Utilizzo degli elenchi A-do working-with-to-do-lists

Quando si visualizzano gli elenchi A-do, è possibile che vengano visualizzate le attività di un processo aziendale assegnato all'utente o a qualsiasi gruppo a cui appartiene o che sono le attività condivise di altri utenti. È possibile aprire, lavorare e completare le attività in base alle esigenze, ad esempio approvare o rifiutare una richiesta o aggiungere ulteriori informazioni. Dopo aver completato un'attività, questa viene inviata alla persona successiva nel processo aziendale,

Informazioni sugli elenchi Da fare about-todo-lists

L’area di lavoro di AEM Forms presenta i tre tipi seguenti di elenchi Da eseguire:

È possibile eseguire alcune azioni senza aprire l'attività facendo clic sulle icone visualizzate quando si posiziona il puntatore del mouse su un'attività.

Attività tipiche typical-tasks

Quando si apre e si lavora su un'attività, gli strumenti disponibili dipendono dall'attività. Per diverse attività è necessario eseguire diverse azioni e, per questo motivo, alcuni strumenti potrebbero non essere disponibili. Di seguito sono descritte le attività tipiche che è possibile ricevere.

Fornire informazioni: Viene visualizzata un’attività che richiede la compilazione e l’invio di un modulo.

Informazioni sulla revisione: Ricevi un’attività che richiede di rivedere le informazioni e di disconnettersi dal contenuto.

Recensione multiutente: Ricevi un’attività contemporaneamente da altri utenti. Tu e gli altri utenti dovete fornire informazioni o rivedere il contenuto, o entrambi. Con questo tipo di attività possono essere disponibili i seguenti strumenti:

Gli strumenti aggiuntivi che possono essere disponibili con una delle attività di cui sopra includono:

Apertura delle attività opening-tasks

È possibile aprire e bloccare le attività dall'elenco To-do o reclamare e aprire le attività da un gruppo o dall'elenco To-do condiviso. Quando si apre un'attività, questa viene visualizzata nel riquadro principale. Le altre attività vengono visualizzate nell'elenco delle attività accanto all'elenco A.

Se esiste un URL di riepilogo attività, viene visualizzata la visualizzazione Riepilogo attività per impostazione predefinita, anziché il modulo associato a un'attività. Anche quando un utente abilita l’opzione "Apri il modulo in modalità ingrandita" in Assegna attività, il modulo non si apre in modalità ingrandita.

Aprire e bloccare un'attività dall'elenco open-and-lock-a-task-from-your-list

Quando si apre un'attività dall'elenco A, se l'elenco è condiviso, è possibile bloccare l'attività per impedire a un altro utente che ha accesso all'elenco di lavorare sull'attività.

Aprire e richiedere un'attività da un elenco condiviso o di gruppi open-and-claim-a-task-from-a-shared-or-group-list

Quando si apre e si dichiara un'attività da un gruppo o da un elenco condiviso, l'attività viene spostata dal gruppo o dall'elenco condiviso nel proprio elenco di attività individuale. Ad altri utenti con accesso all’elenco non è consentito lavorare sull’attività.

Utilizzo delle attività working-with-tasks

Dopo aver aperto un'attività, le schede visualizzate nel riquadro principale e gli strumenti disponibili dipendono dall'attività. Le schede che potresti vedere sono descritte di seguito:

Riepilogo attività: Quando si apre un'attività, il riquadro Riepilogo attività consente di visualizzare informazioni sull'attività, se esistente, utilizzando un URL specificato nel processo al passaggio Assegna attività. È possibile visualizzare informazioni aggiuntive e rilevanti relative a un'attività utilizzando il riquadro di riepilogo attività per aggiungere ulteriori valori all'utente finale dell'area di lavoro di AEM Forms. Questa scheda non è disponibile, se l’URL di riepilogo attività non esiste.

Dettagli: Fornisce alcune informazioni sull'attività corrente e sul processo a cui appartiene.

Modulo: Visualizza il modulo associato all’attività. Il modulo può essere di molti tipi di file, inclusi file PDF, HTML, Guide e SWF. Per raccogliere informazioni, il modulo può avere l’aspetto di un modulo normale stampabile o basato su Web oppure può essere utilizzato come guida attraverso una serie di pannelli in stile guidato.

Cronologia: Elenca le attività che fanno parte dell'istanza di processo e il modulo associato, le assegnazioni delle attività e gli allegati per ogni attività.

Allegati: Visualizza gli allegati esistenti associati all'attività e, se necessario, aggiunge gli allegati.

Note: Visualizza le note esistenti associate all'attività e, se necessario, aggiunge note.

