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创建书信

通信管理工作流

“对应管理”工作流包括四个阶段:
  1. 模板创建
  2. 文档片段创建
  3. 字母创建
  4. 后处理

模板创建

下图显示了创建对应模板的典型工作流。
在此工作流中:
  1. 表单设计人员使用Adobe Forms Designer创建布局和片段布局,并将它们上传到CRX存储库。 布局包含典型的表单字段、页眉和页脚等布局功能以及内容放置的空“目标区”。 稍后,应用程序专家将映射这些目标区域所需的内容。 有关设计布局 的更多信息
  2. 法律、财务或营销部门的主题专家创建和上传在各种通信模板中重复使用的文本条款免责声明、条款和条件以及徽标等图像等内容。
  3. 应用程序专家创建通信模板。 应用程序专家
    • 将文本子句和图像映射到布局模板中的目标区域
    • 定义包含内容的条件/规则
    • 将布局字段和变量绑定到基础数据模型
  4. 预览信件,提交后处理。 有关后处理的 更多信息

使用随通信管理提供的信件模板

您可以选择修改和重用Corresponce Management提供的模板,而不是从头开始创建布局模板。 您可以使用设计人员快速修改模板的品牌以及数据和内容字段,以满足您的组织的需求。 有关“通信管理”模板的详细信息,请参 阅参考信模板

文档片段创建

文档片段是通信的可重用部分\组件,您可以使用这些组件编写信件\通信。
文档片段有以下类型:

文本

文本资产是由一个或多个文本段落组成的内容。 段落可以是静态的或动态的。 动态段落包含对数据元素的引用,其值在运行时提供。

列表

列表是一系列文档片段,包括文本、列表(同一列表不能“自己添加”)、条件和图像。 列表元素的顺序可以固定或编辑。 在创建字母时,您可以使用部分或全部列表元素来复制元素的可重用模式。

条件

条件允许您根据提供的数据定义在相应创建时包含的内容。 该条件用控制变量来描述。 变量可以是数据字典元素或占位符。 添加条件时,您可以根据控制变量的值选择包含资产。 条件具有基于表达式的单个输出。 根据当前条件变量,第一个表达式为true。 它的值成为条件的输出。

Layout fragment

布局片段是可在一个或多个字母中使用的布局。 布局片段用于创建可重复的模式,特别是动态表。 布局可包含“地址”和“引用编号”等典型表单字段。 它还包含表示目标区域的空子表单。 布局(XDP)在Designer中创建,然后上传 到表单和文档

字母创建

有两种方法可生成发送给您的客户的通信: 用户驱动和系统驱动。

用户驱动

面向客户的员工(如索赔调整者或案例工作人员)可以创建定制的通信。 使用简单直观的信件填写界面,商业用户可以在信件中添加可选文本,在实时预览信件的同时个性化可编辑内容。 然后,他们可以将定制的通信提交到后端流程。

系统驱动

通过事件触发器自动生成对应。 例如,通过将预定模板与市民数据合并而生成发送给市民的提醒通知,提醒她提前申报税款。 最终的信件可以通过电子邮件、打印、传真或存档。

后处理

最后的对应可以发送到后端处理以进行后处理。 通信可以是:
  1. 已处理电子邮件、传真或批量打印,或放在文件夹中进行打印或通过电子邮件发送。
  2. 已提交以供审核和批准。
  3. 通过应用数字签名、认证、加密或权限管理来保护。
  4. 已转换为可搜索的PDF文档,其中包含用于存档和审核的所有必要元数据。
  5. 包含在包含更多文档(如营销材料)的PDF包中。 PDF包随后可作为最终通信发送。

通信管理解决方案架构

下图概述了字母解决方案的示例架构。

解构一封信

此取消文档通知是典型对应的示例:
字母元素 描述 形成于
来自后端企业系统的数据 来自后端企业系统的数据。 数据被动态地与对应模板合并。 基于 “数据字典”创建的数据文件
前线 “员工”输入的数据 在发出信件之前由自定义信件的前线员工提供的数据。
不受保护的DD元素 可编辑文本段落 变量/占位符
预先批准的文本 (段落) 预先批准的文本内容。 法律、财务或业务领域的专家如果了解信件的业务背景,通常会创作文本内容。 大多数信件都包含标题、页脚、免责声明和问候等内容。 但是,“终止理由”等内容将特定于特定信件。
Text\Lists\条件 \布局
基于 “定制逻辑”的数据 对于某些信件(如要请求有关索赔的更多信息的信件),诸如索赔调整器之类的用户可以添加自定义文本内容。 文档 ,条件类型片段
来自中央 存储库的存储图像 徽标和签名图像等图像。 企业徽标等图像将出现在大多数或所有信件中。 签名图像特定于信件和代表其发送信件的人。
存储在AEM资产(DAM)中的图像

