Criar e gerenciar políticas creating-and-managing-policies

A política define um conjunto de configurações de confidencialidade e usuários que podem acessar um documento ao qual a política é aplicada. A conjunto de políticas é usada para agrupar um conjunto de políticas que têm um objetivo comercial comum. Esses conjuntos de políticas são então disponibilizados a um subconjunto de usuários no sistema. Para obter detalhes sobre as políticas, consulte Políticas e documentos protegidos por políticas.

Tipos de políticas types-of-policies

A segurança de documentos fornece os seguintes tipos de políticas.

Políticas pessoais

Os usuários podem criar, editar, copiar, excluir e aplicar suas próprias políticas com configurações apropriadas a uma situação específica. Somente a pessoa que cria uma política e os administradores podem acessar essa política pessoal. As políticas pessoais são exibidas na guia Minhas políticas da página Políticas .

Usuários convidados também podem criar, editar, copiar e excluir políticas pessoais se o administrador ativar esse recurso.

Políticas compartilhadas

Os administradores e coordenadores de conjunto de políticas criam políticas compartilhadas com base nos requisitos de confidencialidade que sua organização identifica para diferentes tipos de documentos e usuários. As políticas compartilhadas estão contidas em conjuntos de políticas e estão disponíveis para todos os usuários autorizados (editores de documentos, coordenadores de conjuntos de políticas e recipients de documentos) de um determinado conjunto de políticas. Os administradores e os coordenadores de conjunto de políticas podem ativar e desativar as políticas compartilhadas. As políticas compartilhadas são exibidas nos conjuntos de políticas, na guia Conjuntos de Políticas da página Políticas .

Ao instalar a segurança do documento pela primeira vez, ele contém uma política compartilhada, chamada Restringir a todos os principais. Quando essa política é aplicada a um documento, qualquer usuário que possa fazer logon na segurança do documento pode acessá-lo. Esta política está localizada no conjunto de políticas denominado Conjunto de políticas global. Por padrão, essa política não está habilitada. Você pode ativá-la se atender às necessidades de sua organização.

Políticas geradas automaticamente no Microsoft Outlook

Usando o Acrobat, você pode aplicar políticas a documentos que enviar como anexos de email no Microsoft Outlook. No Outlook, é possível proteger um documento usando uma política existente ou uma política gerada automaticamente gerada pelo Acrobat com configurações de confidencialidade padrão e se aplica ao documento anexado a uma mensagem de email. (Consulte * Ajuda do Acrobat*.)

Quem pode criar e gerenciar políticas e conjuntos de políticas who-can-create-and-manage-policies-and-policy-sets

A forma como você interage com políticas e conjuntos de políticas depende da sua função na organização:

Usuários: Os usuários podem criar, editar e excluir suas políticas pessoais. Usuários convidados também podem criar políticas pessoais se o administrador ativar esse recurso.

Coordenadores dos conjuntos de políticas: Os coordenadores dos conjuntos de políticas podem criar e gerir políticas partilhadas nos conjuntos de políticas em que são designados como coordenadores. Um coordenador do conjunto de políticas é tipicamente um especialista na organização que pode criar melhor as políticas num determinado conjunto de políticas.

Administradores: Os administradores podem editar as políticas pessoais de qualquer usuário. Eles podem criar políticas compartilhadas. Eles também podem criar, editar e excluir conjuntos de políticas e designar coordenadores de conjuntos de políticas.

Para obter detalhes sobre as várias funções de segurança de documentos, consulte Sobre usuários de segurança de documentos.

Criar e editar políticas creating-and-editing-policies

Os usuários podem criar ou editar políticas pessoais para uso próprio. Os administradores e coordenadores de conjunto de políticas podem criar ou editar políticas compartilhadas para sua organização.

Considerações para políticas de edição considerations-for-editing-policies

Quando você edita uma política, as alterações afetam documentos que a política atualmente protege, bem como documentos que a política protege posteriormente. Por exemplo, se você remover recipients de uma política que está atualmente aplicada a um documento, os recipients não poderão mais abrir o documento.

O status do documento determina quando a alteração entra em vigor:

Ao editar políticas, essas restrições se aplicam:

Criar ou editar uma política

Usuários e grupos users-and-groups

Na área Usuários e grupos , especifique os usuários que têm acesso a documentos protegidos com a política. Para cada usuário ou grupo especificado, você também define os privilégios de uso do documento.

