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Criar e gerenciar tarefas

Sobre tarefas

O Adobe Campaign permite criar tarefas e gerenciar seu ciclo de vida completo diretamente no aplicativo. A implementação de programas e campanhas pode ser dividida em tarefas atribuídas aos operadores do Adobe Campaign ou aos provedores de serviços externos. Esse modo de operação permite criar um ambiente de colaboração aberto que inclui todos os participantes do programa e participantes externos.
As tarefas podem ser criadas, exibidas e monitoradas a partir da lista de tarefas ou do painel de campanha. Elas também podem ser visualizadas e rastreadas nas agendas do plano de marketing, programas e campanhas.
As tarefas são anexadas à campanha e podem ter dependências, ou seja, tarefas associadas. Cada tarefa tem um status, prioridade, carga estimada e custos relacionados.
Todas as tarefas são agrupadas em uma lista acessível pelo universo Campaigns . Para obter mais informações, consulte Acesso a tarefas .
Elas podem ser exibidas na agenda do programa ao qual pertencem.

Acessar tarefas

Exibir tarefas

As tarefas são exibidas na lista de tarefas acessível por meio do universo Campaigns .
Todas as tarefas do operador conectado são exibidas lá.

Filtrar tarefas

Ao utilizar essa visualização, ela é automaticamente filtrada para exibir somente operator tasks . Também é possível filtrar as tarefas usando os campos na seção superior da janela.

Editar tarefas

Clique em uma tarefa para editá-la.

Criar uma nova tarefa

Para criar uma tarefa, clique no link Tasks no universo Campaigns e selecione Create .
Insira pelo menos o nome da tarefa e selecione a campanha à qual ela está vinculada. É necessário também especificar as datas inicial e final. Essas três informações são obrigatórias.
Clique em Save para criar a tarefa.
Também é possível criar uma tarefa através do painel de uma campanha: neste caso, ela é vinculada automaticamente à campanha em que foi criada.
Depois que uma tarefa é criada, ela é adicionada ao cronograma da campanha e à lista de tarefas. Para editar uma tarefa, selecione-a no cronograma ou clique em seu nome na visão geral de tarefas e clique no link Open .
Para configurá-la, você deve indicar:
Também é possível adicionar revisores (consulte Revisores ) e os documentos referenciados (consulte Documentos referenciados ).
O ciclo de vida da tarefa é apresentado em Ciclo de vida .

Gerente e participantes

Somente o operador encarregado de uma tarefa está autorizado a fechá-la.
Por padrão, quando um operador do Adobe Campaign cria uma tarefa, ela é atribuída a ele automaticamente. Para selecionar um operador diferente, use o campo Assigned to .
O gerenciamento de operador é apresentado nesta seção .
É possível especificar os operadores envolvidos na realização da tarefa. Esses operadores não estão autorizados a fechar a tarefa. Eles só podem aprovar a tarefa atribuída a eles.
Eles são selecionados usando o ícone Resources na barra de ferramentas de tarefas. Clique em Add e selecione os operadores relacionados.
Clique em Ok e então insira a taxa de uso: isso representa a carga atribuída ao operador durante a execução da tarefa. Essa taxa é apenas uma indicação e expressa como uma porcentagem.
Por exemplo, para uma tarefa cuja programação de execução é definida em 10 dias, um operador cuja taxa de utilização é 50% estará mobilizado nessa tarefa pelo metade do tempo de trabalho por 10 dias.
Para cada operador, você pode inserir uma carga de trabalho agendada e uma carga de trabalho real. Essas durações também são somente para fins de informação.
É possível configurar um lembrete, que será enviado automaticamente para todos os operadores envolvidos na tarefa antes de sua data final.
É possível ver o perfil do operador do Adobe Campaign por meio do ícone Edit link .
O painel do operador permite verificar a carga de trabalho dele (outras tarefas em andamento).

