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Práticas recomendadas de integração do AEM e da Creative Cloud

O Adobe Experience Manager Assets é uma solução de gerenciamento de ativos digitais (DAM) que pode se integrar à Adobe Creative Cloud para ajudar os usuários do DAM a trabalharem em conjunto com as equipes de criação, simplificando a colaboração no processo de criação de conteúdo.
A Adobe Creative Cloud fornece às equipes criativas um ecossistema de soluções e serviços para ajudá-las a criar ativos digitais. Inclui aplicativos para desktop e dispositivos móveis, serviços em nuvem como armazenamento com sincronização de desktop ou experiência na Web, bem como mercados como o Adobe Stock.
Leia para saber quais integrações escolher entre o desktop e o DAM de nível corporativo com base no caso de uso e quais são as práticas recomendadas associadas para os fluxos de trabalho de conexão.
O compartilhamento de pastas do AEM para a Creative Cloud está obsoleto e não é mais abordado neste guia. A Adobe recomenda usar recursos mais recentes, como o Adobe Asset Link ou o aplicativo de desktop AEM, para fornecer ao usuário criativo acesso aos ativos gerenciados no AEM.

Necessidades de colaboração de criativos, profissionais de marketing e usuários de DAM

Requisitos
Caso de uso
Superfícies envolvidas
Simplifique a experiência para criativos em desktop
Simplifique o acesso a ativos de um DAM (AEM Assets) para profissionais criativos, ou, mais amplamente, para usuários de desktop que trabalham em aplicativos nativos de criação de ativos. Eles precisam de uma maneira fácil e direta de descobrir, usar (abrir), editar e salvar alterações no AEM, bem como fazer upload de novos arquivos.
Ambiente de trabalho Win ou Mac; Aplicativos da Creative Cloud
Fornecer ativos prontos para uso de alta qualidade do Adobe Stock
Os profissionais de marketing ajudam a acelerar o processo de criação de conteúdo auxiliando na seleção de fontes e na descoberta de ativos. Profissionais criativos usam os ativos aprovados diretamente de suas ferramentas criativas.
AEM Assets; Mercado do Adobe Stock; campos de metadados
Distribuir e compartilhar ativos por organizações
Os departamentos internos/locais e parceiros externos, distribuidores e agências usam os ativos aprovados compartilhados pela organização-mãe. A organização deseja compartilhar com segurança e facilidade os ativos criados para uma reutilização mais ampla.
Portal de marcas, Compartilhamento de ativos comuns

Ofertas da Adobe para dar suporte à necessidade de colaboração

Proposta de valor para as pessoas envolvidas
Oferta da Adobe
Superfícies envolvidas
Os usuários criativos descobrem ativos do AEM, os abrem e usam, editam e carregam alterações no AEM, bem como carregam novos arquivos no AEM, sem sair dos aplicativos da Creative Cloud.
Photoshop, Illustrator e InDesign
Os usuários empresariais simplificam a abertura e o uso de ativos, a edição e o upload de alterações no AEM e o upload de novos arquivos no AEM a partir do ambiente de desktop. Eles usam uma integração genérica para abrir qualquer tipo de ativo no aplicativo de desktop nativo, incluindo os que não são da Adobe.
Aplicativo de desktop AEM no desktop Win e Mac
Os profissionais de marketing e usuários comerciais descobrem, visualizam, licenciam e salvam e gerenciam os ativos do Adobe Stock no AEM. Os ativos licenciados e salvos fornecem metadados selecionados do Adobe Stock para melhor controle.
Interface da Web AEM
Este artigo foca principalmente nos dois primeiros aspectos das necessidades de colaboração. A distribuição e o fornecimento de ativos em escala são brevemente mencionadas como um caso de uso. Para essas necessidades, considere o Adobe Brand Portal ou o Asset Share Commons. Alternate solutions such as Brand Portal , solutions that can be built based on Asset Share Commons components, Link Share , using Experience Manager Assets should be reviewed based on specific requirement.