在构建信之前分析信件

分析每封信,找出组成该信的各个部分。 应用程序专家将分析生成的对应。
  • 对应的哪些部分是静态的,哪些是动态的。 从后端数据源或最终用户填充的变量。
  • 各种文本段落在通信中的显示顺序,例如企业用户在通信创建期间是否可以更改段落。
  • 通信系统是生成的还是需要最终用户编辑通信的? 系统生成了多少个通信,有多少需要用户干预?
  • 通信模板更改的频率如何? 是否将每年、每季度或仅在特定法规发生变化时更新? 需要哪类更改? 是用于修复排版错误、布局更改、添加更多字段、添加更多段落等的更改。
  • 在规划通信要求时,应组合新通信模板的列表。 对于每个通信模板,您需要:
    • 文本子句、图像和表
    • 来自后端系统的数据值
    • 对应的布局和片段布局
    • 内容在字母和规则中的显示顺序,用于包含和排除内容
  • 业务用户(如索赔调整者或案件工作人员)修改信函中内容或部分的条件。
  • 场景描述了使用信件解决方案的用户体验、要求和益处。
  • 方案还提供:项目所需的技能集和工具。
  • 规划实施的最佳实践。 “高级实施概述。

执行分析的优势

内容重用 -您拥有生成通信所需的新内容的整合列表。 许多内容(如页眉、页脚、免责声明和引言)对许多字母都是通用的,并且可以在多个字母之间重复使用。 所有此类通用内容都可由专家创建和批准,然后在许多通信中重复使用。
构建数据字典 “客户ID”和“客户名称”等数据值是许多字母通用的。 您可以为所有此类数据值准备一个整合列表。 通常,在规划结构时会咨询企业中间件团队的人员。 这构成了构建数据字典的基础。
从后端企业系统收集数据 。您还将知道所需的所有数据值,以及从何处获取企业系统数据。 然后,您可以设计实施架构,从企业系统提取数据并提供给Letters解决方案。
估计字母的复杂性 。确定创建特定通信的复杂程度很重要。 此分析有助于确定创建信函模板所需的时间和技能集。 这反过来有助于估计执行信件解决方案的资源和成本。

对应复杂性

通过分析以下参数,可以确定对应关系的复杂性:
布局复杂 。布局有多复杂? 诸如“取消通知”之类的字母的布局很简单。 而字母(如“报销申请确认”)的布局复杂,包含多个表和60多个表单字段。 创建复杂布局需要更多时间,并且需要高级布局设计技能集。
文本段落和条件 :贷款合同长度可为10页,包含40多条文本条款。 其中许多条款将取决于“贷款参数”。 根据具体条款和条件,合同中将包括或排除条款。 创建此类信函需要周密的规划和对复杂条件的仔细定义。
此表提供了一些可用于对字母进行分类的准则:
复杂性级别
布局复杂性(主观)
文本段落数
条件文本或图像数
所需技能集
低复杂性
低. 布局的表单字段很少(<15)。
通常只有一页
8
1
中型设计人员技能。
中等复杂性
中等复杂性的布局。 包括表等结构。 通常长度超过一页。
16
2
中型设计人员技能。
能够使用用户界面创建复杂表达式。
高复杂性
复杂的布局。 可以大于三页。 包含表和60多个表单字段。
40
8
专家设计技能。
能够使用用户界面创建复杂表达式。

创建信函概述

  1. 选择用作字母基础的适当布局并创建字母。
  2. 将数据模块或布局片段添加到字母中并进行配置。
  3. 选择预览通信。
  4. 编辑和设置字段、变量、内容和附件。

前提条件

您首先需要具备以下内容才能创建通信:
  • 兼容性包 。 安装兼容性包以视图“ 表单 ”页上 “字母”选项。
  • 字母XDP(布 )。
  • 构成字母部 分的其 他XDP(布局片段)。 XDP\布局是在Designer中创 建的
  • 相关数 据字典 (可选)。
  • 在通信 中使用的数据模块。
  • Test Data 是XML文件,其中移植了测试数据。 如果您使用数据字典,则需要测试数据。