Quando si lavora a un'attività, di seguito sono descritti gli strumenti che è possibile visualizzare e le azioni che è possibile eseguire.

Inoltrare, condividere o consultare un'attività forward-share-or-consult-on-a-task

È possibile inoltrare un'attività insieme a note o allegati a un altro utente o condividere l'attività o consultare l'attività con un altro utente. Se si modificano i dati del modulo associati a un'attività, salvare il modulo come bozza prima di inoltrare, condividere o consultare l'attività. In caso contrario, l’attività viene inviata senza il modulo aggiornato. Dopo aver inoltrato e condiviso un'attività, l'utente che riceve l'attività può reclamarla e completarla o restituirla. Se si consulta un’attività, l’utente può solo restituirla.

Restituire un’attività return-a-task

Esegui attività offline take-a-task-offline

Può essere consentito lavorare su un'attività offline e successivamente inviare il relativo modulo da Adobe® Reader® o Adobe® Acrobat® Professional o Adobe® Acrobat® Standard. Quando il modulo viene inviato, il client e-mail viene avviato con l’indirizzo e-mail del server appropriato. È quindi possibile inviare il modulo completato al server tramite e-mail.

Utilizzare gli allegati work-with-attachments

È possibile aggiungere, aggiornare, eliminare o salvare localmente gli allegati.

Aggiungere un allegato

Visualizzare un allegato

Salvare un allegato localmente

Aggiornare un allegato

Eliminare un allegato

Salvare il lavoro senza completare l’attività save-your-work-without-completing-the-task

Completamento delle attività completing-tasks

La modalità di completamento di un'attività dipende dall'attività stessa e dal ruolo svolto nel processo. È possibile che ti venga chiesto di approvare o negare una richiesta, fornire contenuto, rivedere e verificare le informazioni o indicare che hai agito.

Puoi completare un’attività in vari modi:

Quando si completa un'attività, a seconda dell'attività, potrebbe apparire una finestra di dialogo di conferma che riafferma l'azione. Ad esempio, potrebbe essere visualizzata una finestra di dialogo che richiede di attestare la validità delle informazioni fornite.

Completa un’attività complete-a-task

Attività di approvazione in blocco bulk-approve-tasks

È possibile inviare più attività dall'elenco A fare. È possibile inviare insieme solo i task dello stesso processo, con gli stessi nomi di task e le stesse opzioni di route.

Partecipazione alle attività tramite e-mail participating-in-tasks-through-email

Puoi ricevere e completare le attività tramite e-mail. Partecipare alle attività tramite e-mail elimina la necessità di controllare regolarmente l'elenco A-do per le nuove attività o controllare la pagina Tracking per verificare lo stato di un'attività.

Innanzitutto, imposta le preferenze dell’area di lavoro di AEM Forms per ricevere le notifiche e-mail. L’area di lavoro di AEM Forms può inviare notifiche e-mail per attività nell’elenco A-do o in qualsiasi elenco A-do del gruppo a cui appartieni. L’amministratore determina quando i messaggi di notifica e-mail vengono inviati e chi li riceve.

I messaggi e-mail possono contenere un collegamento che apre l’attività nell’area di lavoro di AEM Forms, un allegato del modulo utilizzato per l’attività o azioni per completare l’attività tramite e-mail. Se un modulo è incluso nel messaggio e-mail, è possibile aprire il modulo e completare l’attività se nel modulo sono presenti i pulsanti per completare l’attività. Se le azioni per completare l’attività sono incluse nel messaggio e-mail, puoi completare l’attività facendo clic sulle azioni contenute nell’e-mail o rispondendo all’e-mail con l’azione digitata come prima riga nel corpo dell’e-mail.

Quando si completa un'attività tramite e-mail, l'attività viene rimossa dall'elenco A-do nell'area di lavoro di AEM Forms.

Ricevi messaggi di notifica e-mail receive-email-notification-messages

Partecipazione a attività tramite dispositivi mobili participating-in-tasks-through-mobile-devices

Puoi utilizzare l’app Workspace di AEM Forms per partecipare alle attività dal tuo dispositivo mobile. Prima di installare l’applicazione, rivolgiti all’amministratore di sistema per assicurarti che l’organizzazione supporti l’utilizzo dell’app Workspace di AEM Forms.

Informazioni su scadenze e promemoria about-deadlines-and-reminders

A scadenza determina la data e l’ora in cui è necessario completare un’attività. Quando una scadenza viene superata, il server indirizza l'attività al passaggio successivo del processo (che può essere l'elenco To-do di un altro utente) e quindi sull'attività viene visualizzata l'icona della scadenza. L’icona della scadenza viene visualizzata indipendentemente dalle regole associate al processo.

