To Do リストの操作 working-with-to-do-lists

TODO リストを表示すると、ビジネスプロセスから自分に割り当てられたタスク、自分が属するグループに割り当てられたタスク、または他のユーザーと共有しているタスクが表示されます。リクエストの承認または却下、詳細情報の追加など、必要に応じてタスクを開き、操作し、完了できます。タスクを完了すると、ビジネスプロセスの次のユーザーにタスクが送信されます。

TODO リストについて about-todo-lists

AEM Forms Workspace には次の 3 種類の TODO リストがあります。

一部のアクションは、タスクの上にポインタを合わせたときに表示されるアイコンをクリックして、タスクを開かずに実行できます。

一般的なタスク typical-tasks

タスクを開いて操作する場合、使用できるツールはタスクによって異なります。タスクに応じて異なるアクションを実行する必要があるため、一部のツールを使用できる場合と使用できない場合があります。受け取る可能性のある一般的なタスクを以下に示します。

上記のタスクのいずれかで使用できる追加のツールは、次のとおりです。

タスクを開く opening-tasks

自分の TODO リストのタスクを開いてロックしたり、グループまたは共有の TODO リストのタスクを要求して開いたりできます。タスクを開くと、メインウィンドウに表示されます。その他のタスクは、TODO リストの横のタスクリストに表示されます。

タスクのサマリー URL が存在する場合は、タスクに関連付けられたフォームの代わりに、タスクのサマリービューがデフォルトで開きます。「タスクを割り当て」で「最大化モードでフォームを開く」オプションを有効にしても、フォームは最大化モードで開きません。

リストからタスクを開いてロックする open-and-lock-a-task-from-your-list

TODO リストからタスクを開く際にリストが共有されている場合は、タスクをロックして、リストにアクセスできる別のユーザーがタスクを操作しないようにすることができます。

共有リストまたはグループリストのタスクを開いて要求 open-and-claim-a-task-from-a-shared-or-group-list

グループリストまたは共有リストのタスクを開いて要求すると、そのタスクは個人の TODO リストに移動します。該当するリストへのアクセス権限を持つ他のユーザーは、タスクを操作できなくなります。

タスクの使用 working-with-tasks

タスクを開いた後に、メインパネルに表示されるタブや使用できるツールは、タスクによって異なります。表示されるタブについて以下に示します。

タスクを操作するときに、表示されるツールおよび実行できるアクションを、以下に示します。

タスクの転送、共有、問い合わせ forward-share-or-consult-on-a-task

タスクをメモや添付ファイルと共に別のユーザーに転送したり、タスクを別のユーザーと共有したり、タスクについて別のユーザーに問い合わせたりすることができます。タスクに関連付けられているフォームデータを変更する場合は、タスクの転送、共有、問い合わせを行う前に、フォームをドラフトとして保存します。保存しない場合、タスクは更新されたフォームなしで送信されます。タスクを転送して共有すると、タスクを受け取ったユーザーは、そのタスクを要求して完了するか、元のユーザーに戻すことができます。タスクの問い合わせを行った場合、ユーザーはタスクを戻すことしかできません。

タスクを戻す return-a-task

タスクのオフライン化 take-a-task-offline

タスクをオフラインで作業し、後で Adobe® Reader®、Adobe® Acrobat® Professional、または Adobe® Acrobat® Standard からのフォームの送信が許可される場合があります。フォームが送信されると、メールクライアントが、適切なサーバーのメールアドレスを使用して起動されます。その後、完成したフォームをサーバーにメールで送信できます。

添付ファイルの操作 work-with-attachments

添付ファイルをローカルで追加、更新、削除または保存できる場合があります。

添付ファイルを追加

添付ファイルを表示

添付ファイルをローカルに保存

添付ファイルを更新

添付ファイルを削除

タスクを完了せずに作業内容を保存 save-your-work-without-completing-the-task

タスクの完了 completing-tasks

タスクを完了する方法は、タスク自体、およびプロセス内でのユーザーの役割によって異なります。リクエストの承認または却下、コンテンツの提供、情報のレビューと検証、またはアクションが完了したことの通知を求められる場合があります。

タスクは以下に示す様々な方法で完了できます。

タスクが完了すると、タスクに応じて、操作を再確認するための確認ダイアログボックスが表示されます。例えば、提供した情報が有効であることを保証するように要求するダイアログボックスが表示されます。

タスクを完了 complete-a-task

一括承認タスク bulk-approve-tasks

TODO リストからは複数のタスクを送信できます。タスク名とルートオプションが同じである同一のプロセスのタスクのみを一緒に送信できます。

メールを使用したタスクへの参加 participating-in-tasks-through-email

メールを受信してタスクを完了することができます。メールを使用してタスクに参加すると、TODO リストに新しいタスクがあるかどうかを定期的に確認したり、追跡ページでタスクのステータスを確認したりする必要がなくなります。

まず、メール通知を受信するように AEM Forms Workspace の環境設定を行います。AEM Forms Workspace では、ユーザーの TODO リストまたはユーザーが所属するグループの TODO リストにあるタスクに関して、メール通知を送信できます。メール通知メッセージを送信するタイミングやその受信者は、管理者が決定します。