Adicionar usuário ou grupo: Para adicionar um usuário ou grupo de usuários, clique em Adicionar usuário ou grupo e, em seguida, clique em Pesquisa avançada para localizar usuários ou grupos. Os usuários incluem os usuários internos de sua organização e usuários convidados que se registraram com a segurança de documentos. Ao selecionar essa opção, a página Adicionar usuário ou grupo é exibida:

Convidar novo usuário: Para adicionar um usuário convidado, clique em Convidar novo usuário, digite o endereço de email do usuário na caixa exibida e clique em Convidar. Essa opção só estará disponível se o administrador a tiver ativado. Quando você adiciona novos usuários convidados a uma política, a segurança do documento envia um email de convite de registro se os usuários ainda não estiverem convidados a se registrar. Os usuários devem usar o link no email para criar uma conta e depois devem ativar a conta.

Após o registro, os usuários convidados podem usar documentos protegidos por políticas para os quais têm autorização. Dependendo dos recursos ativados pelo administrador, os usuários externos podem ter permissão para aplicar políticas a documentos, criar, editar e excluir políticas e adicionar outros usuários externos às políticas.

Adicionar Usuário Anônimo: Para permitir acesso anônimo de usuário, clique em Adicionar usuário anônimo. Essa opção só estará disponível se o administrador tiver ativado o acesso de usuário anônimo para segurança de documento. (Consulte Configurar o servidor de segurança do documento.) Essa opção concede a todos acesso a documentos protegidos por essa política, independentemente de terem uma conta de segurança de documento. Se você selecionar essa opção, não poderá adicionar outros tipos de usuários à política.

Especificar as permissões do documento para usuários e grupos specify-the-document-permissions-for-users-and-groups

Você pode especificar permissões de documento para um usuário ou grupo de cada vez, ou pode selecionar vários usuários e grupos da lista e alterar suas permissões usando as opções na área de cabeçalhos de coluna.

Por padrão, todos os documentos protegidos por política têm uma permissão que permite que os usuários os abram enquanto estiverem online.

A guia Permissões e opções é exibida na segurança do documento.

Essas permissões de documento estão disponíveis na guia Permissões . Você pode aplicar essas permissões aos arquivos PDF, PTC Pro/E e Microsoft Office.

Imprimir: Permite que o usuário imprima um documento protegido por esta política. Para arquivos Office e Pro/E, você pode marcar a caixa de seleção Imprimir para permitir a impressão ou limpá-la para impedir a impressão. Se você marcar a caixa de seleção Mostrar permissões personalizadas para PDF, poderá selecionar entre estas opções:

Não permitido: O usuário não tem permissão para imprimir o PDF.

Permitido: O usuário pode imprimir o PDF.

Baixa resolução. Unicamente: O usuário pode imprimir o PDF em baixa resolução.

Modificar: Permite que o usuário modifique um documento protegido com esta política. Para arquivos Office e Pro/E, você pode marcar a caixa de seleção Modificar para permitir modificações ou limpá-la para impedir modificações. Se você marcar a caixa de seleção Mostrar permissões personalizadas para PDF, poderá selecionar entre estas opções:

Não permitido: O usuário não tem permissão para modificar o PDF.

Qualquer: O usuário pode modificar o PDF.

Colaborar: O usuário tem permissão para colaborar com outras pessoas, usando as opções Colaborar no Adobe Acrobat. Essa permissão permite que o usuário copie dados de formulário mesmo se a permissão Copiar não for explicitamente fornecida na política.

Alterar páginas: O usuário tem permissão para adicionar e remover páginas e editar conteúdo no PDF.

Fill & Sign: O usuário pode preencher campos de formulário no PDF e assiná-los.

Copiar: Permite que o usuário copie texto de um documento protegido com esta política.

Reader de tela: Essa permissão será exibida se você marcar a caixa de seleção Mostrar permissões personalizadas para PDF. Quando essa opção é selecionada, o Adobe Acrobat tem permissão para adicionar tags temporárias ao PDF para melhorar sua legibilidade com um leitor de tela.

Essas permissões de documento estão disponíveis na guia Opções. Você pode aplicar essas permissões aos arquivos PDF, PTC Pro/E e Microsoft Office:

Offline: Permite que o usuário exiba um documento offline protegido por essa política.

Validade da permissão: Selecione Permissões sempre válidas ou defina um período de validade das permissões de documento. Se você selecionar um período de validade, clique nos ícones do calendário para selecionar uma data e use as setas para especificar o tempo no formato de 24 horas.

Para políticas compartilhadas, os administradores podem desativar os seguintes privilégios para o publicador do documento (o usuário que aplica a política a um documento):

Revogar: Permite que o editor de documentos revogue privilégios de acesso a documentos.

Comutador: Permite que o editor de documentos alterne privilégios de política.

