attività cambia in Finished . Per impostazione predefinita, la data di fine è identica alla data di inizio. Tuttavia, l'assegnazione di una durata all'attività consente di simboleggiare il tempo necessario all'operatore per agire nella pianificazione.
  • Description : il testo inserito qui verrà visualizzato nel corpo del messaggio e-mail di notifica.
È possibile aggiungere un allegato all'attività e all'e-mail di notifica. A tal fine, fate clic sull’ Documents icona nella barra degli strumenti, nell’angolo in alto a destra.

Ciclo di vita

Stato di esecuzione di un'attività

Gli stati delle attività possono essere visualizzati nella mappa delle attività. Lo stato di esecuzione di un'attività viene aggiornato automaticamente in base alle azioni dell'operatore.
Un'attività può essere: Scheduled , In progress , Finished , Canceled , Pending approval o Rejected .
  • Quando viene creata un'attività, si verifica Scheduled se la data di inizio è futura. Mantiene questo stato fino al raggiungimento della data di inizio.
  • Una volta avviata, l'attività è In progress . Quando la persona responsabile dell'attività la chiude, cambia in Finished .
  • Se è stato definito un revisore, l'attività sarà Pending approval una volta che il responsabile la chiuderà e finché il revisore non lo approverà. Se il revisore lo rifiuta, l'attività sarà Rejected .
  • Un'attività può essere annullata dalla persona responsabile tramite il dashboard o il Task map pulsante facendo clic sul Cancel pulsante.
  • Per pianificare un'attività, inserire una data di inizio futura. Puoi quindi inviare una prima notifica agli operatori Adobe Campaign coinvolti nell'esecuzione dell'attività. Vedere Ciclo di vita completo delle attività.
  • Lo stato dell'attività viene aggiornato automaticamente.
  • Anche se il periodo di validità è terminato, le attività non chiuse vengono comunque visualizzate nell'elenco delle attività in corso. Un avviso avvisa gli operatori che l'attività è in ritardo.

Stato di avanzamento di un'attività

Oltre allo stato di esecuzione, un'attività può essere associata a uno stato di avanzamento: Late , To approve , To do today o To do this week . Queste informazioni vengono inserite automaticamente in base alla programmazione delle attività.
È possibile filtrare l'elenco delle attività in base allo stato di avanzamento o di processo.
Per ulteriori informazioni, vedere Accesso alle attività .

Ciclo di vita completo delle attività

Di seguito sono riportate le fasi di un ciclo completo di vita dell'attività per le quali la persona responsabile ha definito partecipanti e revisori.
  1. Il responsabile crea l'attività ed entra nei vari campi. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una nuova attività .
    Quando create e modificate un'attività pianificata in futuro (fino a quando la data di inizio dell'attività non viene raggiunta), è possibile inviare una notifica ai partecipanti e ai manager per informarli che è stata pianificata una nuova attività.
    Per inviare la prima notifica, fate clic su Yes . Questa notifica informa l’utente dell’attività successiva e include dettagli sul contenuto e sul numero di giorni rimanenti fino alla scadenza.
    Quando un'attività viene creata e pianificata per il futuro, il suo stato è Scheduled .
  2. Nella data di inizio dell'attività, la persona responsabile e i partecipanti ricevono una notifica in cui si informa che l'attività è iniziata. Il suo stato cambia in In progress .
  3. Dopo aver completato la sezione assegnata, i partecipanti possono approvare l'attività:
    • tramite l’e-mail di notifica.
    • tramite la console o l’interfaccia Web, nel quadro comandi.
  4. Ogni volta che un partecipante approva un processo, lo stato di avanzamento dell’attività viene aggiornato.
  5. Il revisore riceve un messaggio e-mail di notifica in cui gli viene comunicato che l'operatore ha completato la sezione assegnata.
    Possono seguire i progressi nella dashboard attività.
  6. Una volta che il responsabile dell'attività ha deciso che è stata completata, può chiuderla, utilizzando il collegamento contenuto nel messaggio e-mail di notifica inviato all'avvio dell'attività, nella console o nell'interfaccia.
    Il responsabile di un'attività può chiuderla in qualsiasi momento, anche se mancano le approvazioni. Lo stato di avanzamento cambia automaticamente a 100%.
  7. Lo stato dell'attività cambia in To approve , e viene inviata una notifica al revisore.
    Approvano l’attività tramite l’e-mail di notifica, la console o l’interfaccia Web.
    Possono agire tramite il dashboard della campagna:
    Possono inoltre utilizzare il pulsante di approvazione attività:
    Lo stato dell'attività cambia solo To approve se è stata attivata l' Enable task validation opzione nella Resources finestra dell'attività. Se il revisore rifiuta l'attività, il suo stato cambia in Rejected e il ciclo di vita dell'attività si riavvia automaticamente.
  8. Lo stato dell'attività cambia in Finished . Viene inviata una notifica a tutte le persone coinvolte.
    Al termine di un'attività, il suo ciclo di vita può essere reinizializzato dalla persona responsabile. A questo scopo, aprite l’attività e fate clic sul Reset task to execute it again... collegamento nella parte inferiore del dashboard.