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Configurare l'impostazione Fuori sede

Se prevedete di uscire dall'ufficio, potete specificare cosa accade agli elementi assegnati a quel periodo.
È possibile specificare una data e un'ora di inizio e una data e un'ora di fine affinché le impostazioni fuori sede siano attive. Se vi trovate in un fuso orario diverso dal server, il fuso orario utilizzato è quello del client.
Potete impostare una persona predefinita alla quale vengono inviati tutti gli elementi. È inoltre possibile specificare eccezioni per gli elementi provenienti da processi specifici da inviare a un altro utente o da rimanere nella Posta in arrivo fino al ritorno. Se anche la persona designata è fuori ufficio, l'elemento va all'utente che ha designato. Se l’elemento non può essere assegnato a un utente che non è fuori ufficio, l’elemento rimane nella Casella in entrata.
Potete separare la delega degli elementi in base ai modelli di workflow. Ad esempio, puoi assegnare all'utente A un elemento correlato al Flusso di lavoro A e a un elemento correlato al Flusso di lavoro B è assegnato all'utente B.
  • Quando si attiva l'impostazione Fuori sede, tutti gli elementi disponibili nella casella in entrata, prima di attivare l'impostazione, rimangono nella inbox. Vengono delegati solo gli elementi ricevuti dopo l'attivazione dell'impostazione.
  • Quando disattivate l'impostazione Fuori sede, gli elementi delegati non vengono automaticamente assegnati. È possibile utilizzare la funzionalità di attestazione per assegnare elementi.
  • Quando l'utente A delega gli elementi all'utente B e l'utente B delega ulteriormente all'utente C, gli elementi vengono assegnati solo all'utente C e non all'utente B.
  • In presenza di un ciclo di assegnazione, le attività restano invariate rispetto all'utente originale. Ad esempio, quando l'utente A delega gli elementi all'utente B, l'utente B delega l'utente C, l'utente C delega l'utente D e l'utente D delega l'utente B, viene creato un ciclo. In questa situazione, l’elemento rimane unito all’utente originale. L'utente A è l'utente originale nell'esempio precedente.

Attiva l’impostazione Fuori sede per l’account

Effettuate le seguenti operazioni per abilitare l'impostazione Fuori sede per il vostro account e delegare gli elementi in entrata a un altro utente:
  1. Accedi alla tua istanza di AEM. Toccate l’icona e toccate Visualizza tutto . Viene visualizzato un elenco degli elementi della inbox.
  2. Toccate l’icona o Selettore vista accanto al pulsante Crea e toccate Impostazioni . Viene visualizzata la finestra di dialogo delle impostazioni.
  3. Aprite la scheda Fuori sede nella finestra di dialogo delle impostazioni.
  4. Toccate il pulsante Attiva/Disattiva per attivare l’impostazione Fuori sede.
  5. Specificate l’ora di inizio e l’ora di fine per l’impostazione. Gli elementi sono delegati solo durante il periodo specificato. Lasciate vuoto il campo Ora ​fine per delegare gli elementi per un periodo di tempo indefinito.
  6. Selezionare la casella di controllo Inoltra gli elementi durante questo periodo . Se non selezionate l'opzione e non specificate un assegnatario, gli elementi non verranno inoltrati ad alcun utente. Anche se siete lontani e l’impostazione è attivata, gli elementi rimangono nella Posta in arrivo.
  7. Toccate Aggiungi assegnatario . Specificate un utente nel campo Assegnatario a cui delegare gli elementi. Specificate il modello di flusso di lavoro da delegare all’utente specificato. Potete selezionare più modelli di workflow.
    Inoltre, per assegnare tutti gli elementi, indipendentemente dal modello di workflow, a un particolare utente, selezionare Tutti i flussi di lavoro dall'elenco a discesa Modello flusso di lavoro.
    Per assegnare elementi a un utente specifico per tutti i modelli di workflow, ad eccezione di alcuni, selezionare Tutti i flussi di lavoro dall'elenco a discesa Modello flusso di lavoro, toccare + Aggiungi eccezioni ​e specificare i modelli di workflow da escludere.
    Ripetere il passaggio per aggiungere altri assegnatari.
    L'ordine degli assegnatari è importante. Quando un elemento viene assegnato a un utente che ha attivato l'impostazione fuori sede, l'elemento viene valutato rispetto all'elenco assegnatari specificato nell'ordine in cui vengono aggiunti gli assegnatari. Quando un elemento soddisfa i criteri, viene assegnato all'assegnatario e l'assegnatario successivo non viene selezionato.
  8. Toccate Salva . L'impostazione ha effetto alla data e all'ora di inizio specificate. Se accedete mentre siete fuori dall'ufficio, non sarete considerati in ufficio finché non cambiate le impostazioni.
Ora, gli elementi assegnati durante il periodo di tempo Fuori sede vengono automaticamente assegnati all'assegnatario specificato.
(Solo per gli elementi del flusso di lavoro incentrati su Forms) Abilitare l'opzione Consenti all'assegnatario di delegare utilizzando l'opzione "Fuori sede" del passaggio dell'attività ​Assegna nel flusso di lavoro. Solo gli elementi con la suddetta opzione abilitata sono delegati ad altri utenti.

Limitazioni

  • L'assegnazione di elementi a un gruppo non è supportata.
  • Al momento l'abilitazione di Out of Office per le attività di progetto non è supportata.