Configurações gerais general-settings

A área Configurações gerais contém as seguintes configurações:

Período de validade: O período durante o qual o documento protegido por política é acessível aos destinatários autorizados. Você pode escolher entre essas opções de período de validade:

O documento não será válido após: O documento pode ser acessado pelo número especificado de dias a partir de quando o documento foi protegido.

O documento não será válido após esta data: O documento é válido a partir da data em que a política é aplicada ao documento até a data final especificada.

Válido desde, até: O documento é válido durante as datas especificadas. Você pode usar o calendário para selecionar uma data, onde aplicável, clicando no ícone do calendário.

O documento é sempre válido: O período de validade do documento não expira.

Auditoria: Ative ou desative a auditoria dos eventos associados a um documento protegido por política. Por exemplo, a segurança do documento pode registrar eventos como tentativas de abrir um documento. Os eventos auditados são exibidos na lista da página Eventos . Se você não selecionar essa opção, a segurança do documento não registrará eventos para documentos associados à política.

Rastreamento de uso estendido: Ative ou desative o rastreamento de uso estendido. a segurança do documento suporta o rastreamento de eventos de usuário associados a várias operações executadas em um arquivo PDF. O objeto de segurança do documento pode ser acessado usando um Java Script. Um clique de botão, um arquivo de multimídia que está sendo reproduzido ou o salvamento de um arquivo são alguns exemplos de eventos que podem ser disparados de um PDF protegido por política. Usando o objeto de segurança do documento, também é possível recuperar informações do usuário. O rastreamento de eventos pode ser ativado no servidor de segurança de documentos no nível global ou em um nível de política.

Período de Locação Offline Automática: O número máximo de dias que o recipient pode usar o documento offline protegido por política (sem uma conexão ativa de Internet ou rede). Quando o período de concessão expira, o recipient deve sincronizar o documento novamente para continuar usando-o.

Provedores de autorização externos external-authorization-providers

Selecione os provedores de autenticação externos se você já tiver configurado algum. Os provedores disponíveis estão listados.

Configurações de autenticação authentication-settings

Você pode substituir as configurações de autenticação definidas no servidor e especificar as opções de autenticação relevantes para essa política. Selecione Substituir Configurações de Autenticação Global e selecione as opções de autenticação relevantes para esta política. As seguintes opções de autenticação estão disponíveis:

Permitir Autenticação de Senha do Nome de Usuário: Selecione esta opção para permitir que os aplicativos clientes usem autenticação de nome de usuário/senha ao se conectar ao servidor.

Permitir Autenticação Kerberos: Selecione esta opção para permitir que os aplicativos clientes usem a autenticação Kerberos ao se conectar ao servidor.

Permitir Autenticação de Certificado de Cliente: Selecione esta opção para permitir que aplicativos clientes usem autenticação de certificado ao se conectar ao servidor.

Permitir Autenticação Estendida Selecione para habilitar a autenticação estendida. A seleção dessa opção permite que aplicativos clientes usem autenticação estendida. A autenticação estendida fornece processos de autenticação personalizados e opções de autenticação diferentes configuradas no servidor de Segurança de Documento

Se você estiver substituindo as configurações de autenticação globais, poderá escolher as opções de autenticação relevantes para essa política. Por exemplo, se você ativou três opções de autenticação (nome de usuário e senha, certificado de cliente e autenticação estendida) no servidor, é possível substituir essa configuração global e selecionar apenas a autenticação estendida para essa política. Você deve garantir que a opção de autenticação selecionada aqui já esteja configurada no servidor. Neste exemplo, não é possível selecionar Kerberos como opção de autenticação porque ela não está configurada no servidor.

Configurações avançadas advanced-settings

A área Configurações avançadas contém as seguintes configurações:

Marca d'água dinâmica: Selecione uma marca d'água a ser exibida dinamicamente nas páginas de um documento (por exemplo, quando um recipient imprimir o documento). As marcas d'água dinâmicas identificam exclusivamente um documento, ajudando assim a garantir a confidencialidade do documento e a impedir a violação dos direitos autorais. Por exemplo, o administrador pode configurar uma marca d'água dinâmica que exibe a data atual, o nome de usuário ou o identificador da pessoa que está usando o documento ou o nome da política usada para proteger o documento. Uma marca d'água também pode exibir texto personalizado ou elementos gráficos, se configurado. Os administradores configuram as opções de marcas d'água e os administradores e usuários podem aplicá-las às políticas.

(Consulte Configurar marcas d'água dinâmicas.)

Se você estiver editando uma política e o administrador tiver excluído uma marca d'água configurada anteriormente selecionada para essa política, uma nota será exibida na página Editar política . Nesse caso, se você estiver salvando o documento editado, selecione uma nova marca d'água se desejar que uma apareça no documento.