A promemoria notifica un'attività che richiede attenzione. I promemoria si verificano in un momento predeterminato e quindi a intervalli regolari fino a quando non si completa l'attività associata. Quando ricevi un promemoria, sull’attività viene visualizzata l’icona del promemoria.

Il processo aziendale determina il comportamento e la tempistica di scadenze e promemoria. Non tutti i processi hanno scadenze e promemoria. L’amministratore specifica se le notifiche e-mail vengono inviate per scadenze e promemoria. Puoi impostare le tue preferenze se ricevere notifiche e-mail.

Utilizzo delle attività dalle code di gruppo e condivise working-with-tasks-from-group-and-shared-queues

Tutte le attività assegnate all'utente vengono visualizzate nell'elenco Da fare (coda).

Nella pagina Da fare vengono visualizzati nel riquadro a sinistra anche gli elenchi dei gruppi e delle operazioni condivise a cui si ha accesso. È possibile completare le attività da qualsiasi elenco A-do a cui si ha accesso.

Un elenco di operazioni di gruppo può avere più di un membro. Un amministratore imposta gli elenchi di attività del gruppo in base ai requisiti specifici dell'organizzazione. Gli elenchi di attività di gruppo forniscono un modo per distribuire il lavoro tra diverse persone che condividono responsabilità simili.

Ad esempio, ogni membro del team elabora i moduli di richiesta di prestito. Tutte queste attività vengono inviate a un elenco di attività del gruppo a cui ogni membro del gruppo ha accesso. Ogni membro del gruppo può accedere alle attività dall'elenco A-do.

Un elenco di cose da fare condivise viene visualizzato quando un altro utente condivide con te il proprio elenco di cose da fare o condivide esplicitamente con te un'attività. È quindi possibile visualizzare le attività nell’elenco Da fare dell’utente e completarle per conto di quest’ultimo. Ad esempio, se ti trovi in vacanza, puoi scegliere di condividere la tua lista di cose da fare con un collega che completa le tue attività mentre sei via.

Per lavorare su un'attività da un gruppo o da un elenco Condivisi A, registrare prima l'attività. Diventa quindi proprietario dell’attività fino a quando non la completa o la inoltra a un altro utente.

Condivisione delle code sharing-queues

È possibile condividere l'elenco To-do con un altro utente, che può quindi visualizzare le nuove attività nell'elenco To-do e agire su di esse per conto proprio. Se nell'elenco Da eseguire sono presenti attività prima di condividere l'elenco Da fare, l'altro utente non può visualizzarle. L'utente può visualizzare e richiedere solo le attività che arrivano nell'elenco Da fare dopo aver concesso l'accesso all'elenco Da fare.

Tieni presente che per consentire a un utente di visualizzare un'attività in una coda condivisa, il designer del processo deve abilitare l'opzione Aggiungi ACL per coda condivisa nella scheda Elenco controllo accesso attività (ACL) del servizio utente.

Condividere la coda

Accesso ad altre code accessing-other-queues

È possibile richiedere l’accesso all’elenco To-do di un altro utente per visualizzare e richiedere eventuali nuove attività nell’elenco To-do dell’utente.

Quando si richiede l'accesso all'elenco To-do di un altro utente, l'utente riceve un'attività nel proprio elenco To-do per approvare o negare la richiesta. Una volta completata l'attività, l'utente riceverà una notifica nell'elenco A-do.

Se si dispone dell'accesso all'elenco To-do di un altro utente, non è possibile visualizzare le attività presenti nell'elenco To-do dell'utente prima che sia stato concesso l'accesso. È possibile visualizzare solo le attività che arrivano nell’elenco A-do dell’utente dopo aver ottenuto l’accesso all’elenco A-do.

Accedere a un'altra coda

Impostazione delle preferenze fuori sede setting-out-of-office-preferences

Se si prevede di uscire dall'ufficio, è possibile specificare cosa accade alle attività assegnate per quel periodo.

Puoi specificare una data e un’ora di inizio e una data e un’ora di fine per rendere effettive le impostazioni fuori sede. Se il fuso orario è diverso dal server, viene utilizzato quello del server.

È possibile impostare una persona predefinita a cui vengono inviate tutte le attività. È inoltre possibile specificare le eccezioni per le attività di processi specifici da inviare a un utente diverso o da rimanere nell'elenco Da fare fino a quando non si ritorna. Se la persona designata è anche fuori dall'ufficio, l'attività va all'utente che ha designato. Se l'attività non può essere assegnata a un utente che non è fuori ufficio, l'attività rimane nell'elenco A-do.

Impostare le preferenze fuori sede set-out-of-office-preferences