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使用待办事项列表

视图待办列表时,您可能会看到业务流程中分配给您的任务,或分配给您所属的任何组,或者您是其他用户的共享任务。 您可以根据需要打开、处理和完成任务,如批准或拒绝请求或添加更多信息。 完成任务后,将发送给业务流程的下一个人,

关于待办列表

AEM Forms工作区具有以下三种类型的待办列表:
  • 单个列表,其中包含直接分配给您的任务。
  • 组列表,其中包含分配给组的任务。 该组的任何成员均可打开并完成任务。 要打开任务,组成员必须首先申请任务。
  • 共享列表,其中包含分配给与您(可能包括其他用户)共享其待办事项列表的用户的任务。 任何共享列表的用户都可以声明、打开和完成共享任务。
通过单击将指针悬停在任务上时显示的图标,您无需打开任务即可执行某些操作。
感叹号图标表示任务具有高优先级。

典型任务

在打开和处理任务时,您可以使用的工具取决于任务。 不同的任务要求您执行不同的操作,因此,某些工具可能对您可用,也可能不可用。 您可能收到的典型任务如下所述。
提供信息 :您会收到一份任务,要求您填写并提交表单。
查看信息 :您会收到一个任务,要求您查看信息并注销内容。
多用户评论 :您在收到任务的同时,其他用户也会收到任务。 您和其他用户必须提供信息或查看内容,或同时提供两者。 此类任务可能提供以下工具:
  • 查看任务说明
  • 查看分配了任务的所有用户的完成状态
  • 查看分配了该任务的所有用户的注释
  • 自行为任务添加注释
上述任何任务都可能提供的其他工具包括:
  • 转发
  • 共享
  • 咨询
  • Return
  • 注释
  • 附件

打开任务

您可以打开和锁定来自您的待办列表的任务,或者从组或共享的待办列表中声明和打开任务。 打开任务时,它显示在主窗格中。 其他任务显示在任务列表中待办事项列表旁。
如果任务摘要URL存在,则默认情况下将打开任务摘要视图,而不是与任务关联的表单。 即使用户在“分配”任务中启用“以最大化模式打开表单”选项,表单也不会以最大化模式打开。
当您打开任务时,根据任务默认值,关联的表单可能以完整视图显示。

从您的任务打开并锁定列表

当您从待办任务打开列表时,如果您的列表已共享,则可以锁定该任务,以阻止有权访问您的列表的其他用户处理该任务。
  1. 在“待办事项”页面的左侧窗格中,选择您单个的待办事项列表。 您的所有任务显示在中间窗格中。
    您可以在“待办事项”任务中选择流程类型来筛选列表。 您可以选择您的待办列表,以再次视图待办列表中的所有任务。
  2. 如有必要,锁定任务。 要锁定任务,请单击任务上的“所有选项”图标,然后选择“锁定”。 将指针悬停在任务上,以便选项可用。
    在任务打开时,您还可以在任意选项卡上锁定或解锁任务。
    任务上的“所有选项”菜单
  3. 通过单击打开任务。

从共享或组任务打开并声明列表

当您从组或共享任务打开并主张列表时,任务会从组或共享列表移入您的个人待办列表。 禁止有权访问列表的其他用户处理任务。
  1. 在“待办事项”页面的左侧窗格中,选择用户组或共享的待办事项列表。 所有任务显示在中间窗格中。
  2. 执行以下步骤之一:
    • 要在组或共享的To-do任务中声明列表(不打开它),请将指针悬停在任务上,单击 Claim Claim。 或者,打开任务时,任务窗格下方的操作栏中会显示“声明”按钮。 在申请时,任务会从组或共享的待办列表移到您的列表。
    • 要从组或共享的To-do任务中声明和打开列表,请单击“声明” 并打开

Working with tasks

打开任务后,主窗格中显示的选项卡以及可供您使用的工具取决于任务。 您可能看到的选项卡如下所述:
任务摘要 :当任务打开时,“任务摘要”窗格允许您使用在分配任务步骤中在流程中指定的URL来显示任务的相关信息(如果存在)。 使用任务摘要窗格可以显示任务的其他相关信息,为AEM Forms工作区的最终用户增加更多价值。 如果任务摘要URL不存在,则此选项卡不可用。
详细信息 :提供有关当前任务及其所属进程的一些信息。
表单 :显示与任务关联的表单。 表单可以有多种文件类型,包括PDF、HTML、指南和SWF文件。 该表单看起来就像一个常规的可打印或基于Web的表单,或指导您完成一系列向导式面板以收集信息。
历史 :列表属于流程实例的任务以及每个任务的关联表单、任务分配和附件。
附件 :显示与任务关联的现有附件,并根据需要添加附件。
注意 :显示与任务关联的现有附注,并根据需要添加附注。
在处理任务时,您可能看到的工具以及可以执行的操作如下所述。