Mapeamento de casos de utilização

Caso de uso
Aplicativo de desktop do AEM
Compartilhamento de pastas
Outras soluções
Compartilhar um número menor (1) de ativos DAM com o usuário da Creative
✔✔
Compartilhe um número maior (2) de ativos DAM com o usuário da Creative
✔✔
Compartilhar ativos DAM com usuários que têm acesso ao DAM
✔✔
Compartilhar ativos DAM com usuários que não têm acesso ao DAM
✔✔
Salvar um número/volume menor de ativos no DAM
✔✔
Salvar um número maior de ativos no DAM (3)
✔✔
script/ferramenta personalizada
Migrar um grande número de ativos para o DAM
Abrir rapidamente um ativo no desktop
✔✔
Abrir e alterar rapidamente ativos no desktop
✔✔
A legenda dos símbolos:
  • ✔: solução preferencial
  • Can solução aceitável
  • ✘: não deve ser usado para o caso de uso
Observações adicionais:
  • (1) Menor número de ativos: por exemplo, um pequeno conjunto de ativos relacionados a um projeto ou campanha
  • (2) Maior número de ativos: por exemplo, todos os ativos aprovados na organização
  • (3) Usar o recurso de pasta de upload do aplicativo para desktop AEM
Para suportar casos de uso de distribuição de ativos, outras soluções devem ser consideradas:
  • Portal de marca para um complemento configurável de SaaS aos ativos AEM para publicar ativos.
  • As soluções personalizadas são criadas com base na base de código Asset Share Commons .
  • Compartilhamento de link AEM para compartilhar ativos ad hoc usando links.
  • Interface da Web do AEM Assets com áreas para terceiros protegidos pela configuração do Controle de acesso AEM e com ajustes necessários de configuração de TI/rede, dando a esses usuários externos acesso ao AEM.

Conceitos-chave e casos de uso

Glossário de termos comuns

  • Trabalho em andamento ou trabalho criativo em andamento (WIP) : uma fase no ciclo de vida do ativo em que um ativo sofre várias alterações e normalmente ainda não está pronto para ser compartilhado com equipes maiores.
  • Ativos prontos para criação : os ativos que prontos para serem compartilhados com uma equipe maior ou que foram selecionados/aprovados pela equipe criativa para compartilhamento com equipes de marketing ou LOB.
  • Aprovações de ativos : o processo de aprovação que executa ativos já carregados no DAM, que normalmente inclui aprovações de marca, legais e assim por diante.
  • Ativo final : um ativo que passou por todas as aprovações/marcações de metadados e está pronto para ser usado pela equipe maior. Esse ativo é armazenado no DAM e disponibilizado a todos os usuários (ou a todos os interessados). Ele pode ser usado em canais de marketing ou por equipes criativas para criar designs.
  • Atualização/alteração de ativos secundários: uma pequena e rápida mudança em um ativo digital. Geralmente é feito em resposta a uma solicitação de retoque ou edição secundária, revisão de ativos ou aprovação (por exemplo, reposição, alteração do tamanho do texto, ajuste da saturação/brilho, cor e assim em diante).
  • Atualizações/alterações de ativos principais: uma mudança em um ativo digital que requer trabalho considerável, e às vezes deve ser feita por um período mais longo. Normalmente, inclui várias alterações. O ativo deve ser salvo várias vezes durante a atualização. As atualizações de ativos principais normalmente fazem com que o ativo entre em um estágio WIP.
  • DAM: Gerenciamento de ativos digitais. Neste documento, ele é sinônimo do AEM Experience Manager Assets, a menos que especificamente mencionado o contrário.
  • Usuário criativo : um profissional criativo, que cria ativos digitais usando aplicativos e serviços da Creative Cloud. Em alguns casos, um usuário criativo pode ser membro de uma equipe criativa que pode usar a Creative Cloud, mas não cria ativos digitais (como um diretor criativo ou gerente de equipe criativa).
  • Usuário do DAM: um usuário típico de um sistema DAM. Dependendo da organização, um usuário do DAM pode ser um usuário de marketing ou não, por exemplo, um usuário de Linha de Negócios (LOB), um bibliotecário, um vendedor e assim por diante.