创建信件模板

选择布局并输入字母属性

  1. 选择 “表单 ”> “字母 ”。
  2. 选择 创建>字母 。 “对应管理”显示可用布局(XDP)。 这些布局来自Designer。 这些布局还包括Corresponce Management提供的开箱即用的信件模板。 有关“通信管理”模板的详细信息,请参 阅参考信模板 。 要添加您自己的布局,请在Designer中创建XDP(布局)文件,然 后将其上传到AEM Forms
  3. 点按布局并点按下一步,以选择 布局
  4. 输入“对应”的属性,然后点按 保存:
    • 标题(可选): 输入字母的标题。 标题不需要唯一,并且可以有特殊字符和非英语字符。
    • 名称: 字母的唯一名称。 任何状态中都不能存在两个同名字母。 在“名称”字段中,只能输入英语字符、数字和连字符。 名称字段会根据标题字段自动填充。 在“标题”字段中输入的特殊字符、空格、数字和非英语字符将替换为“名称”字段中的连字符。 尽管标题字段中的值会自动复制到名称中,但您可以编辑该值。
    • 说明(可选): 请说明这封信供您参考。
    • 数据字典(可选) : 数据字典可以与对应关联。 您稍后在此通信中插入的资源应与在此处为通信选择的资源具有相同的数据字典,或者没有数据字典。
    • 标记(可选): 选择要应用于通信的标记。 您还可以键入新/自定义标记名称,然后按Enter创建它。
    • 后期处理(可选): 选择要应用于信函模板的过帐流程。 现成的发布流程以及您使用AEM创建的流程,如电子邮件和打印。
  5. 系统会显示一条消息: "信创建成功。" (在警报消息中)点 按打开 ,以配置其中的数据模块和布局片段。 或点 按完 ,返回上一页。
    下一步 : 点按“打 ”时,Correspongent Management会显示布局的表示形式,其中列出了布局(XDP)中的所有组件。 继续插入数据模 块和布局片段并进行配置

将数据模块和布局片段插入字母并进行配置

创建通信后,点按打开,通信管理显示布局的表示形式,并列出布局(XDP)中的所有子表单/目标区域。 在每个目标区域中,您可以选择插入数据模块或布局片段(然后在布局片段中插入数据模块)。
您还可以选择点按字母页面中字母的编辑图标,以在字母中插入数据模块和布局片段并进行配置。
  1. 为每 个子表 单点按“插入”,然后选择“数据模块”或“布局片段”以插入到每个子表单中。
  2. 为每个子表单的这些选项选择“数据模块”或“布局片段”,然后选择要插入的“数据模块”或“布局片段”。 布局片段允许您根据其设计(最多四个级别)进一步插入数据模块或布局片段。
  3. 如果插入布局片段,则布局片段的名称将显示在子表单中。 根据所选片段,嵌套子表单显示在子表单中。
  4. 在将选定的数据模块插入布局后,您可以点按配置模式,并在每个模块点按编辑图标后设置以下设置:
    1. 可编辑 : 选择此选项后,可在“创建对应”用户界面中编辑内容。 仅当需要业务用户(如报销申请调整者)修改内容时,才将内容标记为可编辑。
    2. 强制 : 选择此选项后,“创建对应”用户界面中将需要内容。
    3. 已选择 : 选择此选项后,内容将默认在“创建对应”用户界面中进行选择。
    4. 缩进 : 增加或减少字母中模块/内容的缩进。 缩进以级别(从0开始)指定。 每个级别缩进36pts。 有关自定义表单的详细信息,请参 阅表单工作流中的 “对应 管理配置”
    5. 分页符之前 : 如果将“分页前”设置为打开,则此模块的内容将始终显示在新页面上。
    6. 分页符后 : 如果为特定模块将“分页后”设置为打开,则NEXT模块的内容将始终显示在新页面上。
  5. 要编辑模块,请点按它旁边的编辑图标。 编辑模块后,点按保
    在此页中,您还可以对子表单执行以下操作:
    1. 允许自由文本 : 如果启用“允许自由文本”,则用户可以在CCR视图的字母中添加内联文本。 在CCR视图中,对启用了“允许自由文本”的目标区域启用“T”操作,当用户点击它时,它会要求提供文本的名称和说明,然后点击“确定”时,它会在编辑模式下打开该文本,用户可以在该模式下添加文本。 这就像其他文本模块一样
    2. 锁定顺序 : 锁定子表单在字母中的顺序。 在创建字母时,作者不允许对子表单/组件重新排序。
    在此页中,您还可以对子表单中的每个资产执行以下操作:
    1. 更改资产的顺序 : 拖放包含资产重新排序图标的资产(dragndrop )。
    2. 删除资产 : 点按资产旁边的删除图标以将其删除。
    3. 预览资产 : 点按资产旁边的显示预览 (显示预览)。
  6. 点按 下一步
  7. “数据”页详细介绍了如何在模板中使用数据字段和变量。 数据可以链接到数据源,如数据字典或用户输入。 每个字段定义属性,数据字典从中映射数据或为用户输入字段显示哪些标题。
    链接:
    • 段元素 ,可以链接到文本、数据字典元素、资产或用户指定的值。 还可以通过将字段元素绑定到“忽略”选项来忽略该字段元素。
    • 变元素 ,可以链接到文本、数据字典元素、字段、变量、资产或用户指定的值。
    以下是链接中的一些主要字段:
    • 多行 : 您可以指定字段或变量的数据条目是否为多行。 如果选择此选项,则字段或变量的输入框将在“数据编辑”视图中显示为多行输入框。 字段或变量还在“创建对应”用户界面的“数据”和“内容”视图中显示为多行。 多行输入字段与在TextModule中输入注释的字段类似。 多行选项仅适用于链接类型为“用户”或不受保护的数据字典元素的字段和变量。
    • 可选 : 您可以指定字段或变量的值是否为可选。 可选字段选项可用于链接类型为“用户”或不受保护的数据字典元素的字段和变量。
    • 字段/变量验证 : 要增强对字段或变量值的验证,可以为字段或变量指定验证程序。 此选项仅对链接类型为“用户”或不受保护的数据字典元素的字段和变量可用。
    • 题注 和工 具提示 : Caption是显示在CCR用户界面中字段前面的字段的标签。 此选项适用于链接类型为“用户”或不受保护的数据字典元素的字段和变量。
    以下是可用于字段的验证类型:
    • 字符串验证程序 : 使用字符串验证器指定字段或变量中输入的字符串的最小和最大长度。 创建字符串验证程序时,请确保指定有效的验证参数。 输入最小值和最大值的有效长度。 对于字符串验证程序,您可以指定可输入的值的最小和最大长度。 如果输入的值不是根据指定的最小值和最大值,则CCR用户界面中的相关字段将以红色标记。
    • Number Validator : 使用Number Validator指定在字段或变量中输入的最小和最大数值。 创建Number Validator时,请确保指定有效的验证参数。 输入最小值和最大值的数值。
    • 常规表达式验证程序 : 使用常规表达式验证器定义用于验证字段或变量值的常规表达式。 此外,还可以自定义错误消息。 创建常规表达式验证程序时,请确保指定有效的常规表达式。
    字段和变量验证程序仅适用于链接类型为“用户”或不受保护的数据字典元素的字段或变量。
  8. 指定链接后,点按 下一步 。 “对应管理”显示“附件”屏幕。