转发、共享或咨询任务

您可以将任务连同任何附注或附件转发给其他用户,或共享任务或与其他用户查阅任务。 如果您更改了与任务关联的表单数据,请在转发、共享或查阅任务之前将表单另存为草稿。 否则,将发送任务,而不包含更新的表单。 转发并共享任务后,收到任务的用户可以声明并完成它或将其返回给您。 如果您咨询任务,用户只能将任务返回给您。
  1. 如果更改了与要保留的任务关联的表单,请单击“保 存” 。 保存选项在每个选项卡底部的操作栏中可用。 否则,将发送任务,而不包含更新的表单。
    “保存”按钮对于某些表单不可用,具体取决于您正在处理的任务。
  2. 在任何选项卡上,单击以下按钮之一:
    • 转发
    • 共享
    • 咨询
    根据任务,您也可以在不打开任务的情况下从“待办事项”列表执行这些操作。
  3. 在弹出对话框窗口中,搜索并选择要转发、共享或咨询任务的用户的名称。

返回任务

  1. 在任意选项卡上,单击“ 返回” 。 该任务将返回到用户的待办事项列表,该用户先前将任务转发给您,或与您共享或咨询任务。

使任务脱机

您可以脱机处理任务,稍后从Adobe® Reader®、Adobe® Acrobat® Professional或Adobe® Acrobat® Standard提交其表单。 提交表单后,电子邮件客户端会以相应的服务器电子邮件地址启动。 然后,您可以将填写好的表单通过电子邮件发送给服务器。
  1. 在任意选项卡上,单击“脱 机”
  2. 指定要在下面保存表单的文件名,然后单击“保 存” 。 与任务关联的表单将保存在本地,任务将保留在待办事项列表中,直到提交表单为止。

处理附件

您可能允许您在本地添加、更新、删除或保存任何附件。
添加附件
  1. 在“附 ”选项卡中,单 击“浏览 ”以选择要附加的文件。
  2. 为参加 该流程的 其他用户选择附件的“权限”级别。 如果选择“ 读取 ”,其他用户可以将文件保存在本地。 如果您选择某个编辑权限,其他用户还可以上传新文件以替换您的附件。
    您还可以在附件旁边添加注释。
  3. Click Upload . 文件将附加到表单。
视图附件
  1. 在“附 ”(Attachments)选项卡上,单击要视图的附件的文件名。
在本地保存附件
  1. 单击附件以将其打开。 将打开的附件保存在本地。
更新附件
  1. 单击 附件的 “编辑”。 通过单击“浏览”( Browse),选择要将现有附件替换为的文件
删除附件
  1. 单击 “删除 ”(Delete)查看附件。

无需完成任务即可保存您的作品

  1. 在任意选项卡上,点按 保存
    将出现“另存为草稿”对话框。 草稿的默认名称是任务模板中的任务名称。
    您可以将工作区配置为定期自动保存用户输入的信息作为草稿。 如果启用了自动保存功能并且用户正在处理草稿,则会定期保存草稿。 如果是自动保存,则会自动使用任务的默认名称。
    有关详细信息,请参阅管理首选项中的定期 保存草稿
  2. 在“另存为草稿”对话框中,为任务指定唯一的名称,然后点按“确 定”
    将使用指定的名称保存草稿。 该任务将保留在待办列表中,并且您在表单中所做的任何更改都将保存在草稿文件夹中。 此外,在您的待办事项列表中,您可以使用草稿名称搜索草稿以继续处理它。

完成任务

如何完成任务取决于任务本身以及您在过程中的角色。 可能会要求您批准或拒绝请求、提供内容、审核和验证信息,或者指明您已采取了行动。
您可以通过各种方式完成任务:
  • 使用任意选项卡中的可用操作
  • 使用表单本身中构建的操作
  • 从您的任务列表,无需打开任务
在设计流程时,如 isMustOpenToComplete 果在工作台的步骤中未 Assign Task 选择字段,则此选项可用。
  • 通过电子邮件发送,如果您收到电子邮件通知
完成任务时,根据任务的不同,可能会显示确认对话框,重申您的操作。 例如,您可能会看到一个对话框,提示您证明您提供的信息的有效性。
如果您更改了任务,但尚未准备好完成它,则可以通过单击“保存”将您的作品另存为草稿,稍后返回至它。