Considerações ao usar a integração do AEM e da Creative Cloud

Este é um breve resumo das práticas recomendadas para a integração do Experience Manager e da Creative Cloud. Leia o resto deste documento para obter a compreensão detalhada deles.
  • Para usuários criativos, que trabalham no Photoshop, InDesign ou Illustrator: o do Adobe Asset Link fornece a melhor experiência do usuário, incluindo a manipulação limpa do Trabalho em andamento em ativos tirados do AEM
  • Para simplificar o acesso a ativos do desktop para qualquer formato de arquivo ou aplicativo genérico: use o aplicativo de desktop do AEM
  • Entenda por que e quando armazenar ativos no DAM: atualizações a serem disponibilizadas para a equipe maior em sua organização
  • Considere o volume de ativos compartilhados: se o caso de uso for a distribuição de ativos, a governança e a segurança podem ser os aspectos mais importantes. Considere usar ferramentas criadas para fazer isso em escala, como o Brand Portal.
  • Entenda o ciclo de vida do ativo: saiba como os ativos são manipulados em sua organização por equipes diferentes
  • Lidar com salvamentos frequentes em ativos com cuidado: o Adobe Asset Link cuida disso para você com PS, AI, ID. Em outros aplicativos, não realize tarefas em andamento na pasta mapeada/compartilhada, a menos que precise de todas as alterações no DAM

Acesso aos ativos do Adobe Stock dos ativos AEM

A integração do AEM e do Adobe Stock fornece aos usuários do AEM a capacidade de pesquisar, visualizar, licenciar e salvar ativos do Adobe Stock no AEM. Os ativos licenciados e salvos do Adobe Stock selecionaram metadados do Stock, que podem ser usados para pesquisá-los com filtros extras.
Alguns pontos importantes sobre essa integração:
  • Quando os ativos do Adobe Stock são salvos no AEM, eles se tornam ativos AEM comuns, com o binário salvo no repositório do AEM. Alguns metadados relacionados ao Adobe Stock são salvos para o ativo no AEM, caso contrário, o processo de ingestão terá a mesma aparência de qualquer outro arquivo. Por exemplo, se as Tags inteligentes estiverem ativas, as tags serão adicionadas a esses ativos ao salvar.
  • O ativo salvo no AEM é uma cópia, não um link de volta ao Adobe Stock.
Trabalhar com ativos salvos do Adobe Stock no AEM na Creative Cloud . Essa integração é independente do Adobe Asset Link, mas o Adobe Asset Link reconhece esses ativos salvos do Stock dessa forma e exibe metadados adicionais e ícones do Stock nesses ativos na interface de extensão do Adobe Asset Link no Photoshop, Illustrator ou InDesign. Os arquivos estão disponíveis para navegação, abertura e assim por diante - porque são ativos AEM comuns quando salvos no AEM. Os usuários da Creative Cloud que trabalham em aplicativos da Creative Cloud com extensão do Adobe Asset Link presentes, além de terem acesso a ativos já licenciados do Adobe Stock ao AEM, também podem usar o painel Bibliotecas da Creative Cloud para pesquisar, visualizar e licenciar ativos do Adobe Stock. Os ativos do Adobe Stock licenciados e salvos no AEM tornam-se disponíveis para equipes mais amplas que acessam a implantação dos ativos AEM, enquanto os ativos de licenciamento do Adobe Stock por meio do painel Bibliotecas da Creative Cloud os os tornam disponíveis somente para si mesmos por padrão em sua conta da Creative Cloud.

Sobre o armazenamento de ativos em um DAM

Para projetar um fluxo de trabalho eficiente entre equipes de criação e marketing/linha de negócios (LOB) e escolher os melhores recursos de suporte, é importante entender quando e por que os ativos são armazenados no DAM.

