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Gerenciar aplicativos e tarefas de formulários na Caixa de entrada do AEM

Uma das muitas maneiras de iniciar ou acionar um fluxo de trabalho centrado no Forms é através de aplicativos na Caixa de entrada do AEM. É necessário criar um aplicativo de fluxo de trabalho para disponibilizar um fluxo de trabalho do Forms como aplicativo na Caixa de entrada. Para obter mais informações sobre o aplicativo de fluxo de trabalho e outras formas de iniciar fluxos de trabalho do Forms, consulte Iniciar um fluxo de trabalho centrado no Forms no OSGi .
Além disso, a Caixa de entrada do AEM consolida notificações e tarefas de vários componentes do AEM, incluindo fluxos de trabalho do Forms. Quando um fluxo de trabalho de formulários que contém uma etapa de tarefa Atribuir é acionado, o aplicativo associado é listado como uma tarefa na Caixa de entrada do destinatário. Se o destinatário for um grupo, a tarefa será exibida na Caixa de entrada de todos os membros do grupo até que um indivíduo reivindique ou delegue a tarefa.
A interface do usuário Caixa de entrada fornece exibições de lista e calendário para exibir tarefas. Você também pode definir as configurações de exibição. Você pode filtrar tarefas com base em vários parâmetros. Para obter mais informações sobre exibição e filtros, consulte Sua Caixa de Entrada .
Em resumo, a Caixa de entrada permite que você crie um novo aplicativo e gerencie tarefas atribuídas.
Você deve ser um membro do grupo de usuários do fluxo de trabalho para poder usar a Caixa de entrada do AEM.

Criar aplicativo

  1. Vá para Caixa de entrada do AEM em https://[server]:[port]/aem/inbox .
  2. Na interface da caixa de entrada, toque em Criar > Aplicativo . A página Selecionar aplicativo é exibida.
  3. Selecione um aplicativo e clique em Criar . O formulário Adaptável associado ao aplicativo é aberto. Preencha os formulários e toque em Enviar . Ele inicia o fluxo de trabalho associado e cria uma tarefa na Caixa de entrada do destinatário.

Gerencie tarefas

Quando um fluxo de trabalho do Forms é acionado e você é um destinatário ou parte do grupo destinatário, uma tarefa é exibida em sua Caixa de entrada. Você pode exibir detalhes da tarefa e executar ações disponíveis na tarefa na Caixa de entrada.

Solicitar ou delegar tarefas

As tarefas atribuídas a um grupo são exibidas na Caixa de entrada de todos os membros do grupo. Qualquer membro do grupo pode reivindicar essa tarefa ou delegá-la a outro membro do grupo. Para isso:
  1. Toque para selecionar a miniatura da tarefa. As opções para abrir ou delegar a tarefa são exibidas na parte superior.
  2. Faça uma das seguintes opções:
    • Para delegar a tarefa, toque em Delegar . A caixa de diálogo Delegar item é aberta. Selecione um usuário, adicione um comentário e toque em OK .
    • Para reivindicar a tarefa, toque em Abrir . A caixa de diálogo Atribuir a si mesmo é aberta. Toque em Prosseguir para reivindicar a tarefa. A tarefa reivindicada é exibida com você como o destinatário em sua Caixa de entrada.

Exibir detalhes e executar ações em tarefas

Ao abrir uma tarefa, você pode exibir detalhes da tarefa e executar ações disponíveis. As ações disponíveis para uma tarefa são definidas na etapa Atribuir tarefa do fluxo de trabalho do Forms associado.
  1. Toque para selecionar a miniatura da tarefa. As opções para abrir ou delegar a tarefa selecionada aparecem na parte superior.
  2. Toque em Abrir para exibir os detalhes da tarefa e realizar ações. A exibição detalhada da tarefa é aberta. Nesta exibição, você pode exibir detalhes da tarefa e realizar ações na tarefa.
    Se uma tarefa for atribuída a um grupo, você deverá reivindicar que ele poderá abri-la na exibição detalhada.
A exibição detalhada da tarefa inclui as seguintes seções:
  • Detalhes da tarefa
  • Formulário
  • Detalhes do fluxo de trabalho
  • Barra de ferramentas Ações

Task details

A seção Detalhes da Tarefa exibe informações sobre a tarefa. As informações exibidas dependem das configurações da etapa Referência da etapa do fluxo de trabalho Atribuir tarefa no fluxo de trabalho. O exemplo acima exibe a descrição, o status, a data de início e o fluxo de trabalho usados para a tarefa. Também permite anexar um arquivo à tarefa.

Formulário

A guia Formulário na área de conteúdo principal exibe o formulário enviado e os anexos em nível de campo, se houver.

Workflow details

A guia Detalhes do fluxo de trabalho na parte superior mostra o progresso da tarefa por meio de várias etapas no fluxo de trabalho. Mostra os estágios concluídos, atuais e pendentes da tarefa. As etapas de um fluxo de trabalho são definidas na etapa Referência da etapa do fluxo de trabalho Atribuir tarefa do fluxo de trabalho associado.
Além disso, a guia exibe o histórico de tarefas para cada estágio concluído no fluxo de trabalho. Você pode tocar em Exibir detalhes de uma etapa concluída para saber mais detalhes sobre essa etapa. Ele exibe comentários, anexos de formulário e tarefa, status, datas de início e término e assim por diante sobre a tarefa.

Actions toolbar

A barra de ferramentas Ações mostra todas as opções disponíveis para a tarefa. Enquanto Salvar, Redefinir e Delegar são ações padrão, outras ações disponíveis são configuradas na etapa Referência da etapa do fluxo de trabalho Atribuir tarefa. No exemplo acima, Aprovar e Rejeitar são configurados no fluxo de trabalho.
Conforme você age na tarefa, ela continua mais no fluxo de trabalho.

Exibir tarefas concluídas

A Caixa de entrada do AEM exibe somente as tarefas ativas. Tarefas concluídas não aparecem na lista. No entanto, você pode usar os filtros Caixa de entrada para filtrar tarefas com base em vários parâmetros, como tipo de tarefa, status, datas de início e término e assim por diante. Para exibir tarefas concluídas:
  1. Na Caixa de entrada do AEM, toque em para abrir o seletor de filtro.
  2. Toque na opção Status da tarefa e selecione Concluir . Todas as tarefas concluídas são exibidas.
  3. Toque para selecionar uma tarefa e clique em Abrir .
A tarefa é aberta para exibir o documento ou o formulário adaptável associado à tarefa. Para o formulário adaptável, ele exibe o formulário adaptável somente leitura ou seu documento PDF de registro como configurado na guia Formulário/Documento da etapa do fluxo de trabalho Atribuir tarefa.
A seção de detalhes da tarefa exibe informações como ação executada, status da tarefa, data de início e data de término.
A guia Detalhes do fluxo de trabalho mostra cada etapa do fluxo de trabalho. Toque em Exibir detalhes para obter informações detalhadas.