完成任务

  1. 执行以下步骤之一:
    • 选择任务并单击相应的按钮,以执行列表底部流程中所需的下一步。
    • 如果表单没有按钮,且AEM Forms工作区中的“完成”按钮可用,请单击“完 成”
    • 如果表单具有按钮且AEM Forms工作区中的“完成”按钮不可用,请单击表单上的相应按钮以执行该过程中所需的下一步操作。
    如果表单没有按钮,且AEM Forms工作区中的“完成”按钮不可用,则会显示一条消息,指示无法提交表单。
  2. 如果出现“确认”对话框,请执行下列操作之一:
    • 如果 您完成了任务 ,并准备好在其上注销,请单击“确定”。
    • 如果 ​要返回任务,但未准备好在其上注销,请单击“取消”。
在表单中使用进程属性时,HTML表单中可能会显示“提交”按钮。 当同一表单呈现为PDF时,此按钮不可见。 要完成任务,请单击AEM Forms工作区底部的“提交”按钮,该按钮位于表单外部,而不是表单内的“提交”按钮上。

批量批准任务

您可以从待办任务提交多个列表。 只有同一进程的任务、相同的任务名称和相同的路由选项才能一起提交。
在设计流程时,如果在Workbench的分配任务步骤中未选择isMustOpenToComplete字段,则此选项可用。
  1. 在“待办事项”页面的左侧窗格中,选择您单个的待办事项列表。 您的所有任务显示在中间窗格中。
  2. 选择“ 启用批量模式 ”。 复选框显示在列表中的任务前面。
    此选项不适用于在设计流程时在Workbench的分配任务步骤中选择isMustOpenToComplete字段的任务。 TO-DO列表中此类任务的复选框始终处于禁用状态。
  3. 选择任务以批量批准。 可以选择同一进程的多个任务,具有相同的任务名称和相同的路由选项。 选择一个任务进行批准后,将仅启用具有相同流程、相同任务名和相同路由选项的任务。 其余部分被禁用。
  4. 单击可用的提交选项。 将提交所选任务。

通过电子邮件参与任务

您可以通过电子邮件接收和完成任务。 通过电子邮件参与任务,无需定期检查您的To-do列表以查找新任务,或检查跟踪页面以查找任务状态。
首先,设置AEM Forms工作区首选项以接收电子邮件通知。 AEM Forms工作区可以为您的待办列表或您所属的任何组的待办任务发送电子邮件通知。 管理员决定何时发送电子邮件通知消息以及接收者。
电子邮件可能包含在AEM Forms工作区中打开任务的链接、用于任务的表单的附件或通过电子邮件完成任务的操作。 如果电子邮件中包含表单,则在表单中构建了用于完成任务的按钮时,您可以打开表单并完成任务。 如果完成任务的操作包含在电子邮件中,则可以通过单击电子邮件中的操作或回复电子邮件来完成任务,操作键入为电子邮件正文中的第一行。
要配置工作区以使用相应的电子邮件模板,请参阅 AEM Forms JEE管理员指南
当您通过电子邮件完成任务时,该任务将从AEM Forms工作区中的待办列表中删除。
如果用户未登录浏览器中的AEM Forms工作区并打开指向待办事项任务的链接,则直接待办事项链接将无法打开并显示异常。 在电子邮件中单击链接之前,请先登录AEM Forms工作区。
您不能转发电子邮件通知以将任务分配给其他人。 您只能从AEM Forms工作区内将任务转发给其他用户。

接收电子邮件通知消息

  1. 单击“ 首选项 ”。
  2. 在“通过电子邮件 发送通知任务事件”列表中 ,选择“ 是”
  3. 要在电子邮件中包含表单和数据,请在“在电子邮件中附 加表单 ”列表中,选择

通过移动设备参与任务

您可以使用AEM Forms工作区应用程序从移动设备参与任务。 在安装应用程序之前,请与系统管理员联系,以确保您的组织支持使用AEM Forms工作区应用程序。

关于截止日期和提醒

止日 期决定完成任务的日期和时间。 截止期限过后,服务器将任务路由到进程中的下一步(可以是其他用户的待办列表),然后截止期图标显示在任务上。 无论与进程关联的规则如何,都会显示截止日期图标。
,通知您有任务需要您注意。 提醒会在预定时间发生,然后会定期发生,直到您完成相关任务。 当您收到提醒时,提醒图标会显示在任务上。
业务流程决定了期限和提醒的行为和时间。 并非所有流程都有截止日期和提醒。 管理员指定是否在截止日期和提醒时发送电子邮件通知。 您可以设置是否接收电子邮件通知的偏好。

使用组和共享队列中的任务

分配给您的所有任务都显示在您的待办列表(队列)中。
您有权访问的任何组和共享的待办事项列表也会显示在待办事项页面的左侧窗格中。 您可以从您有权访问的任何待办列表中完成任务。
组待办列表可能具有多个成员。 管理员根据您组织的特定要求设置组待办列表。 小组工作列表提供了一种将工作分配给同样职责的若干人的方式。
例如,您团队的每个成员都会处理贷款申请表。 所有这些任务将发送到组的每个成员都有权访问的待办列表。 您组的每个成员都可以从该待办任务访问列表。
当其他用户与您共享其待办列表,或显式与您共享任务时,将显示共享的待办事项列表。 然后,您可以在该用户的待办视图中列表任务,并代表该用户完成这些操作。 例如,如果您休假,您可以选择与在您外出时完成任务的同事共享您的待办列表。
您还可以指定办公室外设置,在您外出时将任务转发给其他用户。
要处理组或共享的To-do列表中的任务,请首先声明任务。 然后,您成为任务的所有者,直到您完成该操作或将其转发给其他用户。