Por que os ativos são armazenados no DAM

Armazenar ativos no DAM os torna facilmente acessíveis e acessíveis. Ela garante que os ativos possam ser aproveitados por vários usuários em toda a organização ou ecossistema, o que inclui parceiros, clientes e assim por diante.
A maioria das organizações escolhe armazenar somente ativos relevantes para os processos de marketing/LOB de downstream (publicação em canais como canal da Web por meio do AEM Sites ou outros canais fornecidos pela Adobe Experience Cloud - Marketing Cloud, Marketing Cloud e medidos pela Analytics Cloud, fornecendo a usuários/parceiros e assim por diante). Além disso, as organizações armazenam ativos que podem estar sujeitos a um processo de revisão/aprovação no DAM. Dessa forma, o DAM armazena principalmente ativos que têm grandes chances de serem aproveitados e evita armazenar ativos ociosos.
Armazenar ativos também está sujeito a considerações técnicas e de utilização de recursos. O DAM fornece serviços adicionais sobre ativos armazenados, incluindo extração de metadados, controle de versão, geração de visualizações/transcodificação, gerenciamento de referências e adição de informações de controle de acesso. Esses serviços consomem mais tempo e recursos de infraestrutura.
Geralmente, armazenar todos os ativos e atualizações não é desejável. Por exemplo, se as atualizações de ativos específicos forem de baixa qualidade e consumirem recursos excessivos, os ativos podem não ser armazenados no DAM.

Quando os ativos são armazenados no DAM

Geralmente, as equipes criativas (e organizações) não estão interessadas em armazenar ativos em cada estágio do ciclo de vida do ativo. Por exemplo, eles evitam armazenar ativos nos seguintes casos:
  • Ativos que ainda não foram finalizados ou estão sujeitos a experimentação
  • Ativos que não passam no ciclo de análise da equipe interna/criativa
  • Em comparação com o ativo em questão, a equipe tem melhores candidatos para representar seu trabalho para equipes externas
Normalmente, os seguintes ativos de classes são armazenados no DAM:
  • Ativos que atingiram um determinado prazo de vencimento e são considerados prontos para serem partilhados
  • Ativos pré-selecionados pela equipe criativa
  • Formatos de ativos específicos que são utilizáveis ou solicitados pelo marketing, dependendo de um contrato ou contrato específico (por exemplo, arquivos JPG convertidos de arquivos RAW, TIFFs/imagens de originais PSD)

Quando as atualizações de ativos são armazenadas no DAM

Como regra, somente as atualizações de ativos relevantes para o conjunto mais amplo de usuários do DAM devem ser armazenadas no DAM. Ela garante que os usuários (marketing e funções semelhantes) visualizem somente as versões relevantes na linha do tempo do ativo DAM.
Normalmente, as alterações estão relacionadas aos principais marcos no ciclo de vida do ativo. Por exemplo, o ativo pronto para criação inicial ou uma atualização oficial com base na solicitação/revisão fornecida pela equipe criativa deve ser armazenada e controle de versão no DAM.
A atualização da equipe criativa para revisão pela equipe de marketing após uma solicitação de alteração no ativo existente no DAM é um exemplo de uma atualização relevante. Ele deve ser armazenado e controle de versão no DAM para referência adicional ou para reverter para a versão anterior.
A seguir estão exemplos de atualizações que normalmente não são relevantes:
  • Versões antecipadas de ativos carregados antes de estarem prontos para a revisão de marketing
  • Alterações criativas frequentes no ativo na fase de trabalho em andamento antes que a equipe criativa decida que o ativo está pronto

Acesso do usuário ao DAM

O AEM Assets oferece suporte a dois tipos de usuários com base em seu acesso à implantação do AEM Assets. Normalmente, os usuários dentro da rede corporativa (firewall) têm acesso direto ao DAM. Outros usuários fora da rede corporativa não teriam acesso direto. O tipo de usuário determina quais integrações podem ser usadas do ponto de vista técnico.

Usuários criativos com acesso direto ao DAM

Normalmente, equipes de criação interna ou agências/profissionais de criação integrados à rede interna têm acesso à instância do DAM, incluindo o logon do AEM.
Nesses casos, o aplicativo de desktop do AEM ajuda a fornecer acesso fácil aos ativos finais/aprovados e permite salvar ativos prontos para criação no DAM.