设置附件

  1. 选择 添加资产
  2. 在选择资产屏幕中,点按要附加的资产并点按完 。 您需要先将资产上传到资产。 建议仅附加PDF和Microsoft Office文档,但也可以附加图像。 有关在DAM中上传资产的详细信息,请参阅 上传资产
  3. 要在列表中锁定资产的顺序,以便索赔调整者无法更改顺序,请点按锁 定顺序 。 如果不选择此选项,“索赔调整者”可以更改列表项的顺序。
  4. 要更改资产的顺序,请拖放包含资产重新排序图标的资产( )。
  5. 按附 件前面的“编辑”,如果不希望作者能够删除附件,则将附件指定为“必填”。 如果希望在CCR界面中预先选择附件,请将其指定为“Selected(已选择)”。
  6. 选择 “库访问 ”以授予对库的访问权限。 如果启用“库访问”,则“索赔调整者”可在创建信函和插入附件时访问内容库。
  7. 选择 “附件配置 ”,然后指定最大附件数。
  8. 点按​ 保存 。您的信件会创建并列在“信件”页面。
在“通信管理”中创建信件模板后,最终用户/代理/声明调整器可以在CCR用户界面中打开信件,并通过输入数据、设置内容和管理附件创建信件。 有关详细信息,请参阅 创建通信

每个字段可用的链接类型

下表说明了可用于各种类型字段的链接类型。
表中的以下值
  • : 最左列中的字段类型支持该类型的映射
  • : 最左列中的字段类型不支持该类型的映射
  • N/A : 最左列中的字段类型不适用
字面值 资产 数据字典 忽略 用户 字段 变量
date 不适用 不适用
不适用 不适用
datetime 不适用 不适用
整数 不适用 不适用
不适用 不适用
richtext 仅文本 不适用 不适用
纯文 仅文本 不适用 不适用
图像 仅限图像 不适用 不适用
签名 不适用 不适用

创建信函模板的副本

您可以使用现有的字母模板快速创建具有类似属性、内容和继承资产(如文档片段和数据字典)的字母模板。 为此,请复制并粘贴字母。
  1. 在“字母”页面中,选择一个或多个字母。 UI将显示复制图标。
  2. 点按复制。UI会显示粘贴图标。 粘贴之前,还可以选择进入文件夹。 不同的文件夹可以包含名称相同的资产。 有关文件夹的详细信息,请参阅 文件夹和组织资产
  3. 点按粘贴。 此时会出现“粘贴”对话框。 如果您在同一位置复制并粘贴字母,系统将自动为新的字母副本分配名称和标题,但您可以编辑字母的标题和名称。
  4. 如果需要,请编辑要用其保存信件副本的标题和名称。
  5. 点按粘贴。 将创建该字母的副本。 现在,您可以在新创建的信件中进行所需的更改。