Use apenas os plug-ins certificados do Acrobat para o PDF: Quando selecionada para uma política, essa opção especifica que o Acrobat 8.0 e posterior devem ser executados no modo certificado ao abrir documentos protegidos com a política. Quando o Acrobat é executado no modo certificado, ele não carrega plug-ins de terceiros.

Selecione esta opção se estiver preocupado com um destinatário de documento escrevendo um plug-in que possa contornar qualquer uma das proteções de documento no Acrobat 8.0 e posterior. Não selecione essa opção se os destinatários do documento precisarem usar plug-ins de terceiros no Acrobat para interagir com documentos.

Essa opção ativa apenas o modo certificado no Acrobat 8.0 ou posterior; o administrador deve desativar o acesso para o Acrobat 7.0.

(Consulte Configurar o servidor de segurança de documentos.)

Essa opção não se aplica ao Adobe Reader.

Mensagem de erro de acesso negado: Uma mensagem que aparece para qualquer pessoa que tente abrir um documento protegido por uma política sem permissão. Essa mensagem é exibida no Acrobat. Os clientes que não podem exibir esta mensagem exibem uma mensagem padrão para indicar que o acesso foi negado.

Configurações avançadas inalteráveis unchangeable-advanced-settings

A área Configurações avançadas inalteráveis contém as seguintes configurações. Não é possível alterar essas configurações depois de salvar a política.

Algoritmo de criptografia e comprimento da chave: Usada para proteger seus documentos. Você pode escolher entre estas opções:

Restrições de documento: Selecione os componentes do documento PDF a serem criptografados. Outros aplicativos clientes criptografam o documento inteiro, mas não os arquivos vinculados ou incorporados. Você pode escolher entre estas opções:

Ativar ou desativar políticas compartilhadas enable-or-disable-shared-policies

Para disponibilizar uma política compartilhada, o administrador ou o coordenador do conjunto de políticas deve habilitá-la. Você pode ativar novas políticas ou políticas anteriormente desativadas. Uma política compartilhada que você desabilita ainda é imposta para documentos protegidos com essa política.

Um X vermelho aparece ao lado de uma política desativada.

Exibir informações sobre uma política view-information-about-a-policy

Usando a guia Minhas políticas , você pode pesquisar políticas pessoais.

Os conjuntos de políticas criados pelos administradores são listados na guia Conjuntos de políticas da página Políticas com informações sobre o conjunto de políticas, incluindo seu nome, a data criada e modificada e uma descrição. Clique em um nome de conjunto de políticas para ver seus detalhes. Os coordenadores de conjuntos de políticas que têm permissão para gerenciar políticas podem criar políticas compartilhadas em um determinado conjunto de políticas.

Quando você cria ou edita uma política, uma página é exibida, onde é possível configurar detalhes como nome da política, níveis de permissão, configurações de confidencialidade e os destinatários a serem incluídos na política.

O administrador pode definir as seguintes configurações de confidencialidade para uma política:

Os usuários podem visualizar as políticas criadas e as políticas compartilhadas às quais têm acesso. Os administradores podem exibir todas as políticas compartilhadas e pessoais que estão na segurança do documento.

Você pode exibir informações mais detalhadas sobre uma política que aparece na lista, incluindo os usuários ou grupos incluídos na política e as configurações de confidencialidade especificadas para esses usuários.

Procurar políticas search-for-policies

Os administradores podem procurar políticas compartilhadas e políticas pessoais que foram criadas por outros usuários.

Copiar uma política copy-a-policy

Você pode copiar uma política existente e salvá-la com um novo nome e descrição. Copiar políticas é uma maneira eficiente de criar novas políticas usando configurações existentes.

Usuários externos podem copiar políticas somente se o administrador ativar esse recurso. Se não for possível criar políticas, a opção Copiar não estará disponível.

Excluir uma política delete-a-policy

É possível excluir as políticas que você criou. Os administradores podem excluir as políticas criadas por qualquer usuário. Os coordenadores do conjunto de políticas podem excluir políticas em seus conjuntos de políticas. Uma política que você exclui ainda é aplicada para documentos protegidos com essa política. É possível excluir mais de uma política de cada vez.

Os usuários convidados podem excluir políticas somente se o administrador ativar esse recurso. Se não for possível excluir políticas, a opção de exclusão não estará disponível.

Classificar a lista de políticas sort-the-policy-list

Você pode classificar a lista de políticas por cabeçalho de coluna para encontrar políticas mais facilmente. Um ícone de triângulo ao lado do cabeçalho da coluna indica qual coluna está sendo usada para classificar. Um triângulo apontando para cima indica ordem crescente, enquanto um triângulo apontando para baixo indica ordem decrescente.