Revisores

Além dos participantes, você pode definir operadores que revisarão a tarefa uma vez que ela tenha sido fechada pela pessoa encarregada. Para fazer isso, clique na opção Enable task approval na seção inferior esquerda da janela Resources . Pode ser um operador individual, um grupo de operadores ou uma lista de operadores.
Para especificar uma lista de operadores, clique no link Edit... à direita do primeiro revisor e adicione quantos operadores forem necessários, conforme mostrado abaixo:
Você pode definir um agendamento de aprovação para a tarefa na seção inferior da janela de configuração do revisor. Por padrão, os revisores têm três dias a partir da data de envio para aprovar a tarefa. É possível configurar um lembrete, que será enviado para os operadores relacionados automaticamente antes do prazo de aprovação.
A pessoa encarregada da tarefa pode atribuir a si mesmo a tarefa de aprovação, mesmo que outros operadores já tenham sido atribuídos a isso. Se nenhum revisor tiver sido definido, as notificações serão enviadas à pessoa encarregada da tarefa. Todos os outros operadores do Adobe Campaign com direitos de Administrator também podem aprovar a tarefa. No entanto, eles não receberão notificações.

Documentos referenciados

É possível adicionar documentos e recursos de marketing a uma tarefa (para saber mais sobre isso, consulte Administrando recursos de marketing ). Para fazer isso, abra a tarefa e clique no ícone Documents na barra de ferramentas da tarefa.
Clique em Add e selecione o documento a ser adicionado à sua tarefa. Faça o mesmo processo para recursos de marketing.
Os documentos referenciados aparecerão nas notificações enviadas aos operadores envolvidos na tarefa, bem como no painel de tarefas.

Cronograma de execução

O período de validade de uma tarefa é indicado nos campos Start e End . A carga agendada expressa a carga de trabalho a ser executada durante o período. É expresso em dias ou horas.
O ciclo de vida de uma tarefa é apresentado em Life cycle .
O campo Workload performed também é expresso em dias e horas, e permite atualizar manualmente o progresso da tarefa em relação à carga de trabalho agendada.
O Progress status da tarefa, expresso como uma porcentagem, é atualizado automaticamente com base nas tarefas realizadas pelos operadores envolvidos. Ele pode ser alterado manualmente.
Essas informações podem ser visualizadas no painel de tarefas.
Também são visíveis na guia da campanha.
Se a data de término do cronograma de execução da tarefa tiver sido atingida, mas a tarefa não estiver concluída, a tarefa terá o status Late . Uma mensagem de aviso também será exibida para alertar os operadores.
Para obter mais informações, consulte Status de progresso de uma tarefa .

Despesas e receitas

É possível definir despesas relacionadas e prever a receita para cada tarefa. Elas serão calculadas e consolidadas para a campanha à qual a tarefa está anexada.
Para especificar essas informações, clique no ícone Expenses and revenue na barra de ferramentas da tarefa.
Por padrão, o orçamento cobrado é o orçamento da campanha à qual a tarefa está anexada. Ele é exibido nos detalhes da tarefa.
Para obter mais informações sobre despesas e orçamentos, consulte Compromisso de custo, cálculo e cobrança .
Nessa janela, você também pode definir os objetivos a serem atingidos. Os objetivos são expressos em termos de previsão de receita para a tarefa.

Provedores de serviços

Um provedor de serviços externos pode ser envolvido no gerenciamento de uma tarefa.
Para fazer isso, edite as propriedades da tarefa e selecione o provedor de serviços. As classes de custo associadas ao provedor de serviços são listadas automaticamente na seção central da janela.
Selecione as categorias de custo relacionadas à execução da tarefa. Para fazer isso, selecione o tipo de custo e, se necessário, adicione uma quantidade como sobretaxa.
O método para gerenciar orçamentos e custos é apresentado em Controlando custos .
Quando um provedor de serviços é selecionado, ele é exibido no painel de tarefas:

Tarefas atrasadas

Uma tarefa está atrasada se tiver atingido sua data final sem seu status mudar para Finished . Por padrão, nenhum operador é avisado quando uma tarefa está atrasada. É possível configurar o delivery de um e-mail de notificação: todos os operadores podem ser notificados mesmo se não estiverem envolvidos na tarefa.
Vá para a caixa Resources e adicione o operador ao campo Assignation . Para notificar várias pessoas, selecione um grupo de operadores.