Usuários criativos sem acesso ao DAM

Agências externas e freelancers sem acesso direto à instância do DAM podem exigir acesso a ativos aprovados ou podem adicionar seus novos designs ao DAM.
Nesses casos, você pode aproveitar a integração do AEM/Creative Cloud para melhorar o fluxo de trabalho. O pré-requisito é que os usuários criativos tenham uma Adobe ID e uma conta da Creative Cloud com serviço de armazenamento.
Use as seguintes estratégias para fornecer acesso aos ativos finais/aprovados:
  • Para fornecer acesso a um grande número de ativos: Usar o portal de marcas do AEM Assets ou a implementação pelo cliente do compartilhamento de ativos na infraestrutura de publicação do AEM
  • Para fornecer acesso a alguns ativos: O compartilhamento de pastas do AEM com a Adobe Creative Cloud pode ser usado além do AEM Assets Brand Portal ou do Asset Share. Observe que há certas limitações relacionadas a essa integração, abordadas com mais detalhes neste artigo.

Use Cases

Os seguintes casos de uso descrevem vários tipos de fluxos de trabalho entre o DAM e a área de trabalho do designer.

Criar novos designs usando ativos do DAM

O diagrama a seguir ilustra o ciclo de vida do ativo digital. Ela descreve como os usuários criativos e os usuários de DAM (comerciantes, usuários de LOB) aproveitam os ativos existentes e os usam para criar mais ativos e enviá-los para aprovação.
O ciclo de vida do ativo inclui as seguintes etapas:
  1. Compartilhe ativos aprovados na área de trabalho criativa: Os ativos finais do DAM são disponibilizados ao usuário criativo (no desktop)
  2. Crie um novo design (ativo digital criativo): Um novo arquivo é armazenado na área de trabalho em andamento (WIP).
  3. Usar ativos aprovados (colocar) em um novo design: O usuário criativo produz um novo ativo usando ativos aprovados existentes nos aplicativos da Creative Cloud
  4. Salvando frequentemente atualizações do WIP: O usuário criativo repete rapidamente e salva o arquivo com frequência. Neste estágio, o usuário criativo pode colaborar com outras pessoas, mas as atualizações salvas frequentemente não interessam aos usuários do DAM.
  5. O ativo atinge o status de creative ready e é salvo na pasta Creative Ready
  6. Atualização do ativo: Uma atualização de ativo ou um novo arquivo está disponível para os usuários no DAM
  7. O ativo é colocado em produção: Este é um processo DAM, que, dependendo da organização, pode incluir marcação, aprovações e alteração do controle de acesso. Neste estágio, o ativo é considerado final e pode ser usado por equipes mais amplas aproveitando o DAM. Também pode ser usado por usuários criativos para criar outros ativos.
Estas são algumas recomendações gerais sobre como gerenciar ativos por meio deste processo:
  • Use uma área/sistema de armazenamento dedicado, como a pasta sincronizada Ativos da Adobe Creative Cloud, para os arquivos WIP: As atualizações frequentes que não são relevantes para os usuários do DAM são melhor tratadas por um sistema dedicado, e não pelos ativos AEM. Os ativos WIP podem ser sincronizados com o disco local usando o aplicativo de desktop da Adobe Creative Cloud, salvos no armazenamento local e assim por diante.
  • Use pastas/compartilhamentos separados para ativos finais e ativos que são carregados no DAM: para maior clareza, os ativos finais devem ter sua própria pasta mapeada/compartilhada ("Exemplo final" acima), e os ativos a serem carregados de volta para o DAM devem ter sua própria pasta ("Creative Ready")