共享队列

您可以与其他用户共享您的待办列表,然后其他用户可以在待办列表中视图新任务并为您采取相应行动。 如果您的待办任务中存在任何列表,则在您共享您的待办列表之前,其他用户将无法对其进行视图。 在您授予对待办事项视图的访问权限后,用户只能任务和报销进入待办事项列表的列表。
请记住,如果用户要在共享队列中看到任务,进程设计人员必须在用户服务的任务访问控制列表(ACL)选项卡上启用“为共享队列添加ACL”选项。
如果您计划离开办公室,还可以指定离开办公室设置,在您离开时将任务转发给其他用户,而不是共享整个待办事项列表。
共享队列
  1. 在“首 选项 ”选项卡的“队列 ​”选项卡中,单击“用户当前共享我的队列”的“+”图标。
  2. 搜索并选择用户的名称。
  3. 单击 “共享 ”按钮,与选定用户共享您的队列。
  4. 选择用户的名称,然后单击“共 享”
    单击用户所列行末尾的 X 图标,可将用户从共享待办事项列表中删除。

访问其他队列

您可以请求访问其他用户的待办列表以视图,并在用户的待办列表中申请任何新任务。
当您请求访问其他用户的待办事项列表时,该用户在其待办事项列表中会收到批准或拒绝您的请求的任务。 用户完成任务后,您将在To-do列表中收到通知。
如果您被授予了对其他用户的待办事项列表的访问权限,则在您被授予访问权限之前,您不能视图用户的待办事项列表中存在的任何任务。 您只能视图在授予您对待办事项列表的访问权限后进入用户待办事项任务的列表。
访问其他队列
  1. 在“首 选项 ”选项卡中,打开“ 队列 ”选项卡。
  2. 单击“+”,以显示“我有权访问的用户队列”。 在弹出对话框中搜索用户的名称。
  3. 选择用户的名称,然后单击“请 求”
    您可以从“我有权访问列表的用户队列”中选择用户名,然后单击提及用户名的行末尾的 X ,以删除您对其他待办列表的访问权。 当访问待办列表的请求仍在等待中时,您无法删除对其他待办列表的访问。

设置办公室外首选项

如果您计划离开办公室,则可以指定在该期间分配给您的任务会发生什么情况。
您可以选择指定开始日期和时间以及结束日期和时间,以使您的离职设置生效。 如果您位于与服务器不同的时区,则使用的时区是服务器的时区。
您可以设置将所有任务发送到的默认人员。 您还可以为特定流程中的任务指定例外,这些流程将发送给其他用户或保留在待办列表中,直到您返回。 如果指定的人也不在办公室,任务将转到他们指定的用户。 如果任务无法分配给不在办公室的用户,则任务将保留在待办事项列表中。
当您离开办公室时,之前在您的To-do列表中的任何任务都会保留在该位置,不会转发给其他用户。

设置办公室外首选项

  1. 单击“ 首选项 ”,然 后单击“离开办公室”
  2. 要指定您离开办公室的时间,请执行以下步骤之一:
    • 要指定您现在不在办公室,但时间不限,请在“我当前 列表 ”中,选择“ Out of the Office ”,但不添加日期范围。
    • 要指定开始日期和离开办公室的时间,请单击“+”以“ 离开办公室”计划 。 使用日历和时间列表指定开始日期和时间。 如果您没有指定结束日期和时间,则从开始日期和时间起,您将被无限期地视为不在办公室,直到您更改首选项为止。
  3. 要指定默认处理任务的方式,请从“离开办公室时”中选择 以下选项之一:办公室外任务列表的默认用户 :
    • 择“不分配 ”以在您返回之前将任务保留在待办列表中。
    • 择“查找用户 ”以搜索要将任务分配给的用户。 选择用户后,您还可以视图其办公室外计划。
  4. 要将例外设置为默认值,请单击“+”(对于 Process Exceptions ),选择要为其创建例外的流程,然后选择其他用户或从分配到列表的流程中选择“不分配 ”( Do not assign )
    流程设计人员可以指定某些流程的任务始终保持私有,而不转发给其他用户。 此设置将覆盖您所做的任何设置。
  5. 完成设置首选项后,单击“保 存” 。 如果您的设置表明您当前不在办公室,则您所做的更改将立即生效。 否则,在指定的开始日期和时间生效。 如果您在离开办公室时登录,则只有在您更改设置后,才会考虑在办公室工作。