Notificações iniciais

Quando uma tarefa é criada ou modificada com uma data de início no futuro, o Adobe Campaign oferece enviar um e-mail para a pessoa encarregada da tarefa para que saibam quando ela é iniciada.
No entanto, se a tarefa que criada estiver muito longe do início, pode ser preferível agendar a notificação para ser enviada antes que a tarefa seja iniciada. Por exemplo, se a tarefa iniciar em um mês, pode-se notificar a pessoa encarregada dela uma semana antes dela começar.
Para agendar uma notificação, vá para a caixa Resources e use o campo Initial notification .
  • Para tarefas em campanhas, selecione uma data e hora específica.
  • Para tarefas em templates de campanha, o tempo de notificação é expresso como o tempo restante antes que a tarefa seja iniciada (por exemplo, se inserido 2d no campo Initial notification , o email será enviado 2 dias antes da data de início da tarefa).
Quando agendada uma notificação, ao salvar a tarefa, o Adobe Campaign ainda oferece enviar uma notificação imediatamente. É possível enviá-lo e isso não substituirá a notificação agendada.

Tarefa vinculada a um programa

Você pode criar tarefas diretamente em um programa para gerenciar ações relacionadas à sua organização geral e não a uma campanha específica (por exemplo, uma reunião para discutir o tema das campanhas futuras dentro do programa). A tarefa aparecerá no cronograma do programa.
Para criar uma tarefa vinculada diretamente a um programa:
  1. Abra o cronograma do programa: na home page, vá para Campaigns > Browse > Other choices > Programs . O cronograma geral do programa é aberto na seção à direita da janela.
  2. No agendamento, clique no programa desejado: uma janela aparece com o programa nela.
  3. Nesta janela, clique em Open . O cronograma do programa é aberto.
  4. Clique no botão Add acima da agenda à direita e clique em Add a task .

Disponibilidade do operador

No painel de tarefas, um ícone ao lado do nome do operador indica que eles já estão trabalhando em outra tarefa ou evento durante o período coberto pela tarefa. (Tarefa que o operador está encarregado ou envolvido em: ele aparece no campo Assigned to ou na caixa de tarefas Resources ).

Tarefa em um fluxo de trabalho

O uso de um elemento Task em um fluxo de trabalho de campanha permite definir dois cenários, dependendo se a tarefa é aprovada ou não.
Nos fluxos de trabalho da campanha, a atividade Task é encontrada na guia Flow control .

Tipos de tarefa

Ao criar tarefas por meio de uma campanha, pode-se criar tarefas específicas. O tipo de tarefa é definido no template selecionado.
As seguintes tarefas podem ser agendadas:
Control task e tarefas Grouping podem ser criadas por meio do painel de campanha. Elas são exibidas no mapa de tarefas do operador para as quais são atribuídas. Consulte Acessar tarefas .

Tarefas de controle

Uma Control task é vinculada à aprovação de delivery: aprovação de direcionamento, conteúdo, arquivo de extração, orçamento ou prova.
Depois de criada, a tarefa é adicionada ao painel de campanha.
É possível, então, editá-la e especificar seus parâmetros.

Tarefa de criação de recursos de marketing

Uma tarefa de criação de recursos de marketing pode ser usada para gerenciar a criação e a publicação de um recurso de marketing. Se estiver gerenciando um recurso por meio de uma tarefa e não por meio do próprio recurso, é possível:
  • Controlar o processo de criação de recursos por meio de uma campanha.
  • Exibir o processo de criação de recursos em uma agenda.
  • Gerenciar o processo de criação de recursos (lembretes, notificações).
  • Calcular e controlar os custos vinculados à criação de recursos.
  • Aprovar e publicar o recurso por meio da tarefa (se a opção relevante estiver habilitada).

Interação entre a tarefa e seu recurso vinculado

A tarefa de criação de recursos de marketing interage com o recurso vinculado à ela. Isso significa:
  • O agendamento de criação de recursos e os custos vinculados à ela são gerenciados por meio da tarefa.
  • Os operadores podem trabalhar no recurso normalmente (download ou upload, bloquear e desbloquear): isso não afeta a tarefa.
  • A aprovação e a publicação de recursos pode ser realizada por meio da tarefa: se a opção Publish the marketing resource estiver habilitada, o recurso será aprovado e publicado automaticamente após a conclusão da tarefa. Se a opção não estiver habilitada, a tarefa e o recurso não interagem: atuando em um não afetará o outro.
    É possível usar uma série de tarefas vinculadas para definir um ciclo de aprovação completo. Marque a opção Publish the marketing resource somente para a última tarefa: todas as tarefas precisarão ser concluídas para que o recurso seja publicado. Além disso, quando você cria uma tarefa de recurso de marketing filho, o recurso será selecionado automaticamente na tarefa filho.
    • Por meio do recurso : se enviar o recurso para aprovação ou aprová-lo, essas ações não afetarão a tarefa.
    • Via the task : se a opção Publish the marketing resource estiver marcada na tarefa, o recurso será aprovado e publicado automaticamente após a conclusão da tarefa (veja acima). Se a opção não estiver marcada, a tarefa e o recurso não irão interagir: atuando em um não afetará o outro.