Alterar ativos existentes gerenciados no DAM

Em alguns casos, os ativos no DAM podem exigir alterações. Os exemplos incluem:
  • Solicitação de alterações em ativos da revisão e aprovação feitas nos ativos AEM
  • Principais atualizações dos ativos finais existentes
  • Edições rápidas em um arquivo existente (especialmente antes de ser aprovado pela última vez)
Nesses casos, o aplicativo de desktop do AEM fornece a maneira mais fácil de executar essas operações.
Este é o fluxo de eventos apresentado no diagrama:
  • ​1: Compartilhe o ativo do DAM para o desktop ou abra-o diretamente no desktop no aplicativo preferido (por exemplo, Adobe Photoshop etc). O check-out é recomendado para bloquear o arquivo.
  • ​2: Atualização secundária: Edite o arquivo e salve as alterações.
  • Fluxo alternativo para a etapa 2
    • ​A: Atualização principal: Se o arquivo exigir um conjunto elaborado de alterações, ele deverá ser salvo intermitentemente e copiado para uma pasta/área WIP.
    • ​B: O trabalho continua no arquivo nas pastas WIP. As alterações salvas não estão sendo sincronizadas com a versão no DAM
    • ​C: Após a conclusão das atualizações, o arquivo é copiado de volta ou salvo na pasta mapeada
  • ​3: As atualizações de ativos são refletidas no DAM. Verifique o ativo para desbloqueá-lo.
  • ​4: O ativo é colocado em produção.
Estas são algumas recomendações gerais sobre como gerenciar ativos ao longo deste processo:
  • Evite salvar diretamente um arquivo aberto de um compartilhamento de rede mapeado pelo aplicativo de desktop AEM, a menos que as alterações feitas no arquivo sejam pequenas.
  • Copie o arquivo para uma pasta WIP separada se desejar fazer alterações adicionais, salvar intermitentemente ou colaborar com a equipe Creative.

Carregamento em massa para DAM

Você pode ter a necessidade de carregar simultaneamente um número maior de arquivos no DAM em alguns cenários, por exemplo:
  • Carregar resultados de fotografias ou projetos maiores
  • Fazer upload de ativos fornecidos por agências criativas
  • Carregar ativos selecionados de um conjunto maior se a seleção for feita fora do DAM
Observe que essa descrição se refere ao carregamento de arquivos operacionalmente (por exemplo, toda semana, ou com cada fotografia, etc.), como uma parte normal do fluxo de trabalho do usuário do desktop. As migrações de grandes ativos não são abordadas aqui.
Você pode aproveitar os seguintes recursos se desejar carregar ativos em massa:
  • Para carregar pastas grandes/hierárquicas, use o aplicativo de desktop AEM, que fornece um recurso de Upload de pasta. Você também pode carregar estruturas hierárquicas de pastas. Os ativos são carregados em segundo plano e, portanto, não são vinculados a uma sessão do navegador da Web
  • Se quiser carregar alguns arquivos de uma única pasta, arraste-os diretamente da área de trabalho para a interface do usuário da Web ou use a opção Criar na interface do usuário da Web dos ativos AEM.
Dependendo dos requisitos de sua empresa, você também pode usar o carregador personalizado.

Gerenciar ativos digitais diretamente do desktop

Se você usar Compartilhamentos de arquivos de rede para gerenciar ativos digitais, o uso do compartilhamento de rede mapeado pelo aplicativo de desktop AEM pode ser visto como um substituto conveniente. Durante a transição dos compartilhamentos de arquivos de rede, lembre-se de que a interface do usuário da Web do AEM fornece um conjunto avançado de recursos de Gerenciamento de ativos digitais que vão muito além do que é possível em um compartilhamento de rede (pesquisa, coleções, metadados, colaboração, visualizações etc.), e o aplicativo de desktop do AEM fornece um link útil para conectar o repositório DAM do servidor ao trabalho no desktop.
Evite usar o aplicativo de desktop do AEM para gerenciar ativos diretamente no compartilhamento de rede dos ativos AEM. Por exemplo, evite usar o aplicativo de desktop do AEM para mover/copiar vários arquivos. Em vez disso, use a interface do usuário do AEM Assets para arrastar pastas do Finder/Explorer para o compartilhamento de rede ou use o recurso de Upload de pasta do AEM Assets.

Migração de ativos

Para planejar e executar migrações de ativos do sistema existente para um novo sistema ou migração de um grande volume de ativos armazenados em servidores, consulte o Guia de Migração. As integrações de aplicativo de desktop AEM e AEM à Creative Cloud não oferecem suporte a essas migrações. Devido aos grandes volumes de ativos a serem ingeridos e aos requisitos adicionais em torno do mapeamento, transformação e ingestão de metadados, as migrações devem ser tratadas usando diferentes ferramentas e abordagens.