メールメッセージには、AEM Forms Workspace でタスクを開くためのリンク、タスクに使用するフォームの添付ファイル、またはメールを使用してタスクを完了するためのアクションが含まれます。メールメッセージにフォームが含まれている場合、タスクを完了するためのボタンがフォームに組み込まれていれば、フォームを開いてタスクを完了できます。タスクを完了するためのアクションがメールメッセージに含まれている場合は、メールでアクションをクリックするか、メール本文の 1 行目にアクションを入力して返信することにより、タスクを完了できます。

メールを使用してタスクを完了すると、そのタスクは AEM Forms Workspace の TODO リストから削除されます。

メール通知メッセージを受信 receive-email-notification-messages

モバイルデバイスを介したタスクへの参加 participating-in-tasks-through-mobile-devices

AEM Forms Workspace アプリを使用して、モバイルデバイスからタスクに参加できます。このアプリケーションをインストールする前に、組織で AEM Forms Workspace アプリの使用がサポートされていることをシステム管理者に確認してください。

デッドラインとリマインダーについて about-deadlines-and-reminders

「デッドライン」は、タスクの完了期限となる日時を決定します。デッドラインを過ぎると、サーバーはタスクをプロセスの次のステップ（別のユーザーの TODO リストである可能性があります）にルーティングし、タスク上にデッドラインアイコンが表示されます。デッドラインアイコンは、プロセスに関連付けられているルールに関係なく表示されます。

「リマインダー」は、ユーザーが注意を向ける必要があるタスクをユーザーに通知します。リマインダーは、事前に設定された時刻に発生します。その後、関連付けられているタスクを完了するまで一定の間隔で発生します。リマインダーを受け取ると、リマインダーアイコンがタスクに表示されます。

デッドラインとリマインダーの動作およびタイミングは、ビジネスプロセスによって決定されます。デッドラインとリマインダーのないプロセスもあります。管理者は、デッドラインとリマインダーのメール通知を送信するかどうかを指定します。ユーザーは、メール通知を受信するかどうかを環境設定で指定できます。

グループキューと共有キューのタスクの操作 working-with-tasks-from-group-and-shared-queues

自分に割り当てられているすべてのタスクが TODO リスト（キュー）に表示されます。

自分がアクセス権を持つグループ TODO リストと共有 TODO リストも、TODO ページの左側のペインに表示されます。アクセス権のある任意の TODO リストのタスクを完了できます。

1 つのグループ TODO リストに、複数のメンバーが含まれる場合があります。管理者は、組織の特定の要件に基づいてグループ TODO リストを設定します。グループ TODO リストを使用すると、同様の責任を共有する複数のユーザーに作業を振り分けることができます。

例えば、チームの各メンバーがローンの申し込みフォームを処理するとします。これらのタスクはすべて、グループのすべてのメンバーがアクセス権を持つグループ TODO リストに送信されます。グループのそれぞれのメンバーが、その TODO リストからタスクにアクセスできます。

共有 TODO リストは、別のユーザーから TODO リストを共有されたとき、または明示的にあるタスクを共有されたときに表示されます。別のユーザーの TODO リスト内のタスクを表示し、そのユーザーに代わってタスクを完了できます。例えば、休暇を取る場合は、TODO リストを同僚と共有することを選択して、留守中に自分の代わりにタスクを完了してもらうことができます。

グループまたは共有の TODO リストからタスクを操作するには、まずタスクを要求します。その場合、タスクを完了するか別のユーザーに転送するまで、タスクの所有者になります。

キューの共有 sharing-queues

TODO リストを別のユーザーと共有すると、そのユーザーは TODO リスト内の新しいタスクを表示して、それらのタスクを代理として操作できます。TODO リストを共有する前に TODO リストにタスクが存在する場合、そのタスクは他のユーザーには表示されません。ユーザーは、TODO リストへのアクセス権を付与された後に TODO リストに追加されたタスクのみを表示および要求できます。

ユーザーが共有キュー内のタスクを表示するには、プロセスデザイナーが User サービスの「Task Access Control List (ACL)」タブで「Add ACL for Shared Queue」オプションを有効にする必要があります。

キューを共有

他のキューへのアクセス accessing-other-queues

別のユーザーの TODO リストに対するアクセス権をリクエストし、そのユーザーの TODO リスト内の新しいタスクを表示および要求することができます。

別のユーザーの TODO リストへのアクセス権をリクエストすると、そのユーザーは自分の TODO リストでリクエストを承認または却下するタスクを受け取ります。ユーザーがタスクを完了すると、リクエスト元のユーザーの TODO リストに通知が届きます。

別のユーザーの TODO リストへのアクセス権が付与された場合、アクセス権を付与される前にユーザーの TODO リストに存在していたタスクを表示することはできません。TODO リストへのアクセス権が付与された後にそのユーザーの TODO リストに追加されたタスクだけを表示できます。

別のキューにアクセス

不在時の環境設定の指定 setting-out-of-office-preferences

不在にする予定がある場合は、その期間に割り当てられるタスクに対して実行する操作を指定できます。

不在設定が有効になる開始日時および終了日時を指定するオプションがあります。タイムゾーンがサーバーとは異なる場合は、サーバーのタイムゾーンが使用されます。

すべてのタスクが送信されるデフォルトのユーザーを設定できます。また、特定のプロセスのタスクを例外として指定し、別のユーザーに送信したり、社内に戻るまで TODO リストに残しておくこともできます。指定したユーザーも不在の場合は、さらに別の指定されたユーザーにタスクが送信されます。タスクを不在でないユーザーに割り当てることができない場合、タスクは元のユーザーの TODO リストに残ります。

不在時の環境設定を指定 set-out-of-office-preferences