Configurar uma tarefa de criação de recurso de marketing

A pessoa que revisa a tarefa não é necessariamente a mesma pessoa que analisa o conteúdo definido no recurso. No entanto, se a opção Publish the marketing resource estiver marcada (veja abaixo), o revisor da tarefa está autorizado a aprovar o conteúdo do recurso, já que a finalização da tarefa automaticamente aprova o recurso (ou, se nenhum revisor for definido, o gerente da tarefa).
No campo Marketing resource , defina o recurso que deseja gerenciar por meio desta tarefa. É possível:
  • Selecionar um recurso existente: a lista suspensa oferece todos os recursos com o status Being edited .
  • Criar um recurso: clique no ícone Select the link e clique no ícone Create .
A opção Publish the marketing resource permite automatizar a publicação de recursos: uma vez que a tarefa é Finished , o status do recurso alterna automaticamente para Published , mesmo que não tenha sido enviado para aprovação ou tenha sido aprovada, incluindo se o revisor que conclui a tarefa não é o revisor de conteúdo definido no recurso.
O botão Publish the resource é disponibilizado e o revisor de publicação de recursos recebe um email de notificação para que saiba que o recurso está pronto para ser publicado. Na guia Edit > Tracking , a revisão e a publicação pelo revisor da tarefa ficam visíveis. Se um workflow de pós-processamento de recurso tiver sido definido, ele será executado agora.

Tarefa de agrupamento

A tarefa do tipo Grouping task permite agrupar várias tarefas e sincronizar o gerenciamento de seus progressos e suas aprovações.
As tarefas de agrupamento não têm nenhuma despesa ou recurso vinculado.
Todas as tarefas agrupadas em uma tarefa de agrupamento podem ser vistas em seus próprios painéis. Isso permite filtrar a lista de tarefas para exibir apenas aquelas que necessita.
As tarefas de agrupamento têm um link que permite criar facilmente uma tarefa agrupada.
Para criar uma tarefa agrupada com base em uma tarefa de agrupamento, vá para o painel de campanha e clique no nome da tarefa de agrupamento para exibir sua descrição e, em seguida, clique em Add a task .
No entanto, se uma tarefa que deseja vincular a uma tarefa de agrupamento já tiver sido criada, é possível fazê-lo por meio do campo Linked to na caixa Properties .

Tarefa de notificação

As tarefas de notificação permitem agendar entregas de e-mail (a um operador, um grupo de operadores, um provedor de serviços etc.). Isso permite agendar lembretes, por exemplo, para notificar alguém que uma campanha está terminando em breve ou enviar documentos antes de uma campanha começar para que os operadores possam prepará-los. Isso significa que é possível acompanhar as comunicações dentro da campanha ou programa e monitorar de perto as ações realizadas.

Ciclo de vida

As tarefas de notificação não exigem aprovação. Isso significa que o ciclo de vida é mais simples do que uma tarefa padrão:
Uma tarefa de notificação pode ter os seguintes status:
  • Scheduled até que o email tenha sido enviado
  • In progress após o email ser enviado e até que a data final seja alcançada
  • Finished assim que a data final é alcançada.

Configuração

Durante a criação, os seguintes elementos devem ser inseridos na tarefa:
  • Assigned to : o operador ou grupo de operadores que receberá o email. Se reatribuir a tarefa quando o e-mail tiver sido enviado, o e-mail não será enviado para o novo operador (para que isso aconteça, é necessário reiniciar a tarefa e alterar sua data de início).
  • Task start date : data em que o e-mail de notificação será enviado. Essa data deve ocorrer no futuro a partir momento da gravação da tarefa.
  • Task end date : data na qual o status da tarefa é alterado para Finished . Por padrão, a data final é idêntica à data de início. No entanto, atribuir uma duração à tarefa permite que simbolizar a quantidade de tempo que o operador tem para agir no cronograma, se necessário.
  • Description : o texto inserido aqui aparecerá no corpo do email de notificação.
É possível adicionar um anexo à tarefa e ao email de notificação. Para fazer isso, clique no ícone Documents na barra de ferramentas no canto superior direito.

Ciclo de vida

Status de execução de uma tarefa

Os status da tarefa podem ser visualizados no mapa de tarefas. O status de execução de uma tarefa é atualizado automaticamente de acordo com as ações do operador.
Uma tarefa pode ser: Scheduled , In progress , Finished , Canceled , Pending approval ou Rejected .
  • Quando uma tarefa é criada, ela é Scheduled se a data de início estiver no futuro. Ela mantém esse status até que a data de início seja alcançada.
  • Depois de iniciada, a tarefa é In progress . Quando a pessoa encarregada da tarefa a fecha, ela muda para Finished .
  • Se um revisor tiver sido definido, a tarefa será Pending approval assim que a pessoa encarregada dela a feche e até que o revisor a aprove. Se o revisor a rejeitar, a tarefa será Rejected .
  • Uma tarefa pode ser cancelada pela pessoa responsável por meio do painel ou pelo Task map clicando no botão Cancel .
  • Para agendar uma tarefa, insira uma data de início no futuro. É possível enviar uma primeira notificação para os operadores do Adobe Campaign envolvidos na execução da tarefa. Consulte Ciclo de vida completo da tarefa .
  • O status da tarefa é atualizado automaticamente.
  • Mesmo que o período de validade seja concluído, as tarefas que não foram fechadas ainda aparecerão na lista de tarefas em andamento. Um aviso notifica os operadores que a tarefa está atrasada.

Status de progresso de uma tarefa

Além do status de execução, uma tarefa pode ser associada a um status de progresso: Late , To approve , To do today ou To do this week . Essas informações são inseridas automaticamente de acordo com o agendamento da tarefa.
É possível filtrar a lista de tarefas por status de processo ou andamento.
Para obter mais informações, consulte Acesso a tarefas .

Ciclo completo de vida da tarefa

Abaixo estão os estágios de um ciclo completo de vida de tarefa para o qual a pessoa encarregada tenha definido os participantes e revisores.
  1. A pessoa encarregada cria a tarefa e preenche os vários campos. Para obter mais informações, consulte Criação de uma nova tarefa .
    Ao criar e editar uma tarefa agendada no futuro (desde que a data de início da tarefa não seja atingida), é possível enviar uma notificação aos participantes e gerentes para que eles saibam que uma nova tarefa foi agendada.
    Para enviar esta primeira notificação, clique em Yes . Esta notificação informa sobre a próxima tarefa e inclui detalhes sobre o conteúdo e o número de dias restantes até seu prazo final.
    Quando uma tarefa é criada e agendada para o futuro, seu status é Scheduled .
  2. Na data de início da tarefa, a pessoa responsável e os participantes recebem uma notificação informando que a tarefa foi iniciada. Seu status muda para In progress .
  3. Depois de concluir a seção atribuída a eles, os participantes podem aprovar a tarefa através:
    • do e-mail de notificação.
    • do console ou da interface da Web, no painel de tarefas.
  4. Sempre que um participante aprovar uma tarefa, o status do progresso da tarefa será atualizado.
  5. O revisor recebe um e-mail de notificação informando que o operador concluiu a seção atribuída a ele.
    Eles podem monitorar o progresso no painel de tarefas.
  6. Assim que a pessoa encarregada da tarefa decidir que ela terminou, ela pode fechá-la, usando o link no e-mail de notificação enviado quando a tarefa foi iniciada, o console ou a interface.
    A pessoa encarregada de uma tarefa pode fechá-la a qualquer momento, mesmo sem aprovações. O status do progresso muda para 100% automaticamente.
  7. O status da tarefa é alterado para To approve , e uma notificação é enviada ao revisor.
    Eles aprovam a tarefa através do e-mail de notificação, do console ou da interface da Web.
    Eles podem agir através do painel de campanha:
    Eles também podem usar o botão de aprovação de tarefas:
    O status da tarefa só será alterado para To approve se estiver habilitada a opção Enable task validation na janela Resources da tarefa. Se o revisor rejeitar a tarefa, seu status será alterado para Rejected , e o ciclo de vida da tarefa será reiniciado automaticamente.
  8. O status da tarefa é alterado para Finished . Uma notificação é enviada para todos envolvidos.
    Uma vez concluída a tarefa, seu ciclo de vida pode ser reinicializado pela pessoa encarregada dela. Para fazer isso, abra a tarefa e clique no link Reset task to execute it again... na parte inferior do painel.